Для контроля за расходованием средств на мобильную связь целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении затраты организации на предоставление мобильной связи сотруднику
Правила пользования служебным телефоном
Главбух советует: для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:*
- лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
- запрет на ведение личных телефонных переговоров;
- порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т. п.
На основании этих правил организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).
При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись.*
Сергей Разгулин,
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Ситуация: Можно ли при расчете налога на прибыль учесть затраты сотрудника на покупку дополнительных аксессуаров к мобильному телефону. Аппарат принадлежит организации
Да, можно.
Если аппарат и сим-карта принадлежат организации, расходы на дополнительные аксессуары можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако эти затраты нужно обосновать. Например, зарядное устройство для машины и беспроводное устройство связи могут понадобиться водителю или экспедитору. Эти аргументы сотрудник, использующий аппарат, должен указать в служебной записке*.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
Валентина Акимова
государственный советник налоговой службы РФ III ранга
3. Формы: Правила пользования служебными мобильными телефонами
УТВЕРЖДАЮ |
ПРАВИЛА
пользования служебными мобильными телефонами
Настоящие правила устанавливают порядок пользования служебными мобильными телефонами:
1. Сотрудники могут использовать предоставленные им мобильные телефоны только для ведения телефонных переговоров в рамках исполнения своих служебных обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями.
Количество телефонных переговоров в течение месяца лимитируется. Конкретный лимит
расходов на служебные телефонные переговоры каждого сотрудника устанавливается приказом генерального директора ЗАО «Альфа».
2. Используя служебные мобильные телефоны в личных целях, а также сверх
установленных лимитов, сотрудники наносят ЗАО «Альфа» материальный ущерб (ст. 232 ТК РФ). В соответствии со статьей 238 Трудового кодекса РФ ЗАО «Альфа» вправе взыскивать прямой действительный ущерб (в размере расходов на оплату личных и сверхлимитных телефонных переговоров) путем удержания соответствующих сумм из зарплаты сотрудников.
3. Данные правила распространяются на всех сотрудников ЗАО «Альфа», которым предоставлены служебные мобильные телефоны, без исключения.
С правилами использования служебных мобильных телефонов ознакомлены, согласны и обязуются выполнять: