Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Срочно заберите все!
№24

С нерадивого сотрудника можно потребовать возмещение вреда

8 апреля 2015 644 просмотра

Сайт журнала «РНК»

Электронный журнал «РНК»

Как показывает практика, иногда совсем незначительная на первый взгляд оплошность сотрудника организации может привести к существенным финансовым и налоговым потерям как для самого сотрудника, так и для компании, в которой он работает.

Мы выяснили, какие оплошности сотрудников наиболее рискованны с налоговой точки зрения, как их избежать и свести к минимуму негативные последствия.

Директор не заверил декларацию печатью

Прямой обязанности проставлять печать на бумажной налоговой декларации НК РФ не устанавливает. Однако при проведении проверок налоговики руководствуются порядком заполнения деклараций, в которых такая обязанность закреплена (например, Порядок заполнения налоговой декларации по НДС, утв. приказом Минфина России от 15.10.09 № 104н, Порядок заполнения декларации по налогу на прибыль организаций, утв. приказом ФНС России от 22.03.12 № ММВ-7-3/174@, Порядок заполнения налоговой декларации по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, утв. приказом Минфина России от 22.06.2009 № 58н).

Формально налоговики не вправе отказать в принятии даже неверно заполненной декларации (п. 4 ст. 80 НК РФ). Однако на практике инспекторы руководствуются Административным регламентом ФНС России по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (утв. приказом Минфина России от 02.07.12 № 99н). Этот регламент содержит список оснований, по которым налоговый орган может отказать в приеме декларации. Одним из оснований является отсутствие печати на декларации (подп. 4 п. 28 Регламента).

Подобный спор рассмотрел ВАС РФ в решении от 02.04.12 № 2111/12. В этом деле организация обжаловала положения Порядка заполнения налоговой декларации по ЕНВД в части, обязывающей заверять указанную декларацию печатью организации. Суд пришел к выводу, что оспариваемые положения не противоречат НК РФ. Аналогичные выводы делает Минфин России в письмах от 01.02.13 № 03-02-07/1/2031 и от 31.01.11 № 03-02-07/1-26.

Таким образом, велика вероятность, что представление налоговой декларации, на которой руководитель забыл проставить печать, повлечет за собой отказ в ее приеме и, как следствие, пени и налоговые санкции (ст. 119 НК РФ). Минфин России рекомендует заверять подпись руководителя основной печатью организации (письмо от 18.11.11 № 03-02-07/1-397).

В настоящее время компании вправе представлять декларации, в том числе и в электронном виде. Такой способ подачи отчетности исключит вероятность того, что руководитель забудет заверить свою подпись на декларации печатью организации.

Кассир не проверил банкноту, которая оказалась фальшивой

Если из-за невнимательности кассира (материально ответственного лица) компания понесла убытки, их можно взыскать с виновного сотрудника. Но только в том случае, если проверка подлинности денежных банкнот предусмотрена должностной инструкцией кассира. Кроме того, работодатель обязан обеспечить кассира техническими средствами контроля (абз. 5 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Сумма полученного возмещения вреда образует внереализационный доход компании (п. 3 ст. 250 и подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). Более того, если полученная от покупателя денежная купюра оказалась фальшивой, передачу товара можно расценить как безвозмездную. Ведь фактически покупатель товар не оплатил, а организация не получила за переданный товар денежные средства. Следовательно, убытки в виде стоимости товара компании невозможно учесть в целях налогового учета. Поскольку расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества и иные затраты, связанные с такой передачей, при налогообложении прибыли не учитываются (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Если компания примет решение не взыскивать с виновного кассира номинал фальшивой банкноты, полученные убытки также не удастся учесть при расчете налога на прибыль (письма Минфина России от 24.07.07 № 03-03-06/1/519, от 09.04.07 № 03-03-06/2/66 и УФНС России по г. Москве от 09.12.10 № 16-15/129888@).

Нередко кассир принимает от покупателя надорванные купюры или сильно устаревшие. Факт фальсификации банкноты может быть обнаружен и банком даже после того, как кассир проверил купюру (то есть как таковая вина работника отсутствует). Чтобы избежать подобных ситуаций, целесообразно внедрять систему безналичной оплаты (банковскими картами).

Кладовщик не запер склад, с которого произошла кража

Факт хищения имущества со склада подтвердят результаты внеплановой инвентаризации. Порядок налогового учета в этой ситуации будет зависеть от наличия или отсутствия виновных лиц. Для этого компания может провести собственное расследование или обратиться в правоохранительные органы. Возможно, похитители не будут установлены, однако в этом случае виновным в краже можно будет признать сотрудника компании. Поскольку именно он в нарушение должностных обязанностей оставил склад открытым.

Вместе с тем кладовщик не будет являться виновным лицом по смыслу уголовного законодательства. Если только не будет доказано, что именно он совершил кражу или действовал в сговоре с лицом, ее совершившим.

