Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как бухгалтеру ужиться с любым начальником

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Списываем расходы на проезд в командировке

21 января 2015 717 просмотров

Печатная версия
Электронный журнал

Расходы на проезд, как правило, составляют существенную часть командировочных затрат. Как подтвердить их обоснованность?

Состав расходов

Согласно пункту 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749), расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включают:

  • расходы на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
  • страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
  • оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

При этом под транспортом общего пользования понимаются:

  • железнодорожный транспорт (пассажирские поезда);
  • водный транспорт (морские и речные судна);
  • воздушный транспорт (пассажирские самолеты);
  • автомобильный транспорт (автобусы и маршрутки общего пользования);
  • электротранспорт (электрички, троллейбусы и трамваи).

Документом, подтверждающим расходы на проезд, является проездной билет.

Обратите внимание: расходы на проезд при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, который предусмотрен пунктом 12 Положения № 749 для командировок в пределах территории Российской Федерации.

Электронные билеты

В настоящее время все большей популярностью стали пользоваться электронные авиа- и железнодорожные билеты. Согласно подпункту 2 пункта 1 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции считается документом строгой отчетности и служит для осуществления организациями и предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. В связи с этим, как отмечено в письмах Минфина России от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21188 , от 30 апреля 2013 г. № 03-03-07/15219, оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются:

  • сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указаны стоимость перелета и форма оплаты;
  •  посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;
  • документы, подтверждающие оплату электронного билета.

В соответствии с пунктом 1 приложения к приказу Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте» электронный проездной документ (билет) используется для удостоверения договора перевозки пассажира в поездах дальнего следования или пригородного сообщения. Указанная в нем информация о железнодорожной перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и находится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.

Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) на поезд дальнего следования содержат обязательную информацию о перевозке пассажира, предусмотренную пунктом 2 приложения к приказу № 322. Контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) оформляется и обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

Таким образом, при железнодорожных перевозках оправдательными документами, подтверждающими расходы на проезд, служит контрольный купон (выписка), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. Такие разъяснения даны в письмах Минфина России от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187, от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12256, от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515 и ФНС России от 12 октября 2012 г. № АС-4-2/17308.

Важно!
При потере подлинников проездных документов разрешено воспользоваться дубликатом проездного документа или копией экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку, или справкой из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (письмо Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18).

Если утерян посадочный талон, в качестве документа, подтверждающего расходы на осуществленный авиаперелет, может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (письма Минфина России от 27 февраля 2012 г. № 03-03-07/6, от 13 января 2012 г. № 03-03-06/1/11).

Учет расходов

Расходы налогоплательщика на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

В бухгалтерском учете затраты на командировки, в том числе на проезд, как правило, включают в состав общехозяйственных расходов. Однако, если командировка непосредственно связана с покупкой или сооружением основных средств, то в бухучете командировочные расходы попадают в категорию затрат на приобретение объектов основных средств (п. 4 , 8 ПБУ 6/01). В то же время в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 26 августа 2009 г. № Ф04-4823/2009(12587-А27-26) сказано, что перечень фактических затрат на приобретение, сооружение и изготовление основных средств содержится в ПБУ 6/01 «Учет основных средств», но командировочные расходы в этот перечень не входят.

Налоговый кодекс РФ не требует увеличивать первоначальную стоимость основного средства на командировочные расходы. Кроме того, как уже говорилось, расходы на командировки прямо поименованы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Однако у организаций время от времени возникают споры с проверяющими, которые настаивают на отражении затрат на командировки, связанные с приобретением основных средств, в стоимости последних. Обоснование – первоначальная стоимость основного средства должна включать все расходы на его приобретение (п. 1 ст. 257 Налогового кодекса РФ). Налоговиков поддерживают и некоторые судьи (см. например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 7 июля 2009 г. № А19-1020/09).

Но в большинстве случаев арбитражные суды с решениями налоговых инспекций не соглашаются (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 26 августа 2009 г. № Ф04-4823/2009(12587-А27-26), ФАС Поволжского округа от 27 августа 2009 г. № А57-3361/2009, от 15 января 2009 г. № А55-5612/2008 и др.).

Таким образом, на вопрос, как учитывать в целях налогообложения расходы на командировки, связанные с приобретением основных средств, однозначного ответа нет. Поэтому организации придется самостоятельно решать, относить их в текущие расходы или включать в стоимость основного средства.

Вычет НДС

Согласно пункту 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ, суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, учитываемым при исчислении налога на прибыль организаций, подлежат вычету при определении суммы налога на добавленную стоимость, перечисляемой в бюджет.

Вычеты сумм налога производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3 , 6–8 статьи 171 Налогового кодекса РФ.

В соответствии с пунктом 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок, предназначенной для определения сумм НДС, предъявляемых к вычету, регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. При этом регистрация в книге покупок счетов-фактур, выставленных агентством, реализующим авиабилеты от имени транспортных компаний, нормами п остановления № 1137 не предусмотрена.

Как уже было сказано, маршрут/квитанция электронного пассажирского  билета и багажной квитанции является документом строгой отчетности и нужна для осуществления организациями и предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, при приобретении услуг по воздушной перевозке пассажиров, находящихся в служебной командировке, оформленных электронным билетом, при исчислении НДС, подлежащего уплате в бюджет, к вычету принимается сумма налога, выделенная отдельной строкой в маршрут/квитанции электронного пассажирского билета, составленного автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок и распечатанного на бумажном носителе. Такое разъяснение приведено в письме Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01.

Но арбитры считают иначе: главой 21 Налогового кодекса РФ не предусмотрено в качестве основания для отказа в применении вычета невыделение НДС в перевозочных документах (авиабилетах). Да и агенты могут действовать от своего имени, а не только от имени принципала (п. 1 ст. 1005 Гражданского кодекса РФ), в том числе выставлять счета-фактуры (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Так, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 ноября 2012 г. по делу № А19-5831/2012 отмечено следующее: налоговое законодательство допускает, что при оказании услуг по розничным ценам (тарифам) предъявленная покупателю сумма налога может не выделяться отдельной строкой в выдаваемых исполнителем услуг документах установленной формы. Однако данное обстоятельство не препятствует применению вычетов сумм налога, уплаченных по таким документам.

Аналогичный вывод содержится в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 28 ноября 2008 г. № Ф08-7171/2008 и от 20 октября 2008 г. № Ф08-6336/2008 ( определением ВАС РФ от 11 февраля 2009 г. № 1317/09 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра).

НДФЛ

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, как указано в письме Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18, компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка