Поездки сотрудников, чья работа носит разъездной характер, командировками не признаются. То есть если работа носит разъездной характер и поездки постоянны, ни дистанционным сотрудникам, ни сотрудникам офиса оформлять командировки не надо.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: Нужно ли включать в трудовой договор условия о разъездном характере работы или о командировках сотрудника
Условие о разъездном характере работы нужно включить в трудовой договор, а условие о командировках – нет.
Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).*
При оформлении трудового договора нужно разграничивать понятия «командировка» и «разъездной (подвижной) характер работы».
Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно.
Разъездной характер носят работы, при которых:
- у сотрудника нет неподвижного рабочего места (водители);
- часть рабочего времени проходит в поездках от места размещения организации до места работы (сотрудник строительных организаций).*
К работам с подвижным характером относятся работы, которые:
- производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.);
- предполагают частую передислокацию организации (перемещение сотрудников) (сотрудники подвижных строительных организаций).
В этих случаях поездки сотрудников командировками не признаются. Это следует из положений статьи 168.1 и части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
В исключительных случаях, если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки. Такой вывод подтверждает Минфин России в письме от 1 июня 2005 г. № 03-05-01-04/168, а также арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 октября 2009 г. № КА-А41/10098-09, Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06).
Локальным нормативным актом организации (например, приказом) может быть предусмотрен перечень других должностей с разъездным (подвижным) характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки (перемещения). Например, специалистов по наладке оборудования, менеджеров по продажам, страховых агентов и т. п.
Документально оформить разъездную (подвижную) работу проще, чем командировки. Единовременно приказами руководителя нужно определить:
- размер возмещаемых расходов (ст. 168.1 ТК РФ);
- перечень разъездных (подвижных) работ (ст. 168.1 ТК РФ);
- порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).
В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п.
В отличие от командировок оформлять персональные документы (приказ о командировке, служебное задание, командировочное удостоверение) по каждой поездке (перемещению) сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы не нужно. Кроме того, для сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы организация может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам, перемещениям (например, раз в месяц).*
Из рекомендации «Как оформить прием сотрудника на работу»
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Статья: Критерии разъездного характера работы
Сотрудникам, чья работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, компания должна возмещать понесенные расходы (ст. 168.1 ТК РФ).
Законодательство не раскрывает, что понимается под разъездным характером работы. Обычно такой считается работа, при которой должностные обязанности сотрудник выполняет вне расположения компании. При этом подобные служебные поездки командировками не признаются и в отличие от них носят постоянный характер (ст. 166 ТК РФ).*
Для признания разъездного характера работы и возмещения сотруднику его расходов необходимо выполнение ряда требований:
- - условие об разъездном характере работты должно быть отражено в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ);
- - размеры и порядок возмещения расходов в связи с разъездным характером работы должны быть прописаны в коллективном (трудовом) договоре, соглашениях, локальных нормативных актах (ст. 168.1 ТК РФ);
- - перечень работ, профессий, должностей с разъездным характером работ должен быть установлен в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах.
Журнал «Зарплата»
№2, Февраль 2014