Таможенные декларации не регистрируются в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур. Этому правилу необходимо следовать и после 01.10.2014 г.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация: Как вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур
Заверение журнала
Не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур на бумажном носителе должен быть заверен руководителем организации (уполномоченным им лицом), прошнурован, а его страницы пронумерованы и скреплены печатью. Если журнал ведется в электронном виде, то его нужно заверить электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) при его передаче в налоговую инспекцию.
Такой порядок предусмотрен пунктом 13 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Хранение журнала и документов
Срок хранения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур – четыре полных года с момента последней записи (п. 13 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Наряду с ведением журнала регистрации счетов-фактур организация обязана хранить (подшивать в хронологическом порядке) сами счета-фактуры (в т. ч. Корректировочные, исправленные), подтверждения операторов электронного документооборота, извещения покупателей о получении счетов-фактур.* При этом счета-фактуры, выставленные в электронном виде, можно хранить без распечатки (письмо ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984).
Кроме того, нужно хранить некоторые документы, не подлежащие регистрации в журнале. К ним, в частности, относятся:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- таможенные декларации (заверенные копии);
- платежные (иные документы), подтверждающие уплату НДС при ввозе в Россию товаров;
- заявления (заверенные копии) о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками налоговых инспекций об уплате НДС;
- копии платежных (иных документов), подтверждающих уплату НДС по товарам, импортируемым в Россию из стран участниц Таможенного союза;
- бланки строгой отчетности (их копии), выданные сотрудникам при оплате найма жилья и проезда во время нахождения в служебной командировке;
- документы (их нотариально заверенные копии), подтверждающие внесение вклада в уставный капитал организации и сумму НДС, восстановленного передающей стороной (п. 3 ст. 170 НК РФ);
- документы, подтверждающие уменьшение стоимости приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав), для восстановления покупателями суммы НДС (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ);
- иные документы, подлежащие регистрации в книге покупок и книге продаж. Например, комитенты (принципалы) должны хранить заверенные комиссионерами (агентами) копии счетов-фактур по приобретенным для них товарам (работам, услугам, имущественным правам).
Об этом сказано в пунктах 14 и 15 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».