Независимо от того, как называются выплаты в документах вашей организации, если:
- помощь на рождение ребенка не превышает норматив (50 000 руб. на одного ребенка) и выплачивается в течение года после рождения,
- помощь при смерти выплачивается только в отношении членов семьи - это только супруг (супруга), родители и дети, усыновители и усыновленные,
то облагать их страховыми взносами не нужно.
Если вы платите сотрудникам какую-либо сумму при смерти иного лица (не считающегося членом семьи), то взносы начислить с суммы, превышающей 4000 руб. в год.
Безусловно, для освобождения от взносов у вас должны быть следующие документы:
- коллективный договор или иной локальный нормативный акт, в котором закреплена обязанность организации по указанным выплатам, порядок выплат, сумма и т.д.;
- заявление сотрудника с просьбой выплатить помощь;
- копия свидетельства о рождении (или о смерти);
- приказ руководителя об осуществлении выплаты.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
При квалификации выплаты в качестве материальной помощи суды, в том числе ВАС РФ, исходят из того, что материальная помощь – это единовременные разовые выплаты социального характера, которые не связаны с выполнением работниками трудовой функции, направлены на удовлетворение их социальных потребностей, обусловленных наступлением определенного события.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья:Решения для ситуаций, когда непонятно, нужно ли платить страховые взносы
Начну с очень распространенной ситуации. Компания решила поддержать работника и выплатить ему материальную помощь. Конечно, эти деньги сотрудник получит в рамках трудовых отношений. А значит, в общем случае заплатить взносы придется.
Но из этого правила есть исключения. Во-первых, начислять взносы нужно только на ту материальную помощь сотруднику, которая за календарный год составит больше 4000 руб. То есть заплатить взносы в этом случае придется лишь с суммы превышения *. Это следует из пункта 11 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. 212-ФЗ и подпункта 12 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
А во-вторых, особые правила действуют для выплат, связанных с рождением или усыновлением ребенка. Такая материальная помощь не облагается взносами в пределах 50 тыс. руб. на каждого ребенка. Тут главное, чтобы деньги выплатили работнику в течение первого года после рождения или усыновления *. Так сказано в подпункте «в» пункта 3 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункте 3 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Только не забудьте, что в любом случае понадобится приказ руководителя. А также все подтверждающие документы. Это, прежде всего, копия свидетельства о рождении (усыновлении) и заявление сотрудника с просьбой выплатить помощь.
Ну и в-третьих, есть отдельные случаи, когда взносы не нужно платить со всей материальной помощи. Так, никаких ограничений нет, если помощь выплачивают, чтобы возместить материальный ущерб или вред здоровью, который причинен чрезвычайными обстоятельствами и стихийными бедствиями.
Кроме того, не придется перечислять взносы, если помощь выдают сотруднику в связи со смертью члена его семьи. Причем независимо от размера таких выплат *. Все это прописано в подпунктах «а» и «б» пункта 3 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, а также в подпункте 3 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Но учтите, что такие безлимитные выплаты касаются не всех родственников. А только супругов, родителей (усыновителей) и детей (в том числе усыновленных) *. Так считают чиновники в письме Минтруда России от 5 декабря 2012 г. № 17–3/954. При этом они ссылаются на статью 2 Семейного кодекса РФ.
Ну, а других исключений нет. Так что во всех остальных случаях с материальной помощи взносы заплатить нужно.
Правда, некоторым компаниям удается отстоять в суде другую точку зрения. Посмотрите, к примеру, постановления Президиума ВАС РФ от 14 мая 2013 г. № 17744/12 и ФАС Западно-Сибирского округа от 17 мая 2013 г. № А45-24613/2012. В суде компании упирали на то, что материальная помощь, которая не связана с результатами труда, не зависит от квалификации сотрудника, сложности и качества работ. А значит, не проходит в рамках трудовых отношений.
Журнал «Семинар для бухгалтера», № 3, март 2014
2. Статья:Когда с материальной помощи придется начислить НДФЛ и взносы
Порядок выплаты материальной помощи устанавливается коллективным договором или в соответствующем положении организации, где нужно предусмотреть *:
- основания оказания работникам материальной помощи;
- размер материальной помощи или порядок его определения;
- документы, которые должен представить работник для получения материальной помощи (например, свидетельство о рождении ребенка, акт о хищении имущества, о пожаре);
- сроки выплаты матпомощи после представления работником документов.
Основанием для выплаты материальной помощи является приказ руководителя *.
В нем указываются *:
- фамилия, имя и отчество работника;
- причина выдачи материальной помощи (рождение ребенка, тяжелое материальное положение сотрудника и т. д.);
- сумма материальной помощи.
Материальная помощь может быть предоставлена на основании заявления работника без составления приказа руководителя *.
В этом случае в заявлении должна быть указана причина, по которой работник просит оказать помощь, а руководитель отражает сумму оказываемой помощи и ставит подпись.
Журнал «Учет в сфере образования», № 5, май 2014
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.
_____________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// vip.1gl.ru/#/hotline/rules/