Достаточно заказ-наряда. Документами, подтверждающими расходы на ремонт, могут быть договор со специализированной фирмой на выполнение работ по ремонту, заказ-наряд, платежные поручения и т. д.
Составление акта выполненных работ обязательно, только если такое требование предусмотрено гражданским законодательством или заключенным договором. Такого мнения придерживается Минфин России (письмо от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750). В свою очередь ГК РФ прямо предписывает составлять акт о выполнении работ лишь при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ). О составлении акта упоминается и в статье 720 Гражданского кодекса РФ, которая распространяется на все виды договора подряда. Однако в ней сказано, что наряду с актом стороны могут составить и другой документ, удостоверяющий приемку.
Обоснование данной позиции приведено ниж е в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными
Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Перечень документов
Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет.* При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.
В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:*
- первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
- другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.
Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).
Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы.* В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:
- авансовые отчеты;
- товарные чеки;
- квитанции к приходному кассовому ордеру.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Ситуация: как при расчете налога на прибыль подтвердить понесенные расходы на оплату услуг, если отсутствует акт об оказании услуг
Подтвердите расходы другими документами.
Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому, если у организации нет акта об оказании услуг, для подтверждения расхода будет достаточно любого другого документа. Это может быть платежное поручение, кассовый чек, счет, квитанция и т. д.* Например, подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства (договор, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг и т. д.). Подробнее об этом см. Как арендатору отразить в бухучете и при налогообложении арендные платежи.
Исключением являются случаи, когда составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Книга: Библиотека журнала «Главбух». Затраты на служебный транспорт: от покупки до списания
4.2. Периодическое техническое обслуживание и техосмотр
Теперь переходим к другим регулярным расходам. В бухгалтерском учете вы их учтете в составе текущих затрат. То есть в дебете счета 20 (25, 26, 44…). А вот про налоговый учет поговорим подробнее.
Периодическое техническое обслуживание (ТО) нужно проходить минимум раз в год. Или чаще, если у машины большой пробег. Обычно ТО проходят в специализированных автосервисах. Плату за такого рода работы (замену масла, свечей зажигания, воздушных фильтров и тому подобное) отнесите на прочие расходы в силу подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Аналогичным образом учтите и стоимость, например, тормозных колодок, а также иных деталей, которые заменяют. Каких-либо специальных требований к документам нет. Так что вам понадобятся стандартные бумаги: заказ-наряд, акт выполненных работ и платежка либо кассовый чек.*
3. Статья: Рейтинг ситуаций, которые чаще всего приводят к налоговым рискам из-за несогласованности действий бухгалтерии и иных подразделений компании
2. Сотрудники АХО не оформили дефектную ведомость, подтверждающую поломку имущества компании
Второе место в рейтинге занимает отсутствие согласованности действий административно-хозяйственного отдела и бухгалтерии. В частности, сотрудники АХО зачастую не составляют дефектные ведомости. Без такого документа бухгалтеру проблематично будет списать расходы на ремонт, обосновать затраты на приобретение запчастей или аналогичного оборудования. Ведь с налоговой точки зрения ремонт основных средств должен оформляться соответствующими документами, которые подтверждали бы необходимость выполнения таких работ и факт их осуществления.
При этом, по мнению некоторых судов, именно дефектная ведомость подтверждает, что у того или иного основного средства имеются повреждения и неисправности, которые следует незамедлительно устранить. В одном из дел ФАС Поволжского округа по причине отсутствия дефектной ведомости отказал компании во включении стоимости запчастей в налоговые расходы (постановление от 24.11.11 № А57-9351/2010).
Однако, как отметил Виталий Сазанский, наличие дефектной ведомости не обязательно при наличии других подтверждающих документов. При этом расходы должны быть экономически обоснованны и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). В частности, Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 09.08.10 № 09АП-16760/2010-АК отметил, что нормы налогового законодательства не содержат конкретного перечня документов, которыми налогоплательщик должен подтверждать произведенные им затраты и их производственную направленность. Соответственно НК РФ не ставит отнесение затрат по ремонту имущества на расходы в зависимость от наличия именно дефектных ведомостей. Это подтверждают постановления ФАС Центрального от 28.04.11 № А35-6355/2010 и Московского от 17.11.10 № А40-135176/09-116-778 округов. Документами, подтверждающими расходы на ремонт, могут быть приказ руководителя о проведении ремонта и списании запчастей, договор со специализированной фирмой на выполнение работ по ремонту, заказ-наряд, акт приема-сдачи выполненных работ, счета-фактуры, платежные поручения и т. д.*
Ю.Н.?Бережная,
эксперт журнала «Российский налоговый курьер»
Журнал «Российский налоговый курьер» № 9, май 2013
09.07.2014 г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.