Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
13 марта 2015 58 просмотров

Можно ли отразить недостачу на счетах бухгалтерского учета, если материалы действительно списаны, но не хватает первичных документов о их списании? "...установили, что материалы действительно использованы, но не хватает первичных документов на отпуск этих материалов, то в учете недостачу отражать не нужно, необходимо просто восстановить первичные документы" - есть нормативный документ или что-то, согласно чему, или исходя из каких-то положений следует данный вывод???Подробнее: http://www.1gl.ru/#/hotline/?of=copy-bde15b49eb

Уважаемый Пользователь Системы «Главбух»!

В ответ на Ваш вопрос от 13.03.2015г. 

на от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации (п. 1.4; п. 4; п. 5.1 Приказа Минфина России от 13.06.1995 № 49)/

В ходе инвентаризации организация выявляет расхождения между ценностями, которые фактически находятся на складах, и данными бухгалтерского учета (ст. 11 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Если Вы отразите на счетах бухгалтерского учета недостачу, которой по факту не было, то это приведет к искажению бухгалтерского учета.
За грубое нарушение правил ведения бухучета налоговая инспекция может оштрафовать организацию по статье 120 Налогового кодекса РФ. Так, грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов признаются отсутствие первичных документов, неправильное отражение в бухучете активов и хозяйственных операций.

Данные бухгалтерской отчетности могут быть признаны недостоверными, если инвентаризацию провели не по правилам либо ее результаты оформили с нарушениями.

Обнаружить это могут в ходе аудиторской проверки или, например, когда организация станет взыскивать через суд ущерб с материально ответственного сотрудника и подаст туда данные инвентаризации.

Если в утрате документов виноват сотрудник Вашей организации, необходимо оформить приказ о привлечении его к дисциплинарной ответственности. При этом должен быть соблюден порядок, предусмотренный трудовым законодательством. А документы необходимо восстановить, во избежании споров с проверяющими.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Статья: Утрата первички: последствия и пути минимизации рисков

МАРИНА КЛЕПКО, ведущий юрисконсульт юридической компании «Базальт»

Цели: избежать доначисления налогов, пеней и штрафов в результате исчезновения документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций.

Как действовать: предпринять ряд превентивных мер и подтвердить свою добросовестность.

Ключевой совет: все выводы инспекции о доначислении налогов должны быть обоснованы и документально подтверждены.

ЧЕМ РИСКУЕТ КОМПАНИЯ, УТРАТИВШАЯ ПЕРВИЧКУ

Налоговая ответственность

1. 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п. 1 ст. 126 НК РФ);
2. 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период (п. 1 ст. 120 НК РФ);
3. 30 000 рублей — при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ);
4. Штрафные санкции в размере 20 процентов от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Способы минимизации рисков

Размер санкций и порядок их применения в некоторой степени зависит от добросовестности налогоплательщика, определять которую будет инспекция при проверке или арбитражный суд при налоговом споре. Чтобы не оказаться в их глазах недобросовестным, вашему предприятию надо показать, что были предприняты все необходимые действия для установления причин утраты документов и их восстановления.

4. Если в утрате документов виноват сотрудник вашей компании, необходимо оформить приказ о привлечении его к дисциплинарной ответственности. При этом должен быть соблюден порядок, предусмотренный трудовым законодательством. Если действия содержат признаки уголовного деяния (сознательное уничтожение документов в целях сокрытия какой-либо информации и др.), об этом факте нужно письменно сообщить в полицию.

5. Проведите инвентаризацию утраченных документов. Желательно установить их точный перечень с указанием реквизитов и оформить соответствующий акт. Если установить такой детальный перечень невозможно, в акте нужно указать документы, реквизиты которых известны, и документы, которые предположительно были утрачены с обоснованием указанного предположения.

6. Постарайтесь восстановить утраченные документы. Не стоит ждать, когда инспекция запросит утраченные документы. Меры по их восстановлению компания должна предпринять немедленно после обнаружения утраты. При этом у вас должны остаться письменные доказательства, свидетельствующие о том, что были предприняты необходимые действия: письменные запросы контрагентам, в банки и другим лицам (с отметкой о вручении или почтовыми квитанциями об отправлении по почте). Если было утрачено большое количество документов, приказом назначьте сотрудника (или группу сотрудников), ответственного за восстановление, который регулярно будет предоставлять вам письменные отчеты о работе.

ЖУРНАЛ «ФИНАНСОВЫЙ ДИРЕКТОР», № 3, МАРТ 2014

2.Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении порчу и недостачу товаров


Инвентаризация: выявление недостачи и порчи

Обнаружение факта недостачи (порчи) товаров является основанием для проведения инвентаризации (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Исключением из этого правила является недостача (порча) товаров, выявленная до постановки товаров на учет. Факт недостачи (порчи) может быть выявлен и в процессе инвентаризации, проводимой по иным причинам.

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

3.ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (не нуждается в госрегистрации) (с изменениями на 8 ноября 2010 года)»


«1.4. Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

2.4. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.


Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

2.5. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.


5. Порядок регулирования инвентаризационных разниц и оформления результатов инвентаризации

5.1. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у государственного (муниципального) учреждения с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации или на уменьшение финансирования (фондов) у государственного (муниципального) учреждения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у государственного (муниципального) учреждения».

4.Рекомендация: Как провести инвентаризацию


Излишки и недостачи

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, то оформите сличительную ведомость.* Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Сличительные ведомости можно разработать самостоятельно. Или же проще воспользоваться формами, которые утверждены пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Внимание: данные бухгалтерской отчетности могут быть признаны недостоверными, если инвентаризацию провели не по правилам либо ее результаты оформили с нарушениями.

Обнаружить это могут в ходе аудиторской проверки или, например, когда организация станет взыскивать через суд ущерб с материально ответственного сотрудника и подаст туда данные инвентаризации. Какие ошибки чаще всего допускают в ходе инвентаризации и при оформлении ее результатов, можно посмотреть в таблице.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

13.03.2015г.

С уважением,

Светлана Шарипкулова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Натальей Колосовой,

руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка