Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация:Как отразить в бухучете приобретение электронного билета на проезд сотрудника в командировку поездом. Организация не получает контрольный купон билета, оформленный на бланке строгой отчетности
Приобретение электронного билета отразите как обычную оплату услуг сторонней организации.*
Электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о железнодорожной перевозке представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Такое определение содержится в приказе Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).
Покупку электронного железнодорожного билета отразите в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации:
Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачен электронный железнодорожный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).
После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку, спишите стоимость электронного билета на затраты (п. 5, 7 ПБУ 10/99).
В учете отразите это так:
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.*
Из рекомендации «Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику»
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация:Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения
ОСНО: налог на прибыль
Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д.*
Даже если расходы на проезд документально не подтверждены, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).
ОСНО: НДС
Если расходы на проезд учитываются при расчете налога на прибыль, входной НДС по ним можно принять к вычету* (п. 7 ст. 171 НК РФ).
При наличной оплате расходов на проезд основанием для вычета являются бланки строгой отчетности (проездные билеты, квитанции за пользование постельными принадлежностями в поезде). Сумма налога в них должна быть выделена отдельной строкой.
Если билеты выписаны на иностранном языке, то для целей применения вычета по НДС реквизиты, необходимые для вычета (например, наименование продавца и покупателя, наименование и стоимость оказанных услуг, налоговая ставка и сумма НДС), должны быть переведены на русский язык. Перевода иной информации, не относящейся к вычету входного налога (например, правил перевозки багажа, условий применения тарифов), не требуется. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина Россииот 1 октября 2013 г. № 03-07-15/40623, от 10 апреля 2013 г. № 03-07/11/11867 и ФНС России от 17 октября 2013 г. № ЕД-4-3/18593. Конкретных правил, как должен быть оформлен перевод, законодательство не устанавливает. Целесообразно сделать перевод нужных строк билета на отдельном листке и приложить его к билету. Перевести документ на русский язык может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, владеющий иностранным языком (письма Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170). Заверять перевод нотариально не требуется.
Для принятия НДС к вычету проездные документы с выделенной суммой налога нужно зарегистрировать в книге покупок* (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, письма Минфина России от 3 декабря 2013 г. № 03-07-11/52565, от 21 сентября 2012 г. № 03-07-11/393).
Принять НДС к вычету можно только в том налоговом периоде, в котором проездные документы включены сотрудником в авансовый отчет по командировке (письмо Минфина России от 20 мая 2008 г. № 03-07-11/197).
Ситуация: можно ли принять к вычету НДС со стоимости билетов на проезд в командировку, купленных у посредника, действующего в интересах перевозчика. Посредник выставляет организации счета-фактуры с НДС, в самих билетах сумма налога не выделена
Нет, нельзя.
Из положений пунктов 3, 6 и 7 статьи 168 Налогового кодекса РФ следует, что сумма НДС может быть отражена не только в счетах-фактурах, но и в других документах (например, кассовых чеках или бланках строгой отчетности). По мнению контролирующих ведомств, перевозчик, реализующий билеты как самостоятельно, так и через посредника, не должен выставлять счета-фактуры. Перевозчик отражает сумму НДС в самом билете, и на основании данного билета покупатель может принять сумму НДС к вычету. Поэтому принимать НДС к вычету на основании счета-фактуры, выставленного посредником, организация не может.* Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 12 октября 2010 г. № 03-07-09/45 и от 10 марта 2009 г. № 03-07-09/06, УФНС России по г. Москве от 31 августа 2009 г. № 16-15/090448.1 и от 10 января 2008 г. № 19-11/603.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса