Ведение журнала регистрации расчетных листков не является обязательным. Однако на случай проверки организации следует иметь документ, подтверждающий передачу расчетного листа сотруднику.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Статья: Вопрос чиновнику. Хранить ли второй экземпляр расчетного листка?
Отвечал Игорь Дудоладов, начальник отдела надзора и контроля по вопросам оплаты труда Роструда
Нет, это делать не обязательно.
Трудовой кодекс не требует хранить в компании вторые экземпляры расчетных листков. Работодатель обязан только письменно уведомить сотрудника о составных частях зарплаты. То есть достаточно передать сотрудникам такие листки* (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). А если компания этого не сделала, то возможен штраф до 50 тыс. рублей по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
В то же время на практике безопаснее подтвердить факт передачи листка, иначе сам факт его выдачи будет сложно доказать на трудовой проверке. Зафиксировать передачу листка можно по-разному. Например, вести журнал регистрации выдачи расчетных листков, включить в расчетно-платежную или расчетную ведомость графу «Расчетный листок получил», в которой сотрудники поставят подпись, и т. д. Либо можно составить листки в двух экземплярах, на одном из которых работник распишется, что получил его.* Компания вправе выбрать любой способ, а в последнем случае у нее как раз сохранятся вторые экземпляры листков.
Комментарий «УНП»
Как мы выяснили, некоторые трудинспекторы на местах считают, что необходимо хранить вторые экземпляры расчетных листков. Ссылаются они на постановление Госкомстата России от 05.01.04 № 1, которое требует вклеивать расчетный листок ежемесячно в лицевой счет работника на бумаге. Но с 2013 года компания сама утверждает формы первичных документов. Значит, вправе не применять Указания по применению унифицированной первички. А утвердить свои правила, в том числе форму и порядок подтверждения выдачи листка.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Журнал «Учет. Налоги. Право» № 9, Март 2014
21.07.2014 г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.