При невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода (календарного года), в котором выплачен доход, письменно сообщить об этом в налоговый орган (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Информацию про невозможность удержать НДФЛ необходимо отправить в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента (подп. 2 п. 3 ст. 24 и п. 5 ст. 226 НК РФ). Сообщение о невозможности удержать налог и о неудержанной сумме НДФЛ представляется по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.
В данном случае в поле «признак» справки по форме 2-НДФЛ проставляется цифра 2. Такой порядок установлен в разделе II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20__ год», утвержденных приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.
Последний день для подачи налоговыми агентами сообщений о невозможности удержать налог на доходы физических лиц и о сумме этого обязательного платежа за 2013 год — 31 января 2014 года.
В соответствии с пунктом 1 статьи 126 НК РФ непредставление в установленный срок налоговому органу документов, предусмотренных Налоговым кодексом, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.
Административное наказание предполагает наложение штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц — от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Сообщить про невозможность удержать НДФЛ налоговый агент обязан в любом случае, даже если он пропустил установленный для этого пунктом 5 статьи 226 НК РФ срок. Такое разъяснение, правда относительно другого случая представления справки по форме 2-НДФЛ, дали специалисты Федеральной налоговой службы в письме от 16.07.2012 № ЕД-4-3/11637@.
Пункт 5 статьи 226 Налогового кодекса обязывает налогового агента направить справку по форме 2-НДФЛ не только в налоговую инспекцию, но и в адрес налогоплательщика.
Даже если вы пропустили срок, подготовьте вторую справку и для физического лица.
Направляя пусть и с опозданием физическому лицу справку по форме 2-НДФЛ о невозможности удержать налог, нелишним будет приложить сопроводительное письмо с пояснениями.
Форма сопроводительного письма не установлена ни Налоговым кодексом, ни каким-либо другим нормативным актом. Однако такой документ очень важен и нужен, поскольку не каждый работник при получении от работодателя справки по форме 2-НДФЛ, содержащей информацию о неудержанном налоге, знает, для чего она ему выдана и что с ней дальше нужно делать. Сопроводительное письмо призвано все ему объяснить.
В письме в произвольной форме сообщите об обстоятельствах совершения ошибки, ее причинах и, главное, о том, что нужно сделать самому налогоплательщику.
После направления налогоплательщику и налоговому органу письменного сообщения о невозможности удержать налог и его сумме обязанность организации как налогового агента прекращается (письма Минфина России от 05.04.2010 № 03-04-06/10-62 и от 09.02.2010 № 03-04-06/10-12). С этого момента обязанность по уплате НДФЛ возлагается на налогоплательщика (письмо Минфина России от 17.11.2010 № 03-04-08/8-258).
В соответствии с нормой пункта 2 статьи 230 НК РФ ежегодно до 1 апреля налоговый агент составляет справки по форме 2-НДФЛ на всех налогоплательщиков, которым в истекшем году начислен облагаемый доход.
Допустимо ли представить сведения о невозможности удержать с физического лица исчисленную сумму налога на доходы физических лиц вместе со справкой по форме 2-НДФЛ за год или можно попытаться сдать только одну справку? Нет, недопустимо, поскольку в данном случае речь идет о двух разных основаниях представления в налоговый орган справки 2-НДФЛ:
- выплата облагаемого налогом дохода (п. 2 ст. 230 НК РФ);
- невозможность удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).