По общему правилу первичный документ должен быть составлен во время проведения хозяйственной операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания. В данном случае у вас первичные документы составлены несвоевременно и есть вероятность того, что при проверке инспекторы предъявят претензии к расходам. Но есть положительная арбитражная практика, когда организациям удалось отстоять расходы, несмотря на первичку, выставленную несвоевременно. В постановление от 22.10.13 № А41-42211/12 судьи посчитали, что оформление акта после оплаты не препятствует учету расходов.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Как организовать ведение бухучета
Первичные документы
Бухучет ведется на основании первичных документов. Первичный документ нужно составлять при совершении каждого факта хозяйственной жизни, а если это невозможно – непосредственно после его окончания. Формы первичных документов определяет руководитель*.
Подробнее об оформлении первичных документов см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
2. Статья: Компании защитили расходы, несмотря на опоздавшую первичку
Мы проанализировали арбитражную практику Московского округа по спорам, возникшим из-за несвоевременного подтверждения расходов первичными документами. За последние полгода судьи рассмотрели три дела, которые мы и приводим в обзоре. Все споры выиграли компании.
Опоздания с подтверждением затрат первичкой возникают по двум причинам. Во-первых, если контрагенты вовремя не направляют компании документы. Во-вторых, из-за форсмажорных обстоятельств, когда первичку компания утрачивает. Как показывает практика, для судей эти обстоятельства не критичны. Главное, чтобы сделка, на которую оформили первичку, была реальной, а в запоздалых документах присутствовала вся необходимая информация.
Какие аргументы помогли компаниям отстоять расходы
Что не понравилось проверяющим | Решение судей | Комментарий «УНП» |
Исполнитель в 2008 году оказал услуги для компании. А акты приемки-передачи услуг организация получила от контрагента только в 2010 году. Затраты компания задекларировала в 2010 году, но налоговики их сняли и заявили, что расходы относятся к 2008 году | Расходы, связанные с оказанием услуг, надо учитывать в периоде получения актов приемки-передачи. По мнению судей, без этих документов у компании нет оснований списывать затраты. Значит, компания верно отнесла расходы к 2010 году (постановление от 13.02.14 № Ф05-23/2014*) | Компания вправе списать расходы в периоде получения акта, даже если он датирован предыдущим кварталом (письмо Минфина России от 17.10.13 № 03-03-06/1/43299). Но, как мы выяснили, в УФНС считают, что учитывать расходы надо в периоде выставления первички. Обе позиции не следуют из НК РФ, поэтому компания вправе выбрать любой вариант, закрепив его в учетной политике |
Из-за пожара компания утратила первичку по расходам. Для проверки подать эти бумаги не смогла, поэтому инспекторы доначислили налог на прибыль. Но компания восстановила первичку и подала ее в УФНС с апелляцией. В управлении бумаги рассматривать не стали | УФНС обязано рассмотреть первичку, представленную вместе с апелляцией. К документам, заново составленным после утраты, у судей претензий не было. А реальность сделок налоговики не оспаривали. Поэтому суд отменил доначисления (постановление от 12.02.14 № Ф05-2554/2013) | За восстановленными экземплярами первички надо обращаться к контрагентам. Даты на дубликатах должны совпадать с утраченными оригиналами. Но также стоит попросить, чтобы контрагент на дубликатах поставил надпись «Копия верна», дополнительно отразил текущую дату, а также заверил первичку печатью и подписью руководителя |
Компания оплатила юридические услуги. А акт приемки-передачи услуг стороны договора оформили только через месяц. Из-за этого инспекторы заявили, что компания не подтвердила расходы. К тому же в акте не было подробного описания услуг | Оформление акта приемки-передачи после оплаты не препятствует учету расходов. Задержку с составлением акта судьи посчитали несущественной. Вся подробная информация об услугах была в договоре и отчете исполнителя (постановление от 22.10.13 № А41-42211/12) | Перечень работ или услуг в акте должен максимально соответствовать сведениям в договоре и дополнительных соглашениях. При этом, если контрагент прислал акт с общим описанием операций (например, юридические услуги), стоит попросить у него более подробный вариант. Иначе есть риск, что инспекторы предъявят претензии к расходам* |
Журнал «Учет. Налоги. Право» № 10, Март 2014