Официальные разъяснения по данному вопросу отсутствуют. Организация подписывает отчетность ЭЦП при отправке, получает отчеты о доставке – в таком случае распечатывать отчет не обязательно. Организация может сшить отчет в бумажном виде и поставить подпись руководителя на сшивке.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как сдать расчет по форме РСВ-1 ПФР через спецоператора
Чтобы сдать расчет по форме РСВ-1 в ПФР через спецоператора, нужно иметь доступ в Интернет, а также:*
- получить ключ электронной подписи;
- приобрести программу для шифрования;
- заключить договор со спецоператором и установить его программу для отправки отчетности;
- заключить соглашение с региональным управлением ПФР;
- настроить программу для подготовки отчетности в электронном виде.
Такие правила следуют из пункта 11 распоряжения Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р.
Отправка расчета
Перед отправкой файлы необходимо проверить. Это можно сделать с помощью программ, которые предоставляет спецоператор, или воспользоваться бесплатными утилитами, которые советует ПФР.*
Ссылки на рекомендуемые ПФР программы можно найти на сайте фонда в разделе Бесплатные программы для работодателей. Рекомендуемая фондом программа для проверки расчета – CheckPFR. Такие рекомендации следуют из раздела 7 Технологии, утвержденной распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р.
Готовые и проверенные файлы отправьте с помощью программы, предоставленной спецоператором*. Эта программа подпишет расчет электронной подписью, зашифрует и отправит в адрес ПФР.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Отчет о доставке и проверке
После отправки расчета страхователь получит из ПФР в ответ следующие документы:*
- в течение четырех рабочих дней с момента отправки – квитанцию о доставке отчетности;
- в течение шести рабочих дней с момента отправки – протокол контроля сведений.
Такие разъяснения даны в информации ПФР от 20 мая 2011 г. При этом статья 7 Технологии обмена документами, утвержденная распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р, предусматривает меньшие сроки на ответ – два и четыре дня соответственно.
Форматы квитанции и протокола установлены распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р.
Внимание: при отправке сведений в ПФР спецоператор может не присылать собственное подтверждение о дате отправки расчета.*
Подобный документ не предусмотрен регламентом электронного документооборота с ПФР.
Страхователь в ответ на сообщения из ПФР должен отправить квитанцию о доставке протокола контроля, подписанную собственной электронной подписью. Этим он подтверждает, что протокол им получен (ст. 7 Технологии, утвержденной распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р).
Положительный и отрицательный протоколы
Положительный протокол говорит об успешной сдаче расчета. В этом случае датой сдачи является день формирования квитанции о доставке, полученной из ПФР.*
Отрицательный протокол говорит о том, что при проверке были найдены ошибки и расчет не считается принятым. Необходимо исправить недочеты и повторно отправить документ. Примеры отрицательных протоколов можно найти на региональных сайтах ПФР – см., например, на сайте отделения по Астраханской области.
Это следует из раздела 7 Технологии, утвержденной распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р и информации ПФР от 20 мая 2011 г.
При отрицательном протоколе нормативные документы, определяющие срок и порядок сдачи исправленных сведений, отсутствуют. Руководствуйтесь сроком, указанным в протоколе.
Если страхователь не получил из ПФР квитанцию о доставке или протокол контроля сведений, свяжитесь со своим спецоператором, а при необходимости – с отделением ПФР и в случае замечаний к отправленным файлам повторите процедуру пересылки сведений.*
Любовь Котова,
заместитель директора департамента
развития социального страхования Минтруда России
2. Рекомендация: Как получить ключ для электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности
Электронная подпись – это процедура привязки цифрового ключа, принадлежащего конкретному человеку, к электронному документу. В результате этой процедуры можно определить, кто именно подписал документ* (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Поэтому, чтобы таким образом подписать документ, необходим ключ электронной подписи (подп. 5 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Если в качестве сравнения использовать физические аналоги, то:*
- ключ электронной подписи – это своего рода факсимиле, штамп, обеспечивающий воспроизведение подписи;
- электронная подпись – оттиск штампа на конкретном документе.
Обязанность всем получать ключ электронной подписи в законодательстве не предусмотрена. Однако без него не обойтись, если организация или предприниматель сдает отчетность в электронной форме. Подробнее см. Как сдать налоговую отчетность через спецоператора.
Термин «электронная подпись» применяется вместо термина «электронная цифровая подпись (ЭЦП)» который использовался ранее (ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ).
Олег Хороший
государственный советник налоговой службы РФ II ранга
21.05.2014 г.
С уважением,
Карине Ширинян, старший эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».
___________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14