Если по итогам следственно-разыскных мероприятий виновное лицо установлено, то возмещение стоимости украденного имущества будет произведено за его счет. В налоговом учете бухгалтер отразит внереализационный доход в размере рыночной или остаточной стоимости похищенного имущества (п. 3 ст. 250 НК РФ). При этом неважно, будет ли фактически получено денежное возмещение вреда (подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). По мнению Минфина России, остаточная стоимость похищенного имущества также образует внереализационный расход компании (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина России от 20.07.09 № 03-03-06/1/480, от 17.04.07 № 03-03-06/1/245 и от 29.03.07 № 03-03-06/1/185).

Чтобы упростить процедуру внутреннего расследования, компания может оборудовать подъездные пути к складам камерами видеонаблюдения. В этом случае будет проще установить лиц, виновных в хищении.

Водитель попал в ДТП, в котором пострадал автомобиль компании

Если возмещение вреда, полученное по договору страхования, полностью покрывает причиненный ущерб, то затраты на ремонт автомобиля не отражаются в налоговых расходах. Поскольку ремонт производится за счет страхового возмещения. Само страховое возмещение организация вправе не включать во внереализационные доходы при исчислении налога на прибыль (постановление ФАС Московского округа от 30.11.09 № КА-А40/12576-09).

Если сумм страхового возмещения недостаточно, то в налоговом учете потери от ДТП включаются в состав внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ) в размере фактических затрат (п. 1 ст. 260 НК РФ). Тогда и вся сумма страхового возмещения и суммы возмещения вреда, признанные или присужденные виновнику ДТП, учитываются в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Датой получения дохода признается день, когда страховая компания или виновник ДТП признали сумму возмещения ущерба либо когда решение суда о выплате такого возмещения вступило в законную силу (подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Если страховая компания вовсе отказалась выплатить сумму страхового возмещения, всю стоимость оплаченного ремонта организация может учесть при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ и постановление ФАС Московского округа от 08.07.09 № КА-А40/5895-09).

Страховое возмещение не облагается НДС у компании-страховщика. Поскольку не связано с оплатой реализуемых товаров, работ или услуг (письмо Минфина России от 24.12.10 № 03-04-05/3-744).

Нередко причина ДТП — авария на дороге, ремонтные работы или сложная дорожная обстановка. Поэтому водителю имеет смысл заранее прокладывать маршрут при помощи программы навигации с возможностью отображения пробок. Кроме того, нелишним будет проводить внутренние экзамены на знание ПДД для сотрудников, в должностные обязанности которых входит управление автотранспортом. Более того, возможных ДТП иногда позволяет избежать оборудование автомобилей датчиками парковки, камерами заднего вида, видеорегистраторами и мобильными телефонами с функцией громкой связи.

Торговый представитель вел личные переговоры со служебного телефона

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но только в том случае, если такие расходы оправданны с налоговой точки зрения.

Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения является необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.10 № 16-15/104055@). Столичные налоговики в указанном письме также рекомендуют приказом руководителя утвердить список должностных лиц, которые имеют право пользоваться услугами сотовой связи, и предельный размер расходов в месяц на каждого работника в соответствии с занимаемой им должностью.

Налоговое и финансовое ведомства настаивают на детализации телефонных звонков сотрудников для целей учета при налогообложении прибыли их стоимости (письма Минфина России от 19.01.09 № 03-03-07/2 и от 05.06.08 № 03-03-06/1/350, УФНС России по г. Москве от 05.10.10 № 16-15/104055@ и от 25.06.10 № 16-15/066760@). Вместе с тем Налоговый кодекс позволяет включать в налоговые расходы любые экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты компании (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако обязательную расшифровку телефонных разговоров компания представлять не обязана. Так, ФАС Поволжского округа в постановлении от 09.11.06 № А65-29284/2005-СА2-8 пришел к выводу, что детализированный отчет оператора связи не содержит и не может содержать информацию о переговорах. Поэтому судить о характере звонков налоговые органы не вправе.

Если оплата мобильных звонков предусмотрена коллективным договором, спорные суммы компания сможет отнести к расходам на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Более того, если компания на основании локального акта оплачивает сотруднику звонки в соответствии с безлимитным тарифом, стоимость таких звонков также уменьшает базу по налогу на прибыль. Но только если организация сможет обосновать необходимость использования безлимитного тарифа (письмо Минфина России от 23.06.11 № 03-03-06/1/378 и постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.09 № А32-246/2008-12/27).

Во избежание подобных неоднозначных ситуаций целесообразно установить перечень номеров, звонки на которые относятся к служебным. Если такой перечень составить невозможно, с налоговой точки зрения безопаснее компенсировать работнику оплату личного мобильного телефона за счет расходов на оплату труда.

