Поступление денег в кассу оформляется на основании приходных кассовых ордеров по форме № КО-1. Выдачу оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2.
Такие правила установлены п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Сведения из ПКО и РКО переносятся в кассовую книгу по форме № КО-4.
Копии листов кассовой книги каждого обособленного подразделения нужно передавать в организацию согласно установленному порядку. Его сформируйте самостоятельно, главное, учесть сроки составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (абз. 7 п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем организации, кассиром. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого сотрудника организации (п.4.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
За руководителя вправе подписывать сотрудник организации по доверенности (ст. 186 ГК РФ).
При ведении кассовых операций обособленное подразделение должно быть снабжено печатью. Обычно кассир использует не основную печать организации, а печать для документов или кассы. Поэтому на таких печатях делают соответствующую надпись «Для документов», «Касса» или «Для кассовых документов» и т. п. (п. 6.2 распоряжения мэра г. Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация:Как вести кассовую книгу (ф. КО-4)
Кто ведет кассовую книгу
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы. Только предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не заполнять кассовую книгу. Все это следует из пунктов 1 и 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а также из пункта 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, пункта 4 статьи 346.11 и пункта 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.
Внимание: если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию.
Дело в том, что все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги – значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами. Такой порядок установлен пунктом 4.6указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а о том, что нарушение его наказуемо, прямо сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.*
Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные оприходованы, они сверяют информацию в кассовой книге с первичными документами – Z-отчетами, ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет найдено, организацию оштрафуют. Такое право инспекторов подтверждают и суды (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2010 г. № А03-13078/2009,Поволжского округа от 30 января 2008 г. № А12-11536/07-С59, Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 г. № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007).*
Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны не в день, когда наличные поступили в кассу (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19 июня 2009 г. № А12-20715/2008, Северо-Кавказского округа от 9 июня 2009 г. № А32-11915/2008-70/75-20АЖ, от 10 октября 2007 г. № Ф08-6779/2007-2517А).
Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Вот какие штрафы предусмотрены для виновных:
- от 40 000 до 50 000 руб. – для организаций;
- от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц. То есть для предпринимателей, главного бухгалтера, руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха).
О том, кого можно считать должностным лицом, написано в статье 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Кстати, кассиры к должностным лицам не относятся. И несмотря на то что они материально ответственные лица, административного штрафа для них не предусмотрено. Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18. Поэтому так важно контролировать работу кассиров. Ведь из-за их ошибок накажут и главбуха и организацию.*
Как вести форму № КО-4, когда у организации несколько операционных касс
Независимо от количества операционных касс вести кассовую книгу нужно в главной.
Но как тогда оприходовать всю наличную выручку? Не стоит беспокоиться, все предусмотрено, процедура такова. Движение денег в операционных кассах в течение дня отражают в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4. Ведут его по каждой ККТ. Затем наличную выручку из операционных передают в главную кассу. Там сотрудники и делают записи в кассовой книге. Основанием для них будут приходные кассовые ордера по форме № КО-1, которые составлены согласно контрольным лентам ККТ операционных касс.
Такой регламент предусмотрен пунктами 4.6 и 5.2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Проверить, правильно ли в кассовой книге отражено поступление наличных, а также их трата, можно по оборотам счета 50 «Касса». Это следует из Инструкции к плану счетов (счет 50) иабзаца 5 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Как вести кассовую книгу в обособленном подразделении*
Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление и выдачу наличных отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Копии листов этой книги передают в организацию согласно установленному порядку. Его сформируйте самостоятельно, главное, учесть сроки составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Ситуация: нужно ли вести отдельную кассовую книгу обособленному подразделению, которое не является филиалом (представительством) организации
Да, нужно.*
Ведь обязанность вести кассовые книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершают операции с наличными. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.*
Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).*
Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012,Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Рекомендация:Как соблюдать порядок ведения кассовых операций
Кассовые операции*
Кассовые операции и работа с наличностью включают в себя:
- прием и выдачу наличных, для чего оформляют приходные и расходные кассовые ордера;
- хранение наличных в кассе;
- соблюдение лимита расчетов наличными;
- ведение кассовой книги;
- сдачу наличности в банк.
Свободные деньги хранят на банковских счетах. Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных – в пределах установленного руководителем организации лимита. Такой порядок установлен абзацами 1–9 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Из данного правила есть исключение. Малые предприятия вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Подробнее об этом см. Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
3.Рекомендация: В каких случаях нужно выписывать приходные и расходные ордера при расчетах наличными
Приходный кассовый ордер*
При получении наличных денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 и выдайте вносителю денег квитанцию к приходному кассовому ордеру (п. 4.1, 5, абз. 5 п. 5.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Деньги, полученные от населения (с оформлением чеков ККТ), нужно оприходовать в кассу организации не позднее окончания рабочего дня или приезда инкассатора, если он приезжает раньше. В этом случае составьте один или несколько приходных кассовых ордеров на всю сумму выручки (п. 5.2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Ситуация: нужно ли оформлять приходный кассовый ордер при получении наличных денег от покупателей (организаций или предпринимателей)
Нет, не нужно.
По общему правилу все продавцы обязаны применять ККТ и выдавать кассовые чеки при расчетах наличными. Поступление в кассу наличных денег следует оформить приходным кассовым ордером по форме КО-1. Если продавец применяет ККТ, то всю поступившую наличную выручку он может оприходовать одним приходным ордером, составленным на основании контрольной ленты. При этом такого требования, как выдавать покупателю к чеку ККТ квитанцию к приходному кассовому ордеру, законодательством не установлено.
Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ и пунктов 5, 5.2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*
Стоит отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались другого мнения. При расчетах наличными между организациями нужно было выдавать не только кассовый чек, но и приходный ордер. Такую позицию в свое время высказывала налоговая служба (см., например, письма УФНС России по г. Москве от 22 июня 2005 г. № 22-12/44690, УМНС по г. Москве от 20 октября 2003 г. № 29-12/58566 и от 23 июля 2003 г. № 29-08/41041). Однако доводы инспекторов строились на основании нормативных документов, которые уже утратили свою силу.
Выдача денег*
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2.
Для выдачи зарплаты штатным сотрудникам, кроме расходного кассового ордера, можно использовать расчетно-платежную (форма № Т-49) или платежную ведомость (форма № Т-53). Впоследствии на всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте расходный кассовый ордер. Такие правила установленыпунктом 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Внимание: за отсутствующие (непредставленные) или несвоевременно оформленные приходные, расходные кассовые ордера организации грозит налоговая и административная ответственность (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ).
Отсутствие первичных документов признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.
Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.
Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
При этом Законом от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ предусмотрена особенность применения указанных налоговых санкций. Если после 2 сентября 2010 года (дата вступления в силу Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ) санкции взыскиваются по решениям, вынесенным до этой даты, применяются размеры штрафов, установленные прежней редакцией Налогового кодекса РФ. Такой порядок следует из положений пунктов 1 и 12 статьи 10 Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ.
Организация обязана оприходовать наличную выручку по крайней мере в день ее получения (п. 11 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Банка России от 18 августа 1993 г. № 51).
Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:
– от 4000 руб. до 5000 руб. – за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление приходных ордеров (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.1 КоАП РФ);
– от 2000 до 3000 руб. (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ) – за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов;
– от 300 до 500 руб. – за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Административная ответственность за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление приходных ордеров может быть применена и к организации. Размер штрафа составит от 40 000 руб. до 50 000 руб. Такая мера ответственности установленастатьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Отсутствие расходных кассовых ордеров приведет к недостаче денег в кассе. Сумма недостачи будет взыскиваться с кассира как с лица, несущего полную материальную ответственность (ст. 238 ТК РФ, перечень, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
4.Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии
Подписи в документах
Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.
Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.*
Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. Об этом сказано в письме Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.*
В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.*
Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.
В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.
Печать на документах
Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Поэтому печать на документе проставьте:
- если организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати;
- если организация по собственному выбору использует унифицированную форму, содержащуюся в альбоме унифицированных форм, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений (или изменения не касаются печати);
- при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.
Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации, приведен в таблице.*
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
5.Рекомендация: Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Приходный кассовый ордер*
При получении денег в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1(п. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ оформляется в одном экземпляре.
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанцию выдайте человеку, внесшему деньги.
В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата по договору № 123 от 12 сентября 2014 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.
Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем организации (предпринимателем), кассиром. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого сотрудника организации. Кандидатура уполномоченного сотрудника согласовывается с главным бухгалтером (при его наличии). Если руководитель (предприниматель) ведет кассовые операции и оформляет документы лично, то кассовые документы подписываются им же.*
Такие правила установлены пунктом 4.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не оформлять приходные кассовые ордера (абз. 2 п. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Ситуация: как правильно поставить печать (штамп) на приходный кассовый ордер
Поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.», так, чтобы ее оттиск располагался и на квитанции.
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Специальных правил по расположению оттиска печати (например, 60% оттиска на квитанции, а 40% на приходном ордере) в законодательстве нет. Поэтому поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.». Учитывая, что этот реквизит расположен на квитанции, оттиск печати должен быть на ней. Такой вывод можно сделать на основании постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Состав реквизитов, которые должны быть размещены на печати (штампе) кассира, также не установлен. Ранее принимались нормативные акты, которые регулировали этот вопрос, но сейчас они отменены (см., например, распоряжение мэра г. Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ). В пункте 6 этого документа установлен перечень реквизитов, которые ранее были обязательными:
- полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
- местонахождение;
- основной государственный регистрационный номер.
Сейчас этот перечень отменен (постановление правительства г. Москвы от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП), но эту информацию целесообразно размещать на печати. Обычно кассир использует не основную печать организации, а печать для документов или кассы. Поэтому на таких печатях делают соответствующую надпись «Для документов», «Касса» или «Для кассовых документов» и т. п. (п. 6.2 распоряжения мэра г. Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).*
Расходный кассовый ордер
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ составляется в одном экземпляре.
Если деньги выдаются сотруднику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если оно подписано руководителем и в нем есть запись:
- о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
- о сроке, на который выдаются наличные деньги;
- подпись руководителя;
- дата.
Такой порядок установлен пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 июня 2014 г.».
По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Ситуация: обязательно ли ставить подпись руководителя организации на расходном кассовом ордере, если есть подписи бухгалтера и кассира
Обязательно, но не всегда. Подпись руководителя не нужна, если таковая уже есть на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах.
Действительно, среди реквизитов расходного кассового ордера, который составляют при выдаче денег из кассы, отведено место для трех подписей: главного бухгалтера (или просто бухгалтера), кассира и руководителя организации. И в указаниях по заполнению этой формы, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, прямо сказано, что расходный кассовый ордер подписывают руководитель и главный бухгалтер.*
Но вот случай, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и т. д.) уже есть разрешительная надпись руководителя организации, – исключение из общего правила. При таких обстоятельствах подпись директора на самом кассовом ордере необязательна.*
Важное уточнение: если в организации нет бухгалтера, то руководитель должен визировать расходный документ в любом случае. Даже когда свою подпись он поставил на приложениях к кассовому ордеру. Это следует из пункта 4.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
В то же время руководитель может предоставить право подписи документов, в том числе кассовых, одному из сотрудников организации. Например, на время своего отсутствия. Для этого достаточно оформить доверенность (ст. 186 ГК РФ).*
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга