Период между днем увольнения и фактической датой выдачи трудовой книжки называют временем вынужденного прогула. За это время работнику нужно выплатить средний заработок.
Компенсация за задержку трудовой книжки не упомянута в статье 217 НК РФ в числе выплат, которые освобождены от НДФЛ. Поэтому нужно удержать НДФЛ с суммы компенсации.
Также компенсация за задержку выдачи трудовой книжки не предусмотрена в числе выплат, на которые не начисляются страховые взносы. Поэтому сумма компенсации за задержку выдачи трудовой книжки включается в базу для начисления страховых взносов.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья:Работник получил трудовую книжку не вовремя: какие расходы оплатит компания
Как рассчитать выплату за задержку трудовой книжки?
Период между днем увольнения и фактической датой выдачи трудовой книжки называют временем вынужденного прогула. Это следует из пункта 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». В данном пункте также сказано, что за это время работнику нужно выплатить средний заработок.* Порядок расчета среднего заработка установлен:
- - в статье 139 ТК РФ;
- - Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение о среднем заработке).
Если работнику установлен поденный учет рабочего времени, для расчета среднего заработка нужно умножить средний дневной заработок работника на количество рабочих дней, пропущенных в связи с вынужденным прогулом из-за задержки выдачи трудовой книжки* (п. 9 Положения о среднем заработке).
Если сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени, то при расчете среднего заработка используется средний часовой заработок.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Для расчета среднего часового заработка нужно разделить сумму заработной платы, фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения (п. 15 Положения о среднем заработке), на количество часов, фактически отработанных в этот период (абз. 2 п. 13 Положения о среднем заработке). После чего можно рассчитать средний заработок такого работника.
Для расчета среднего заработка нужно умножить средний часовой заработок на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате (абз. 3 п. 13 Положения о среднем заработке). И тут возникает вопрос: а как посчитать рабочие часы уволенному работнику, у которого нет графика работы?
В этом случае надо составить график работы на этого работника и посчитать, сколько рабочих часов попадает в период, подлежащий оплате.
За сколько дней надо заплатить компенсацию работнику
Выплата работнику в связи с задержкой трудовой книжки с точки зрения трудового законодательства является компенсацией. Она призвана возместить работнику не полученный по вине работодателя заработок.
Период задержки выдачи трудовой книжки (период вынужденного прогула) исчисляется:*
- - со дня, следующего за днем, когда работодатель должен был выдать трудовую книжку или направить уведомление о необходимости ее получения (ст. 14 и ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);
- - по день получения трудовой книжки или по день отправки уведомления (Определение Московского городского суда от 12.05.2012 № 4г/8-3684/12, от 14.02.2012 по делу № 33-3861).
Со дня отправки уведомления компания не несет ответственности за задержку трудовой книжки* (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Однако бывают случаи, когда при обращении работника в суд с просьбой выплатить компенсацию за задержку трудовой книжки он самостоятельно указывает период, за который ему надо выплатить эту компенсацию (Определение Московского городского суда от 16.06.2011 по делу № 33-18290), а судебная коллегия либо соглашается с предложением работника, либо определяет иной период, подлежащий оплате (Апелляционное определение Московского городского суда от 16.09.2013 по делу № 11-29872), о чем будет известно из решения суда.
И.В. Ломонов уволен по собственному желанию 9 декабря 2013 года. В день увольнения он не получил трудовую книжку. График работы — пятидневная рабочая неделя.
Трудовая книжка уволенному выдана 27 февраля 2014 года.
Как посчитать компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки, если средний дневной заработок работника для расчета компенсации на день увольнения составил 1190,47 руб.?
Решение
Определим, какое количество рабочих дней подлежит оплате. Компенсация И.В. Ломонову положена за период с 10 декабря 2013 года по 27 февраля 2014 года — 52 рабочих дня.
Рассчитаем сумму компенсации за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Она равна 61 904,44 руб. (1190,47 руб. ? 52 раб. дн.).
Состав документов для выплаты компенсации зависит от того, в добровольном или принудительном порядке компания перечисляет этот вид выплаты.
Прежде всего работник пишет заявление с просьбой выплатить компенсацию (образец 1).
Образец 1 Заявление с просьбой выплатить компенсацию скачать
Если работодатель согласен выплатить работнику компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки, составляется приказ (образец 2). Этот документ для бухгалтера является основанием для назначения выплаты.*
Если компания-работодатель отказывается от выплаты компенсации, работник вправе обратиться в суд. В случае если работник выиграет дело, приказ о выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки будет издан на основании судебного решения.
Образец 2 Приказ о добровольной выплате компенсации скачать
Налогообложение компенсации и расчет страховых взносов
Рассмотрим порядок расчета НДФЛ, страховых взносов с сумм компенсации и ее учета при расчете налога на прибыль.
Компенсация за задержку трудовой книжки не упомянута в статье 217 НК РФ в числе выплат, которые освобождены от НДФЛ. На этом основании специалисты Минфина России утверждают, что НДФЛ с суммы компенсации нужно удержать* (письмо Минфина России от 05.04.2010 № 03-04-05/10171).
Компенсация за задержку выдачи трудовой книжки не предусмотрена в числе выплат, на которые не начисляются взносы:*
- - в статье 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;
- - статье 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
На этом основании специалисты региональных отделений ФСС РФ и ПФР утверждают, что сумма компенсации за задержку выдачи трудовой книжки включается в базу для начисления страховых взносов.*
Для целей налогообложения прибыли сумма причитающейся работнику выплаты может рассматриваться как оплата вынужденного прогула.
Выплата работнику включается в состав расходов на оплату труда в период ее начисления (п. 14 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 27.10.2005 № 03-05-02-04/191 и УФНС России по г. Москве от 11.09.2008 № 09-17/086275).
Страховые взносы, начисленные на сумму причитающейся работнику выплаты, признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, в период их начисления, в нашем случае в феврале (подп. 1 и 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Журнал «Зарплата» № 2, Февраль 2014
16.04.2015г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.