Сотрудник не отчитался о расходах по командировке

Сотрудник организации должен представить авансовый отчет в течение трех дней с момента окончания командировки (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. Банком России 12.10.11 № 373-П). По мнению Президиума ВАС РФ, если в авансовом отчете отсутствуют документы, подтверждающие материальные затраты подотчетного лица, и товарно-материальные ценности не приняты на учет, то подотчетные суммы являются доходом физического лица и облагаются НДФЛ (постановления от 05.03.13 № 14376/12 и от 05.03.13 № 13510/12). Аналогичные выводы содержат письма УФНС России по г. Москве от 12.10.07 № 28-11/097861 и от 27.03.06 № 28-11/23487.

Но есть и иная точка зрения. Несмотря на то что сотрудник не представил авансовый отчет, право собственности на полученную под отчет сумму к нему не переходит. Некоторые суды соглашаются, что подотчетные суммы, не подтвержденные документами и не возвращенные в организацию, — это не доход работника, а его задолженность перед организацией. Следовательно, эта сумма не является его доходом и с нее не нужно удерживать НДФЛ (ст. 41 и 210 НК РФ, постановления ФАС Поволжского от 01.04.13 № А55-15647/2012, Московского от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3, от 11.11.09 № КА-А41/11723-09 и Северо-Западного от 07.11.08 № А66-4549/2007 округов).

Компания вправе удержать из зарплаты сотрудника подотчетную сумму, за которую последний не отчитался в установленный срок, с учетом ограничений, предусмотренных статьей 138 ТК РФ.

Целесообразно разработать положение о командировках, в котором прописать срок представления авансового отчета и соответствующих документов. С этим положением командированных сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Причем не только при приеме на работу, но и перед отъездом в командировку.

Из-за ошибки менеджера товары отгружены с опозданием

Ошибочное указание даты поставки товара (позже, чем предусмотрено договором) — явление достаточно распространенное. Ведь, как правило, один менеджер ведет одновременно несколько договоров с разными контрагентами. Если товар поставлен покупателю с опозданием, продавец выплачивает ему сумму неустойки, предусмотренную условиями договора. Такую неустойку организация вправе списать за счет налоговых расходов (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). При этом такие расходы можно учесть на дату признания должником неустойки или на дату вступления в силу соответствующего решения суда.

Случается, что покупатель, которому товары доставлены позже оговоренного срока, предъявляет поставщику претензию о взыскании морального вреда. По мнению налогового и финансового ведомств, сумму морального вреда нельзя приравнивать к возмещению причиненного ущерба и учитывать для целей налогообложения прибыли (письма Минфина России от 19.03.10 № 03-03-06/4/22, от 09.12.09 № 03-03-06/2/232 и от 24.08.09 № 03-03-06/2/159, УФНС России по г. Москве от 31.12.09 № 16-15/139693 и от 09.08.05 № 20-12/56815).

Инспекторы на местах соглашаются с позицией ведомств, о чем свидетельствует сложившаяся судебная практика. Но суды поддерживают компании в этом вопросе. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 03.04.09 № А42-6526/2007 указал, что в подпункте 13 пункта 1 статьи 265 НК РФ не конкретизируется, какой именно ущерб подлежит возмещению — материальный или моральный. Не запрещает эта норма и относить к внереализационным расходы на возмещение морального вреда. Такая же точка зрения изложена в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского от 13.10.09 № А78-6936/08, Западно-Сибирского от 25.04.07 № Ф04-2428/2007(33555-А27-15) и Московского от 16.03.07 № КАА40/1442-07 округов.

Рекомендуется включать в налоговые расходы сумму компенсации морального ущерба только после вынесения соответствующего решения суда и только в том случае, если ее не пугают споры с проверяющими.

Чтобы избежать подобной ошибки менеджера, целесообразно в документах на отгрузку в обязательном порядке проставлять реквизиты договора, в рамках которого такая отгрузка производится.

Сотрудник отдела кадров потерял трудовые книжки

На каждого сотрудника, проработавшего в компании более пяти дней, работодатель обязан заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105). Нередко на практике организация хранит трудовые книжки сотрудников с нарушением этих правил (к примеру, в обычных офисных шкафах или в архиве по месту жительства руководителя). Тогда велика вероятность их порчи или утраты.

В этом случае компания не взимает с работника стоимость трудовой книжки (п. 34 и 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225).

Затраты на приобретение трудовых книжек можно учесть при налогообложении прибыли (письмо Минфина России от 26.09.07 № 07-05-06/242). Финансисты настаивают на уплате НДС со стоимости трудовой книжки, переданной сотруднику за плату. Поскольку к работнику переходит право собственности на трудовую книжку (письма от 27.11.08 № 03-07-11/367 и от 13.06.07 № 03-07-11/159). Представляется, что безопаснее начислить НДС и в том случае, если плата за передачу сотруднику бланков трудовых книжек не взимается. Поскольку безвозмездная передача приравнивается к реализации для целей исчисления НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ).

Вместе с тем организация, приобретая трудовую книжку, не стремится к получению прибыли, а лишь выполняет требования законодательства. Следовательно, трудовая книжка не признается товаром для целей налогообложения (п. 3 ст. 38 НК РФ). При отсутствии волеизъявления сторон объект обложения НДС отсутствует. Есть и судебные решения, подтверждающие такую точку зрения (постановления ФАС Западно-Сибирского от 26.05.08 № Ф04-3268/2008(5616-А27-15), от 28.05.07 № Ф04-3150/2007(35291-А27-40), от 05.04.07 № Ф04-2020/2007(33133-А27-31) и Северо-Западного от 02.03.07 № А56-44214/2006 округов).

Компания вправе локальным актом возложить ответственность за сохранность трудовых книжек на материально ответственное лицо (например, руководителя отдела кадров). В этом случае стоимость новых трудовых книжек, которые компания приобрела взамен утраченных, она сможет взыскать с виновного лица. Правда, в этом случае полученное возмещение образует ее внереализационный доход (письмо Минфина России от 26.09.07 № 07-05-06/242).

Программист установил на компьютеры нелицензионное ПО

Стоимость программного обеспечения компания списывает в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ). По мнению Минфина России, такие расходы необходимо распределять на срок использования программы (письма от 31.08.12 № 03-03-06/2/95, от 25.05.12 № 03-03-06/1/276 и от 05.05.12 № 07-02-06/128). В то время как суды нередко позволяют учитывать стоимость программного обеспечения при налогообложении прибыли единовременно в момент покупки (постановления ФАС Московского округа от 28.12.10 № КА-А40/15824-10 и от 08.12.08 № КА-А40/10120-08).

Однако случается, что компания приобретает нелицензионное ПО. Причиной может послужить низкая стоимость, необходимость установить программу на компьютер в кратчайший срок. Или же организация вовсе не знает, что у продавца отсутствуют права на реализованную программу.

Налоговый кодекс не позволяет учитывать в составе налоговых затрат стоимость нелицензионных программ. Поэтому, если у компании отсутствует исключительное или неисключительное право на использование программного обеспечения, его стоимость нельзя учесть в расходах при определении базы по налогу на прибыль организаций. При этом, как показывает практика, далеко не всегда вина лежит на сотруднике компании.

Нередко под видом лицензионной программы компания приобретает подделку. В этом случае нужно обратиться в правоохранительные органы с целью установления вины ответственных за это лиц. В деле, приведенном в постановлении ФАС Московского округа от 17.03.11 № КА-А40/1472-11, покупатель отстоял право учитывать в составе расходов стоимость программного продукта, лицензионные права на который у поставщика отсутствовали. Суд пришел к выводу, что у компании нет признаков недобросовестности (налогоплательщик не знал о нарушении продавцом законодательства).

Если программист знал или должен был знать о том, что устанавливаемое ПО нелицензионное, необходимо выяснить, предусмотрена ли трудовым или коллективным договором ответственность за указанные действия. Если такого условия в указанных актах не содержится, ответственность за использование нелицензионного ПО несет организация, а не работник. В противном случае стоимость пиратского софта можно взыскать с виновного работника.

Из-за не выключенного обогревателя в офисе произошел пожар

Налоговое и финансовое ведомства настаивают, что, если компания перестает использовать имущество в облагаемой НДС деятельности, ранее принятый «входной» налог необходимо восстановить (письма Минфина России от 07.06.11 № 03-03-06/1/332, от 04.07.11 № 03-03-06/1/387, от 05.07.11 № 03-03-06/1/397 и от 19.05.10 № 03-07-11/186, УФНС России по г. Москве от 25.11.09 №16-15/123920.1).

Утрата имущества при пожаре не меняет изначальной цели его приобретения. Поэтому у налоговиков отсутствуют правовые основания требовать восстанавливать принятый ранее к вычету НДС. Кроме того, НК РФ содержит закрытый перечень случаев, когда налогоплательщик обязан восстановить НДС. И уничтожение имущества при пожаре в этом перечне отсутствует. Судебная практика, как правило, складывается в пользу компаний в этом вопросе (постановления ФАС Северо-Западного от 15.10.12 № А56-165/2012 и Поволжского от 10.05.11 № А55-17395/2010 округов).

Многие компании назначают сотрудника, ответственного за противопожарную безопасность. Он контролирует соблюдение остальными работниками техники безопасности (в том числе отключение электроприборов после окончания рабочего дня). В локальном акте компания также вправе прописать, что ущерб с материально ответственного лица в рассматриваемой ситуации взыскивается с учетом НДС, который компания восстановит к уплате в бюджет.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка