Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника
Безопасно так делать, только когда сотрудник – индивидуальный предприниматель, у которого есть шофер и механик.
Ведь такие условия прописаны в Гражданском кодексе. Так, при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ).
Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. Иначе договор могут признать потом в суде недействительным (ст. 168 ГК РФ).*
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
2. Справочники: Особенности правового регулирования аренды транспортного средства с экипажем и без экипажа
Положения договора аренды транспортного средства | Аренда транспортного средства с экипажем | Аренда транспортного средства без экипажа* |
Предмет договора |
Арендодатель: Основание – статья 632 Гражданского кодекса РФ |
Арендодатель предоставляет арендатору автомобиль (мотоцикл) за плату во временное владение и пользование Услуги, связанные с управлением транспортным средством и его технической эксплуатацией, арендодатель не оказывает. Основание – статья 642 Гражданского кодекса РФ |
Порядок государственной регистрации | Не требуется (ст. 633 ГК РФ) | Не требуется (ст. 643 ГК РФ) |
Порядок заключения договора | В письменной форме независимо от срока (ст. 633 ГК РФ) | В письменной форме независимо от срока (ст. 643 ГК РФ) |
Кто оплачивает содержание транспортного средства (текущий и капитальный ремонт) | Арендодатель (ст. 634 ГК РФ) | Арендатор (ст. 644 ГК РФ) |
Кто оплачивает услуги экипажа |
Арендодатель* (ст. 635 ГК РФ) Арендодатель для членов экипажа является работодателем. Он начисляет им зарплату и, соответственно, удерживает с нее НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ) Но если какие-либо выплаты в пользу водителей производит арендатор, то он становится налоговым агентом в отношении этих выплат (п. 1 ст. 226 НК РФ) В частности, если арендатор оплачивает экипажу стоимость питания, то он должен удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 25 октября 2011 г. № 03-04-06/6-285)* |
Арендатор (ст. 645 ГК РФ) |
Кто оплачивает расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства (топливо, расходные материалы, транспортные сборы и т. п.) | Арендатор* (ст. 636 ГК РФ) | Арендатор (коммерческие и технические расходы (ст. 645 ГК РФ), эксплуатационные расходы* (ст. 646 ГК РФ)) |
Кто оплачивает расходы на страхование транспортного средства | Арендодатель (в т. ч. страхование ответственности за ущерб)* (ст. 637 ГК РФ) | Арендатор (в т. ч. страхование своей ответственности)* (ст. 646 ГК РФ) |
Право арендатора без согласия арендодателя сдавать транспортное средство в субаренду | Имеет право* (п. 1 ст. 638 ГК РФ) | Имеет право* (п. 1 ст. 647 ГК РФ) |
Право арендатора без согласия арендодателя заключать от своего имени договоры перевозки и иные договоры | Имеет право* (п. 2 ст. 638 ГК РФ) | Имеет право* (п. 2 ст. 647 ГК РФ) |
Кто несет ответственность за вред, причиненный транспортному средству | Арендатор, если арендодатель докажет, что повреждение транспортного средства произошло по обстоятельствам, за которые арендатор отвечает в соответствии с законом или договором аренды (ст. 639 ГК РФ) | Арендатор, если повреждение транспортного средства произошло по его вине или по вине лиц, за действия которых он несет ответственность, например, его сотрудников (ст. 1064, 1068 ГК РФ) |
Кто несет ответственность за вред, причиненный транспортным средством | Арендодатель (ст. 640 ГК РФ) | Арендатор (ст. 648 ГК РФ) |