Конечно, при смене главного бухгалтера руководитель должен был позаботиться о приемке и передаче дел.
За грубое нарушение правил ведения бухучета и представления бухгалтерской отчетности на главного бухгалтера может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). А при нарушении сроков представления налоговой отчетности — предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.5 КоАП РФ). Причем если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек, главный бухгалтер не понесет административной ответственности. Так, при нарушении валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).
Обращаем Ваше внимание, что привлечь нового главного бухгалтера к административной ответственности за ошибки предыдущего нельзя. Ведь согласно пункту 1 статьи 1.5 КоАП РФ лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. Такое же мнение отражено в письме Минфина России от 23.10.08 № 03-02-08/20.
Кроме того, в настоящий момент Вам нежно ознакомиться с учетной политикой общества.
По общему правилу, ведение бухучета и хранение документов бухучета организует руководитель организации (ч. 1 ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Он обязан выбрать один из следующих вариантов и закрепить это в учетной политике:
– возложить ведение бухучета на главного бухгалтера или на другого ответственного сотрудника организации;
– принять ведение бухучета на себя (для субъектов малого и среднего бизнеса, а также некоммерческих организаций, имеющих право применять упрощенные способы ведения бухучета).
Об этом сказано в части 3 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Таким образом, если такой информации в учетной политике нет, то предупредите руководителя о том, что он может быть привлечен к ответственности. Если обнаруженные ошибки повлекли недоплату налога в бюджет, то Вы обязаны представить уточненные декларации. Это следует из положений пункта 1 статьи 81 и пункта 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ.
В первую очередь, это может вызвать начало проведения камеральных проверок.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и в статье журнала «Российский налоговый курьер», которую Вы можете найти в закладке «Журналы» «Системы Главбух» vip - версия
1. Статья: Новый главбух принимает дела
Н.В. Карпуненкова, первый аудитор ООО «Бетроен»
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Процедуру передачи дел целесообразно оформить приказом
Все переданные документы и регистры безопаснее отразить в акте
Важно провести инвентаризацию имущества и обязательств
Главный бухгалтер не только ведет бухгалтерский и налоговый учет, составляет налоговую и бухгалтерскую отчетность, но и следит за движением денег и иного имущества в организации, а также поддерживает документооборот и контролирует деятельность других сотрудников бухгалтерии. Поэтому в случае ухода из компании главбуха ему важно передать дела, а новому специалисту — правильно их принять, чтобы быть в курсе всех дел и в дальнейшем комфортно работать (см. схему).
1. Ознакомиться с трудовым и коллективным договорами, должностной инструкцией и иными локальными актами компании. Этот предварительный этап при приеме на работу проходят все без исключения сотрудники компании. Главбуху необходимо четко представлять весь спектр должностных обязанностей, чтобы структурировать и организовать свою работу, а также определиться с тем, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего сотрудника.
2. Ознакомиться с приказом о передаче дел. В приказе должно быть указано ФИО лица, принимающего дела (новый главный бухгалтер), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и иных лиц, участвующих в передаче дел (руководитель, аудитор, секретарь).
Кроме того, важно обратить внимание на сроки приема-передачи дел и порядок документального оформления такой передачи (если такой порядок не установлен в компании отдельным документом).
3. Убедиться, что прежний главбух провел инвентаризацию имущества и обязательств компании. Главный бухгалтер является материально ответственным лицом (ст. 243 ТК РФ). Поэтому на дату приема-передачи дел новому главбуху целесообразно провести инвентаризацию (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, и п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). При этом новый главный бухгалтер включается в состав инвентаризационной комиссии.*
Также нелишним будет запросить у налоговиков и контролеров из фондов справку о состоянии расчетов с бюджетом (письменно или по ТКС). Это поможет выявить наличие недоимки или переплаты. Новому бухгалтеру это поможет сориентироваться с планированием налогового учета в компании.
4. Принять у прежнего главбуха документы. В первую очередь необходимо проверить наличие бумаг и ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период — период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).
Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (создание соответствующих резервов, последовательность применения учетных политик, правильность формирования финансового результата и т. п.).
Новому бухгалтеру передаются регистры бухгалтерского и налогового учета, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж и иные документы. Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху будет затруднительно из-за их большого количества. В этом случае проверить наличие «первички», а также полноту и правильность заполнения ее реквизитов можно выборочно.
Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли контролеры. Чтобы оценить качество предоставленной отчетности, а также меру ответственности предыдущего главбуха, можно изучить и его переписку с соответствующими органами.
5. Получить пояснения прежнего главбуха. Пояснения могут касаться как ведения учета, так и взаимодействия с другими подразделениями компании, контрагентами и контролерами. В частности, прежний главбух может поделиться контактами опытного налогового консультанта, подсказать, кто из сотрудников курьерской службы оперативнее доставляет корреспонденцию поставщикам и в налоговую инспекцию, объяснить принцип работы внутренней электронной системы учета информации.
6. Составить акт приема-передачи дел. В акте целесообразно отразить результаты инвентаризации, наличие недоимки или переплаты по налогам и взносам, указать на наличие дебиторской и кредиторской задолженности. При этом важно, чтобы акт подписал и новый, и прежний главный бухгалтер, а также руководитель компании.
2. Рекомендация: Как организовать ведение бухучета
Вести бухучет и составлять бухгалтерскую отчетность обязаны все без исключения организации (ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). А порядок ведения бухучета зависит от статуса организации и от системы налогообложения, которую она применяет.
Полностью освобождены от ведения бухучета:
- индивидуальный предприниматель (лицо, занимающееся частной практикой) – в случае если он ведет учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей (например, при применении ЕНВД) в порядке, установленном российским налоговым законодательством;
- находящиеся на территории России филиал, представительство или иное структурное подразделение организации, созданные в соответствии с законодательством иностранного государства, – в случае если они ведут учет доходов, расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном налоговым законодательством.
Об этом сказано в пунктах 1 и 2 части 2 статьи 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Упрощенные способы бухучета
Упрощенные способы ведения бухучета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, вправе применять три группы организаций. К первой из них относятся субъекты малого предпринимательства. Во вторую группу входят организации, получившие статус участников проекта «Сколково». И наконец к третьей группе относятся некоммерческие организации, если поступления им (деньгами или иным имуществом) за предыдущий отчетный период не превысили 3 млн руб.
Упрощенные способы ведения бухучета не вправе применять адвокатские и нотариальные объединения, различные виды кооперативов, общества взаимного страхования, политические партии, микрофинансовые, государственные и саморегулируемые организации, а также некоммерческие организации, признанные иностранными агентами.
Такой перечень приведен в части 4 статьи 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Организация бухучета
Ведение бухучета и хранение документов бухучета организует руководитель организации (ч. 1 ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Он обязан выбрать один из следующих вариантов и закрепить это в учетной политике:
- возложить ведение бухучета на главного бухгалтера или на другого ответственного сотрудника организации;
- заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета со сторонней организацией (специалистом);
- принять ведение бухучета на себя (для субъектов малого и среднего бизнеса, а также некоммерческих организаций, имеющих право применять упрощенные способы ведения бухучета).
Об этом сказано в части 3 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
03.07.2014 г.
С уважением,
Александр Ермаченко, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».