Если сотрудник отработал в организации менее 11 месяцев, то ему положена пропорциональная компенсация. В Вашем случае сотрудник прият не с начала месяца, а в этом случае в расчет нужно принять не календарные, а рабочие месяцы. При этом если сотрудник увольняется до истечения полного рабочего месяца, но при этом отработал больше половины рабочего месяца, тогда этот месяц нужно принять за полный. Таким образом, сотрудник отработал с 18.01 по 13.02 это больше половины месяца (29: 2) следовательно, для расчета применяйте один месяц. 28/12*1= 2,33.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».
Рекомендация: Как рассчитать итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
После определения размера среднего дневного заработка, рассчитайте количество неиспользованных дней отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию.
Расчет количества неиспользованных дней отпуска
<…>
Если сотрудник в рабочем году отработал в организации менее 11 месяцев, то за этот год ему положена пропорциональная компенсация (п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169). То есть количество неиспользованных дней отпуска в этом случае определяйте пропорционально отработанному времени:*
Количество полных отработанных месяцев определяйте по количеству отработанных в этих месяцах дней. Если сотрудник отработал больше половины месяца, тогда этот месяц нужно принять за полный. Если сотрудник отработал меньше половины месяца, то этот месяц не учитывайте совсем.* Такое правило установлено пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.
<…>
Пример определения количества неиспользованных дней отпуска при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Сотрудник отработал менее 11 месяцев*
В.К. Волков работает в организации с 23 ноября 2011 года. Сотруднику положен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
27 февраля 2012 года Волков уволился. Ежегодный отпуск он не брал, поэтому ему положена компенсация за неиспользованный отпуск.
Количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер определил так.
Сотрудник отработал в организации менее 11 месяцев (с 23 ноября 2011 года по 27 февраля 2012 года), поэтому ему положена пропорциональная компенсация. Чтобы рассчитать количество неиспользованных дней отпуска, бухгалтер определил, что количество полных отработанных (рабочих) месяцев равно трем:
· с 23 ноября 2011 года по 22 декабря 2011 года;
· с 23 декабря 2011 года по 22 января 2012 года;
· с 23 января 2012 года по 22 февраля 2012 года.
Оставшееся количество дней до увольнения сотрудника составляет пять дней (с 23 по 27 февраля 2012 года), что меньше половины рабочего месяца (29 дн.: 2). Поэтому при расчете компенсации они не учитываются.
Бухгалтер рассчитал количество неиспользованных дней отпуска, за которые нужно выплатить Волкову компенсацию, так:
28 дн.: 12 мес. ? 3 мес. = 6,99 дн.
<…>
Ситуация: как определить количество полных отработанных месяцев в целях расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, если сотрудник принят на работу не с начала месяца
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
Официальная позиция по данному вопросу контролирующими ведомствами не высказывалась. Однако, по мнению Минздравсоцразвития России, если сотрудник принят на работу не с начала месяца, то определять количество полных отработанных месяцев для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении необходимо следующим образом.
В расчет нужно принять не календарные, а рабочие месяцы. Например, если сотрудник был принят на работу 23 января, то его полный рабочий месяц истекает 22 февраля. Следующий рабочий месяц начинается 23 февраля, а истекает 22 марта и т. д.* Косвенно такой порядок подтверждают положения пункта 1 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.
При этом если сотрудник увольняется до истечения полного рабочего месяца, то при включении отработанного времени в расчет необходимо руководствоваться пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169. Если сотрудник отработал больше половины рабочего месяца, тогда этот месяц нужно принять за полный. Если сотрудник отработал меньше половины рабочего месяца, то этот месяц не учитывайте совсем.*
Например, если сотрудник до увольнения отработал в организации период с 23 января по 12 марта, то количество рабочих месяцев составит:
· с 23 января по 22 февраля – один полный рабочий месяц;
· с 23 февраля по 12 марта – 19 дней, что больше половины рабочего месяца с 23 февраля по 22 марта (29 дн.: 2).
Таким образом, округление производится в большую сторону – до двух месяцев.*
Если бы в расчет были приняты календарные месяцы, то число отработанных месяцев сократилось бы до одного. январь (с 23 января по 30 января) и март (с 1 марта по 12 марта) не попали бы в расчет, и остался бы один месяц – февраль (с 1 февраля по 29 февраля). Этот вариант не выгоден для сотрудника и не отвечает требованиям Минздравсоцразвития России, изложенным в письме от 7 декабря 2005 г. № 4334-17.*
Ситуация: нужно ли округлить до полных дней дробное количество дней, за которое надо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением
При расчете количества неиспользованных дней отпуска, за которые нужно выплатить компенсацию, может получиться дробное количество дней. Например, если сотруднику надо выплатить компенсацию за пять отработанных месяцев, получается 11,67 дней (28 дн.: 12 мес. ? 5 мес.).
Законодательство не предусматривает механизма округления количества неиспользованных дней отпуска. Поэтому этот вопрос остается на усмотрение организации.
Но, если организация принимает решение об округлении, например до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу сотрудника* (письмо Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17).
Пример определения количества неиспользованных дней отпуска при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. В организации установлен порядок округления количества неиспользованных дней отпуска до целых чисел*
Главный бухгалтер А.С. Глебова работает в организации с 11 мая 2011 года. С 27 февраля 2012 года она уволилась. Весь этот период сотрудница отработала полностью.
Глебова в рабочем году отработала менее 11 месяцев, поэтому ей положена пропорциональная компенсация. Чтобы определить количество неиспользованных дней отпуска, бухгалтер определил, что количество полных (рабочих) месяцев работы сотрудницы в организации равно девяти (с 11 мая 2011 года по 10 февраля 2012 года).
Оставшееся количество дней до увольнения сотрудника составляет 17 (с 11 по 27 февраля 2012 года), что больше половины рабочего месяца (29 дн.: 2). Поэтому эти 17 дней бухгалтер также включил в расчет.
В итоге получилось, что Глебова отработала 10 полных месяцев.
В организации установлен порядок округления количества неиспользованных дней отпуска до целых чисел.
Количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер рассчитал так:
28 дн.: 12 мес. ? 10 мес. = 23,33 дн.
Полученное дробное количество неиспользованных дней отпуска бухгалтер округлил в пользу Глебовой. Поэтому компенсация ей была выплачена за 24 календарных дня.
<…>
Нина Ковязина, заместитель директора
департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Читайте также:
Как рассчитать дни неиспользованного отпуска при увольнении в 2017 году