Изменение или продление сроков командировки не нужно отражать в служебном задании, приказе или в командировочном удостоверении. Зато важно правильно оформить соответствующие документы. Порядок действий на случай, если сроки командировки продлили или наоборот сократили, смотрите в статье и скачивайте образцы документов с инструкциями по заполнению.
Забирайте документы для оформления командировки!
Положение о командировках Скачать актуальный образец
|
Регламент по командировкам
и служебным поездкамСкачать актуальный образец |
Приказ об окончании командировки и отзыве сотрудника Скачать актуальный образец
|
Служебная записка о подтверждении
факта пребывания в командировке Скачать актуальный образец Как составить служебную записку для подтверждения командировки |
Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам — в главе 24 Трудового кодекса.
Ни один из этих документов не устанавливает ни порядок отзыва работника из командировки, ни порядок продления командировки. Поэтому подробно рассмотрим, как можно оформить изменение сроков командировки. Но сначала вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку.
Какими документами оформить командировку сотрудника
Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:
- оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки (п. 6 Положения о командировках). Для этого он может использовать форму № Т-10а или форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1);
- приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме № Т-9, № Т-9а или самостоятельно разработанной форме;
- командировочное удостоверение по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках);
- выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.
Формы первичных документов для оформления командировки сотрудника
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).
По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан (п. 26 Положения о командировках):
- представить работодателю авансовый отчет по форме № АО-1 об израсходованных в связи с командировкой суммах, утвержденной постановлением Госкомстата от 01.08. 2001 № 55, или по самостоятельно разработанной форме;
- произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному ему перед отъездом в командировку.
К авансовому отчету работник должен приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).
Кроме авансового расчета, ему также нужно представить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем своего структурного подразделения (п. 26 Положения о командировках).
Изменение срока командировки: причины
Сроки командировки могут быть изменены, если сотрудник не успел выполнить служебное задание или выполнил его гораздо быстрее. То есть, изменить сроки служебной поездки можно так:
- продлить командировку;
- отозвать сотрудника из командировки.
В двух этих случаях нужно правильно оформить документы.
Продолжительность командировки законодательством не установлена. Ее определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (ст. 166 ТК, п. 4 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Это правило действует как для командировок по территории России, так и для загранкомандировок. Срок командировки отражают в приказе о командировке (п. 3 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Порядок отзыва из командировки или продления ее срока может быть установлен в положении о командировках, принятом в организации. В нем, в частности, может быть определено, что при необходимости решение об отзыве сотрудника из командировки (продлении первоначально установленного срока) принимает генеральный директор по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом руководителя организации.
Образец положения о командировках
Документы для оформления изменения сроков командировки
Изменение сроков командировки отражать в служебном задании, приказе или командировочном удостоверении не нужно, но придется оформить дополнительные документы.
Поскольку срок командировки указывается в приказе о направлении работника в командировку, логично, что и решение об отзыве из командировки или продлении ее срока будет также оформлено приказом. С этим согласны и специалисты Минфина России (письмо от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74). Приказ об отзыве из командировки или продлении ее срока поможет обосновать возникшие дополнительные расходы и признать их в полной сумме в налоговом учете.
Как учесть командировочные расходы
Отзыв сотрудника из командировки
Отозвать сотрудника из служебной поездки работодатель может в нескольких случаях, например:
- в связи с досрочным выполнением работником служебного задания;
- если во время следования работника к месту командирования в выполнении служебного задания отпала необходимость;
- невозможно выполнить служебное задание по независящим от сотрудника причинам.
Приказ об отзыве сотрудника из командировки
Для отзыва сотрудника из командировки работодатель составляет приказ. Унифицированной формы этого документа нет, поэтому можно составить его в произвольной форме на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник.
Получив от начальника структурного подразделения служебную записку об отзыве работника из командировки, руководитель организации поставит на ней:
- свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ об отзыве сотрудника из командировки»;
- подпись.
После этого отдел кадров подготовит приказ от отзыве работника из командировки.
В приказе нужно указать:
- сведения о работодателе:
- дату и номер документа;
- название документа;
- причины отзыва сотрудника из отпуска;
- распоряжение главному бухгалтеру о пересчете командировочных;
- ставят дату и подпись.
Образец приказа об отзыве сотрудника из командировки
С приказом сотрудник будет ознакомлен под роспись по возвращении из командировки. А причины, по которым он вернулся раньше, работник изложит в отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.
Как отметить в табеле отзыв сотрудника из командировки
Если сотрудник вернулся из командировки досрочно, в табеле учета рабочего времени со дня его выхода на работу будет проставляться один из «рабочих» кодов в зависимости от графика его работы, например буквенный код Я или цифровой 01 (продолжительность работы в дневное время).
Перерасчет аванса при отзыве сотрудника из командировки
На основании приказа об отзыве из командировки бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.
Неизрасходованный остаток сотрудник может вернуть в кассу организации, или эта сумма будет удержана из его заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
При выплате заработной платы можно удерживать не более 20% начисленной суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Продление срока служебной командировки
По каким причинам может понадобиться продление срока командировки? Командировка может быть продлена, например, в связи с производственной необходимостью, когда:
- в этом заинтересована принимающая сторона;
- работодатель поручает командированному сотруднику дополнительный объем работы;
- работник не успевает выполнить командировочное задание, в том числе по независящим от него причинам.
Продление возможно и по причине болезни сотрудника, в связи с транспортными проблемами (например, опозданием поезда, самолета, отсутствием билетов и т. д.), а также в связи с производственной необходимостью.
Для продления срока командировки:
- начальник производственного участка или непосредственный руководитель сотрудника подает директору служебную записку. В ней указывает причины продления служебной поездки;
- на основании служебной записки директор составляет приказ о продлении срока командировки.
Приказ о продлении срока командировки
Унифицированной формы приказа о продлении срока командировки нет. Поэтому составить его можно в произвольной форме. главное, указать в нем причины продления служебной поездки.
Образцы документов для продления командировки!
Как оплатить командировку, которую продлили
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле нужно дополнительно отразить буквенным кодом РВ или цифровым кодом 03: К/РВ или 06/03. Указывать количество отработанных часов нужно только в случае, когда работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда России в недавно опубликованном письме от 14.02.2013 № 14-2-291.
По возвращении из командировки с сотрудником будет произведен расчет, а именно:
- выплачены суточные в полном размере (п. 11, 17 и 19 Положения о командировках);
- возмещены документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 14 и 21 Положения о командировках);
- выплачен средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения о командировках).
Как пересчитать суточные в командировке
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2024 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Как оформлять командировки дистанционных работников
- Как подтвердить расходы на каршеринг в командировках
- Как подтвердить расходы на покупку электронного авиабилета
- Максимальный срок командировки по ТК РФ
- Платить ли надбавки и районный коэффициент в командировке в районы Крайнего Севера
Темы: