Использование служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у работника экономической выгоды – налогооблагаемого НДФЛ дохода. Конкретная сумма дохода определяется исходя из пробега и расходов на бензин. В этой связи оформление путевых листов (иных аналогичных документов) в рассматриваемой ситуации необходимо в целях снижения рисков претензий НДФЛ.
Для отражения в бухучете факта получения автомобилей в аренду необходимо оформить соответствующий акт (акты). Для отражения в бухучете арендной платы, как правило, используются акты. Но Вы вправе использовать иные документы (например, бухгалтерскую справку), так как оформление акта не является обязательным (см., Нужно ли оформлять акт по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг).
Вести учет рабочего времени экипажа не нужно, так как такой учет может потребоваться для подтверждения экономической обоснованности расходов по аренде автомобилей с экипажем. А в рассматриваемой ситуации подтверждать экономическую обоснованность расходов по аренде не требуется в связи с применением объекта налогообложения «доходы». По аналогичным причинам для Вашей организации неиспользование арендованных автомобилей в отдельные дни не влечет налоговых последствий.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух»
Ситуация: Чем, кроме путевого листа, можно подтвердить расходы на ГСМ
Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.
Из рекомендации «Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные»
Статья: Чиновники требуют удерживать НДФЛ со стоимости бензина, если нет путевых листов
Документ: Письмо Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.
Что изменилось в работе: Без путевых листов с компенсаций расходов на ГСМ нужно будет удержать НДФЛ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Разъясняет Николай Стельмах, советник государственной гражданской службы РФ 1-го ранга:
– Использование служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у работника экономической выгоды. Конкретная сумма дохода определяется исходя из пробега и расходов на бензин.
Компания, сотрудники которой используют в работе служебные автомобили, должна оформлять путевые листы. При отсутствии этих документов у работников возникает облагаемая НДФЛ экономическая выгода в сумме, выданной им на покупку бензина. Об этом впервые заявили представители Минфина России в письме от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.
Логика у чиновников такая. Путевые листы подтверждают, что работник израсходовал ГСМ в производственных целях. Если этих документов нет, значит, сотрудник использовал бензин для своих нужд. То есть получил облагаемый НДФЛ доход в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Возникает неясность с тем, как определить размер экономической выгоды. То есть понять, бензин в какой стоимости является доходом работника. Чиновники в новом письме на этот вопрос не ответили. Как вариант, можно воспользоваться рекомендациями столичных налоговиков (письмо УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28–11/097861). А именно при отсутствии путевых листов удерживать у работника НДФЛ со всей компенсации расходов на горючее. Такой подход нам подтвердили и в Минфине (см. комментарий).
Мы считаем, что сам по себе неполный комплект документов, подтверждающих производственную направленность расходов, еще не говорит о наличии облагаемого НДФЛ дохода. Но доказывать это надо в суде (постановление ФАС Московского округа от 16 июня 2010 г. № КА-А40/5879-10-3). Поэтому проще оформлять путевые листы, тем более что они нужны для подтверждения расходов на тот же бензин в налоговом учете. Идеальный образец путевого листа есть в статье «Путевой лист, по которому вы без проблем спишете расходы на ГСМ», опубликованной в журнале «Главбух» № 8, 2013.
Статья: 5.1. Аренда транспорта у другой компании
Какие затраты, помимо арендной платы, может признать в налоговом учете организация, арендующая транспортное средство у другой компании?
Арендуя у другой компании транспортное средство с экипажем, арендатор может исключить из налогооблагаемого дохода следующие расходы:
– арендную плату, уплачиваемую в соответствии с договором (подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ);
– затраты на коммерческую эксплуатацию транспорта (ст. 254 и 264 Налогового кодекса РФ);
– стоимость услуг по содержанию экипажа (ст. 255 Налогового кодекса РФ);
– деньги, истраченные на страхование транспортного средства (ст. 263 Налогового кодекса РФ).
Если автомобиль или другой транспорт арендован без экипажа, арендатор в дополнение к перечисленным расходам вправе исключить из налогооблагаемой прибыли затраты на:
– содержание транспортного средства (подп.11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ);
– техническое обслуживание транспортного средства (подп. 6 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ);
– текущий и капитальный ремонт транспортного средства (ст. 260 Налогового кодекса РФ).
Кто должен платить транспортный налог по автомобилю, сданному в аренду?
Транспортный налог по сданным в аренду средствам передвижения в общем случае должен платить арендодатель. То есть организация, на которую зарегистрировано транспортное средство (собственник). Это следует из положений статьи 357 Налогового кодекса РФ, пункта 20 Правил, утвержденных приказом МВД России от 24 ноября 2008 г. № 1001, пункта 4 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21/177.
Ситуация: Как документально оформить получение автомобиля в аренду
Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.
Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (ф. ОС-1 или ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.
Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденныхприказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.
В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.
Из рекомендации «Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника»
Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.