Расходы на проезд, как правило, составляют существенную часть командировочных затрат. Как подтвердить их обоснованность?
Состав расходов
Согласно пункту 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749), расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включают:
- расходы на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
- страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
- оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
При этом под транспортом общего пользования понимаются:
- железнодорожный транспорт (пассажирские поезда);
- водный транспорт (морские и речные судна);
- воздушный транспорт (пассажирские самолеты);
- автомобильный транспорт (автобусы и маршрутки общего пользования);
- электротранспорт (электрички, троллейбусы и трамваи).
Документом, подтверждающим расходы на проезд, является проездной билет.
Обратите внимание: расходы на проезд при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, который предусмотрен пунктом 12 Положения № 749 для командировок в пределах территории Российской Федерации.
Электронные билеты
В настоящее время все большей популярностью стали пользоваться электронные авиа- и железнодорожные билеты. Согласно подпункту 2 пункта 1 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции считается документом строгой отчетности и служит для осуществления организациями и предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. В связи с этим, как отмечено в письмах Минфина России от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21188 , от 30 апреля 2013 г. № 03-03-07/15219, оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются:
- сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указаны стоимость перелета и форма оплаты;
- посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;
- документы, подтверждающие оплату электронного билета.
В соответствии с пунктом 1 приложения к приказу Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте» электронный проездной документ (билет) используется для удостоверения договора перевозки пассажира в поездах дальнего следования или пригородного сообщения. Указанная в нем информация о железнодорожной перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и находится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.
Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) на поезд дальнего следования содержат обязательную информацию о перевозке пассажира, предусмотренную пунктом 2 приложения к приказу № 322. Контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) оформляется и обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.
Таким образом, при железнодорожных перевозках оправдательными документами, подтверждающими расходы на проезд, служит контрольный купон (выписка), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. Такие разъяснения даны в письмах Минфина России от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187, от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12256, от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515 и ФНС России от 12 октября 2012 г. № АС-4-2/17308.
Важно!
При потере подлинников проездных документов разрешено воспользоваться дубликатом проездного документа или копией экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку, или справкой из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (письмо Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18).
Если утерян посадочный талон, в качестве документа, подтверждающего расходы на осуществленный авиаперелет, может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (письма Минфина России от 27 февраля 2012 г. № 03-03-07/6, от 13 января 2012 г. № 03-03-06/1/11).
Учет расходов
Расходы налогоплательщика на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
В бухгалтерском учете затраты на командировки, в том числе на проезд, как правило, включают в состав общехозяйственных расходов. Однако, если командировка непосредственно связана с покупкой или сооружением основных средств, то в бухучете командировочные расходы попадают в категорию затрат на приобретение объектов основных средств (п. 4 , 8 ПБУ 6/01). В то же время в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 26 августа 2009 г. № Ф04-4823/2009(12587-А27-26) сказано, что перечень фактических затрат на приобретение, сооружение и изготовление основных средств содержится в ПБУ 6/01 «Учет основных средств», но командировочные расходы в этот перечень не входят.
Налоговый кодекс РФ не требует увеличивать первоначальную стоимость основного средства на командировочные расходы. Кроме того, как уже говорилось, расходы на командировки прямо поименованы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Однако у организаций время от времени возникают споры с проверяющими, которые настаивают на отражении затрат на командировки, связанные с приобретением основных средств, в стоимости последних. Обоснование – первоначальная стоимость основного средства должна включать все расходы на его приобретение (п. 1 ст. 257 Налогового кодекса РФ). Налоговиков поддерживают и некоторые судьи (см. например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 7 июля 2009 г. № А19-1020/09).
Но в большинстве случаев арбитражные суды с решениями налоговых инспекций не соглашаются (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 26 августа 2009 г. № Ф04-4823/2009(12587-А27-26), ФАС Поволжского округа от 27 августа 2009 г. № А57-3361/2009, от 15 января 2009 г. № А55-5612/2008 и др.).
Таким образом, на вопрос, как учитывать в целях налогообложения расходы на командировки, связанные с приобретением основных средств, однозначного ответа нет. Поэтому организации придется самостоятельно решать, относить их в текущие расходы или включать в стоимость основного средства.
Вычет НДС
Согласно пункту 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ, суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, учитываемым при исчислении налога на прибыль организаций, подлежат вычету при определении суммы налога на добавленную стоимость, перечисляемой в бюджет.
Вычеты сумм налога производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3 , 6–8 статьи 171 Налогового кодекса РФ.
В соответствии с пунктом 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок, предназначенной для определения сумм НДС, предъявляемых к вычету, регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. При этом регистрация в книге покупок счетов-фактур, выставленных агентством, реализующим авиабилеты от имени транспортных компаний, нормами п остановления № 1137 не предусмотрена.
Как уже было сказано, маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции является документом строгой отчетности и нужна для осуществления организациями и предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, при приобретении услуг по воздушной перевозке пассажиров, находящихся в служебной командировке, оформленных электронным билетом, при исчислении НДС, подлежащего уплате в бюджет, к вычету принимается сумма налога, выделенная отдельной строкой в маршрут/квитанции электронного пассажирского билета, составленного автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок и распечатанного на бумажном носителе. Такое разъяснение приведено в письме Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01.
Но арбитры считают иначе: главой 21 Налогового кодекса РФ не предусмотрено в качестве основания для отказа в применении вычета невыделение НДС в перевозочных документах (авиабилетах). Да и агенты могут действовать от своего имени, а не только от имени принципала (п. 1 ст. 1005 Гражданского кодекса РФ), в том числе выставлять счета-фактуры (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Так, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 ноября 2012 г. по делу № А19-5831/2012 отмечено следующее: налоговое законодательство допускает, что при оказании услуг по розничным ценам (тарифам) предъявленная покупателю сумма налога может не выделяться отдельной строкой в выдаваемых исполнителем услуг документах установленной формы. Однако данное обстоятельство не препятствует применению вычетов сумм налога, уплаченных по таким документам.
Аналогичный вывод содержится в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 28 ноября 2008 г. № Ф08-7171/2008 и от 20 октября 2008 г. № Ф08-6336/2008 ( определением ВАС РФ от 11 февраля 2009 г. № 1317/09 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра).
НДФЛ
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
Таким образом, как указано в письме Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18, компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение.
При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.
Еще по этой теме: Командировки в 2015 году: какие документы понадобятся
- Статьи по теме:
- Какие расходы не учитывают в целях налогообложения прибыли по статье 270 НК РФ
- Форма УПД 2024: скачать бланк, образец заполнения
- Представительские расходы в 2024 году: нормирование, оформление, списание
- Учет НДС с авансов полученных: когда платить, как рассчитать
- Как уменьшить НДС: законные способы оптимизации