Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

На каком счете — 26 или 44 — учитывать расходы на продажу

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5
24 февраля 2015 250 просмотров

Организация (УСН) вид деятельности аренда недвижимого имущества. Купила автомобиль для производственных нужд директора. По учетной политике (в соответствии п. 10 Пр. 152) путевой лист выписывается 1 на месяц. Маршрут следования в приделах СПб, (переговоры, банк, подписание договоров, ФРС, ФНС и т.д....) Нужно ли ежедневно расписывать маршрут в подробностях. И как быть когда за топливо платит бухгалтер и расходы возмещаются то же бухг.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

<…>

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы*.

Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.*

Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

Организация может использовать:*

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике* (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152*. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам- (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа.* Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

<…>

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца.* Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

<…>

Ситуация: как в путевом листе описать маршрут следования автомобиля*

В путевом листе укажите конкретный пункт назначения*. Например так: «Место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8». Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если организация эксплуатирует автомобиль в пределах одного населенного пункта, в путевом листе надо записать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу инспекторы могут признать необоснованными. Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях*. Об этом сказано в письмах Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253,от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213.

<…>

Ситуация: как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля*

Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.

Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц* (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Статья: Если в путевых листах нет точных сведений о маршруте, то стоимость ГСМ на затраты не отнести

Документ: Определение Высшего арбитражного суда РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13.

Что изменилось в работе: Чтобы избежать претензий проверяющих, расписывайте в путевых листах подробно, куда ездили сотрудники на служебных машинах.

Если в путевых листах нет точных адресов, куда ездили работники на служебных машинах, то проверяющие из ИФНС снимут расходы на покупку бензина. Отстоять такие затраты вряд ли получится. К сожалению, суды в этом вопросе поддерживают инспекторов.

Недавно судьи рассматривали дело, в котором компания предъявила во время проверки путевые листы, где отсутствовали адреса или были общие формулировки. Например, «по Самаре» или «по Самарской области». Кроме того, в некоторых листах компания не записывала пробег автомобилей. По мнению судей, без точных сведений о маршруте нельзя доказать экономическую обоснованность затрат на ГСМ* (Определение от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13).

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 19, ОКТЯБРЬ 2013

3.Статья: С денег, выданных сотруднику на бензин, нужно удержать НДФЛ, если нет путевых листов

Организация представляет работнику служебный автомобиль и оплачивает ему расходы на бензин. Сотрудник использует машину в деятельности фирмы, но путевые листы при этом не оформляет. Считается ли сумма средств, выданных на покупку ГСМ, доходом работника?

Да, полагает Минфин* (письмо от 11.06.2014 № 0304-05/28243). И поясняет свою позицию следующим образом. Путевые листы подтверждают, что сотрудник израсходовал бензин в служебных целях. Если «путевок» нет, значит, работник истратил топливо для своих нужд. В таком случае у него возникает экономическая выгода — доход в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). И с него бухгалтеру нужно удержать НДФЛ.*

Однако как определить такой доход, чиновники не пояснили. Как вариант, можете ориентироваться, например, на рекомендацию столичных налоговиков. Они, при отсутствии путевых листов, советуют удерживать налог на доходы физических лиц со всей суммы компенсации расходов на бензин* (письмо УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 2811/097861).

В то же время тот факт, что «путевок» нет, еще не говорит о том, что сотрудник использовал авто для собственных целей. Возможно, есть другие документы, которые подтвердят производственную направленность расходов (чеки, топливные карты, авансовые отчеты, журналы по учету ГСМ).

Однако доказывать отсутствие доходов у работников в таком случае, вероятнее всего, придется в суде (постановление ФАС Поволжского округа от 29.02.2012 по делу № А12-3784/2011). Поэтому, чтобы избежать споров, лучше оформляйте путевые листы при любых поездках. Ведь они пригодятся вам еще для того, чтобы подтвердить расходы на ГСМ в налоговом учете при УСН.

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 14, ИЮЛЬ 2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Как вы учитываете канцтовары?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка