Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация:Как отразить в бухучете и при налогообложении затраты организации на предоставление мобильной связи сотруднику
Договор с оператором
Чтобы обеспечить сотрудников мобильной связью, организация может не только компенсировать им телефонные разговоры, но и самостоятельно заключить контракт с сотовым оператором.
Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328. По договору оператор мобильной связи предоставляет организации определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.
Правила пользования служебным телефоном
Главбух советует: для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:
- лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
- запрет на ведение личных телефонных переговоров;
- порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т. п.?
На основании этих правил организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).
При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
НДФЛ и страховые взносы
Стоимость личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с этого дохода нужно рассчитать НДФЛ. Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. 4 ст. 226 НК РФ).
На стоимость личных переговоров сотрудников нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.? Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудового договора. Кроме того, они не включены как в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, так и в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такой вывод следует из части 1статьи 7, статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1, статьи 20.2Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Порядок расчета остальных налогов и взносов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
ОСНО: налог на прибыль
При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом у организации должны быть документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров.? Это требование пункта 1статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи
Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).
Контролирующие ведомства рекомендуют подтвердить производственный характер телефонных разговоров:?
- договорами с оператором мобильной связи на оказание услуг;
- детализированными счетами операторов мобильной связи;
- должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
- приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.
Перечисленные документы приведены в письмах Минфина России от 23 июня 2011 г. № 03-03-06/1/378, от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15. На приведенный выше список ссылаются и некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 2 сентября 2008 г. № КА-А40/8318-08,Поволжского округа от 22 сентября 2005 г. № А65-23196/2004-СА1-32).
Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.
Требовать отчеты о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2 000 г. № ВГ-9-02/174).
Главбух советует: во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца по предоставленной мобильной связи.
Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.?
Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу уменьшите по мере предъявления счетов на оплату услуг оператора связи либо в последний день месяца (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после их фактической оплаты оператору (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Стоимость личных переговоров сотрудников при расчете налога на прибыль не учитывайте? (исключение – случаи, когда сотрудник компенсирует расходы организации по оплате его личных телефонных переговоров). Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на услуги мобильной связи. Организация применяет общую систему налогообложения
В марте ЗАО «Альфа» заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации 2 абонентских номера. По приказу руководителя «Альфы» мобильной связью вправе пользоваться:
- коммерческий директор;
- главный бухгалтер.
Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В марте «Альфа» перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. В апреле оператор выставил организации детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в апреле составила 4720 руб. (в т. ч. НДС – 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер организации определил, что стоимость личных телефонных переговоров составила 590 руб. (в т. ч. НДС – 90 руб.). Из них:
- у коммерческого директора – 236 руб. (в т. ч. НДС – 36 руб.);
- у главного бухгалтера – 354 руб. (в т. ч. НДС – 54 руб.).
Стоимость личных телефонных переговоров сотрудники не возмещают.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний «Альфа» рассчитывает по тарифу 0,2 процента. Суммы выплат по каждому сотруднику, облагаемые взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, не превысили с начала года 624 000 руб.
В учете организации сделаны следующие записи.
В марте:
Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51
– 5000 руб. – перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за апрель.
В апреле:
Дебет 26 Кредит 60
– 3500 руб. (4720 руб. – 720 руб. – (590 руб. – 90 руб.)) – отражена стоимость служебных телефонных переговоров за апрель;
Дебет 19 Кредит 60
– 630 руб. (720 руб. – 90 руб.) – учтен НДС на услуги мобильной связи;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 630 руб. (720 руб. – 90 руб.) – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров;
Дебет 73 Кредит 60
– 590 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров, не подлежащая возмещению за счет сотрудников;
Дебет 19 Кредит 73
– 90 руб. – учтен НДС по услугам мобильной связи;
Дебет 91-2 Кредит 73
– 500 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками;
Дебет 91-2 Кредит 19
– 90 руб. – списан НДС со стоимости личных телефонных переговоров;
Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
– 4720 руб. – зачтена сумма предоплаты;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 77 руб. (590 руб. ? 13%) – начислен НДФЛ со стоимости личных звонков сотрудников;
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 129 руб. (590 руб. ? 22%) – начислены пенсионные взносы;
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 17 руб. (590 руб. ? 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в ФСС России со стоимости личных переговоров сотрудников;
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 30 руб. (590 руб. ? 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС со стоимости личных переговоров сотрудников;
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 1 руб. (590 руб. ? 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний со стоимости личных переговоров сотрудников.
При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» включил в состав прочих расходов 3677 руб. (4000 руб. – (590 руб. – 90 руб.) + 177 руб.). В учете отражено постоянное налоговое обязательство:
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 118 руб. (590 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Неизрасходованная сумма аванса в размере 280 руб. (5000 руб. – 4720 руб.) засчитывается в счет оплаты услуг мобильной связи в следующем месяце.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса