1) по мнению контролирующих органов, обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Подразделение организации, работающее с наличностью, должно иметь кассовую книгу вне зависимости от наличия у него банковского счета и от основания постановки на учет в налоговой инспекции;
2) если подразделения не имеют собственного счета в банке, лимит остатка определяется для всей организации с учетом этих подразделений. Поэтому в расчет включаются данные об их наличной выручке (расходах). Утвержденный лимит распределяется между подразделениями и главной (центральной) кассой (например, пропорционально доле выручки, приходящейся на каждое подразделение). Распределение оформляется приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде;
3) по общему правилу, подразделения обязаны оформить приходные ордера о поступивших наличных денежных средствах в кассу подразделения, внести запись в кассовую книгу и после выведения остатка наличных денег на конец рабочего дня передать ее лист юридическому лицу. При оформлении книги на бумаге передается отрывной экземпляр листа, а в случае применения технических средств – распечатанный.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Как вести кассовую книгу (форма № КО-4)
Ведение книги в обособленном подразделении
Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление или выдачу наличных денежных средств отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Копии листов этой книги должны быть переданы в организацию в установленном ей самостоятельно порядке*. При установлении порядка должны быть учтены сроки составления организацией бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Ситуация: нужно ли вести отдельную кассовую книгу обособленному подразделению, которое не является филиалом (представительством) организации
Да, нужно.
Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России вписьме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.*
Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например,постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).
Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2.Статья: Филиал компании ? проводит операции с наличными
М.Н. Горбачевская, директор ООО Аудиторско-консалтинговая фирма «Экспертный центр “Партнеры”»
Отсутствие кассовой книги у обособленного подразделения, по мнению чиновников, означает, что не учитываются поступления наличных денежных средств, что влечет за собой административную ответственность*. Избежать сложностей поможет наш материал.
* Письмо ФНС России от17 мая 2013г. №АС-4-2/8827@.
Следует оформить кассовую книгу?
Если организация создала территориально отделенное от нее подразделение с оборудованными рабочими местами на срок более одного месяца, то оно признается обособленным. Причем независимо от отражения его создания в учредительных или иных документах, а также от полномочий, которыми оно наделяется ( ст.11 Налогового кодекса РФ ). Рассмотрим, каковы в этом случае основные особенности кассовых операций.
Правила ведения кассовых операций в подразделениях?
Прежде всего внутренним распорядительным документом требуется установить обязанность ведения кассовой книги в обособленном подразделении. При этом лимит денежной наличности, самостоятельно установленный организацией, должен быть распределен между головным офисом и филиалом. Также требуется определить сотрудника, ответственного за отражение в учете операций. Листы бумажной кассовой книги формы 0310004 , утвержденной постановлением Госкомстата России от18августа 1998г. №88 , изначально брошюруются и пронумеровываются. Альтернативный вариант применяется при подготовке ее с применением технических средств. В этом случае требуется обеспечить сохранность данных на электронных носителях и исключить возможность их несанкционированного изменения. Лист книги в двух экземплярах выводится на печать в конце рабочего дня. Ее страницы нумеруются автоматически с начала календарного года. Они подбираются в хронологической последовательности, затем брошюруются. Делается это по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год. ?*
Надпись о количестве листов книги заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера и скрепляется оттиском печати юридического лица. Контролирует ведение книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.
Оформление операций и передача данных?
По общему правилу обособленные подразделения обязаны оформить приходные ордера о поступивших наличных денежных средствах в кассу подразделения, внести запись в кассовую книгу и после выведения остатка наличных денег на конец рабочего дня передать ее лист юридическому лицу. При оформлении книги на бумаге передается отрывной экземпляр листа, а в случае применения технических средств – распечатанный.* В соответствии с требованием пункта5.6 Положения… утвержденного Банком России 12 октября 2011г. №373-П (далее – Положение ), сделать это требуется не позднее чем на следующий рабочий день после поступления выручки.
Налоговики проверят компанию?
В письме Банка России от4 мая 2012г. №29-1-1-6/3255 была подтверждена необходимость ведения книги каждым обособленным подразделением. И налоговики разделяют эту позицию (письма ФНС России от17 мая 2013г. №АС-4-2/8827@ , от12сентября 2012г. №АС-4-2/15195 ). Они могут проверить соблюдение требований к контрольно-кассовой технике и полноту учета выручки. Сделать это позволяют действующие в настоящее время Административные регламенты… утвержденные приказами Минфина России от 17 октября 2011 г. №132н и №133н .
Отметим, периодичность проведения контрольных мероприятий отражения выручки в организациях не ограничена. Такой вывод содержится в письме №АС-4-2/15195 .
Перечень документов, которые налоговики имеют право затребовать при проверке, является открытым. В него включены, например, авансовые отчеты, книга учета доходов и расходов организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег. Срок проверки устанавливается руководителем налоговой инспекции и не может превышать 20 рабочих дней после того, как организация была извещена о ней. По ее результатам составляется акт. В случае выявления нарушений возбуждается производство по делу об административном правонарушении, но компания имеет право обжаловать результаты проверки в досудебном порядке.
Как избежать штрафных санкций?
Если обособленное подразделение не ведет кассовую книгу, избежать ответственности не удастся.* Дело в том, что Положение не предусматривает других условий учета поступающих в кассу наличных денежных средств, поэтому невнесение в кассовую книгу записи о поступлении наличных в день их получения означает их не оприходование. А за это частью1 статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрен штраф, размер которого для должностных лиц составляет от 4 тыс. до 5 тыс. руб., а для юридических – от 40 тыс. до 50 тыс. руб. В постановлениях Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от18 апреля 2013г. №А56-66829/2012 ,от19 марта 2013г. №А56-59643/2012 , Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от5февраля 2013г. №18АП-13330/2012 все решения вынесены в пользу налоговиков, применивших штрафные санкции в отношении организаций за отсутствие кассовой книги в обособленном подразделении. Арбитры сделали вывод, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделением вне зависимости от способа ее оформления – на бумажном носителе или с применением технических средств. На это не влияет ни отсутствие у него счета в банке, ни основание постановки его на учет в налоговой инспекции, ни то, обладает оно статусом филиала или представительства. Если подразделение не оформило операции по оприходованию наличных в день их поступления, то арбитры не примут во внимание даже то обстоятельство, что приходные ордера выписывались в головном офисе компании.
Важно запомнить?
Обособленное подразделение фирмы, работающее с наличностью, должно иметь кассовую книгу вне зависимости от наличия у него банковского счета и от основания постановки на учет в налоговой инспекции.*
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ПРОИЗВОДСТВЕ», № 8, АВГУСТ 2013
3.Рекомендация: Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе
Порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от наличия у них расчетного счета.
Так, для подразделений организации устанавливайте собственный лимит только в том случае, если они имеют расчетный счет. При этом используйте тот же порядок, что и для головной организации. Эти показатели не учитывайте при определении лимита кассового остатка для организации в целом. Такой порядок следует из абзаца 4 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Если подразделения не имеют собственного счета в банке, то лимит остатка определяйте для всей организации с учетом этих подразделений. Поэтому в расчет включите данные об их наличной выручке (расходах). Утвержденный лимит распределите между подразделениями и главной (центральной) кассой (например, пропорционально доле выручки, приходящейся на каждое подразделение). Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде*. Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
02.06.2014г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.