Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как уже в следующем месяце изменится налог на прибыль

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Учет заработной платы

14 марта 2005 3562 просмотра

Учет заработной платы – один из самых ответственных участков в бухгалтерии. Точность расчетов, полнота начислений, своевременность выплат говорит о четкой работе бухгалтерии. Но качественная работа зависит не только от уровня профессионализма бухгалтеров, огромную роль играет и программа автоматизации бухгалтерского учета, используемая на предприятии или в учреждении. О том, как организован этот участок работы на ее предприятии, нам рассказала Яна Эдуардовна Люблинская, заместитель главного бухгалтера ГУ МНТК «Микрохирургия глаза» им. академика С.Н. Федорова.

Требования к автоматизации в бюджетных учреждениях

Бухгалтеры большинства коммерческих предприятий и организаций при начислении зарплаты решают достаточно простую задачу: один источник начисления зарплаты – один источник исчисления налогов.

Задача бухгалтера бюджетного учреждения усложняется в несколько раз, в зависимости от количества источников финансирования, имеющихся в учреждении.

Кроме того, нашему медицинскому бюджетному учреждению при расчете заработной платы приходится учитывать, что начисления производятся не только из нескольких источников, но и по нескольким видам бюджетного финансирования:
– бюджетные средства по основному виду деятельности;
– бюджетные средства по дорогостоящим видам лечения;
– бюджетные средства по науке;
– внебюджетные средства, полученные от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности;
– средства обязательного медицинского страхования.

После того как произведены начисления зарплаты по каждому сотруднику в соответствии с источниками финансирования, необходимо начислить налог на доходы физических лиц и единый социальный налог. При этом общую величину НДФЛ и ЕСН мы рассчитываем по каждому сотруднику в соответствии с размером начислений по каждому источнику, а внутри источника – по каждому виду финансирования. Конечно же, фондам безразлично, за счет каких источников и видов финансирования мы производим начисления. А вот для медицинской организации это имеет большое значение, так как в случае несоответствия величины налогов величине начислений по зарплате учреждение могут обвинить в нецелевом использовании бюджетных средств.

Вся эта работа требовала времени, особенно если штат учреждения достаточно велик, а бухгалтеров в расчетном отделе немного.

Кроме того, перед нашей бухгалтерией всегда стояла задача так рассчитать расходование денежных средств, чтобы ко дню выплаты или перечисления зарплаты на пластиковые карточки сотрудников на лицевых счетах учреждения находилась сумма, достаточная для ее выплаты и перечисления всех необходимых налогов. Казначейство не может гарантировать наличие денежных средств на лицевых счетах даже при расходовании уже полученных средств в строгом соответствии с утвержденной сметой доходов и расходов, так как объем предполагаемых поступлений за счет предпринимательской деятельности и средств ОМС определить заранее трудно. Ситуацию осложняло и то, что руководство учреждения, решая стратегические цели и задачи по приобретению оборудования, проведению ремонта, улучшению материально-технической базы нашей организации, зачастую упускало из виду текущую необходимость иметь на лицевом счете по учету средств от предпринимательской деятельности и средств ОМС определенную сумму средств ко дню выплаты заработной платы.

Для решения всех этих проблем большим подспорьем для нас стала автоматизированная система учета зарплаты. В нашем бюджетном учреждении было установлено программное обеспечение «1С:Бухгалтерия для бюджетных организаций». Настройкой и внедрением занималась фирма «Интер-Тейд». На доработку стандартной конфигурации для наших нужд ушло два месяца, полностью система была внедрена в течение пяти месяцев.

Основные документы, используемые при начислениях

Основными документами, на основании которых в программу заносят сведения, необходимые для автоматизированного начисления зарплаты, являются:
– приказы отдела кадров о назначении на должность или увольнении, назначении надбавок и доплат, исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника, направлении в командировки и т. п.;
– приказы о материальных поощрениях или наказаниях;
– приказы о возмещении причиненного материального вреда;
– табели учета рабочего времени;
– больничные листы;
– командировочные удостоверения;
– исполнительные листы;
– заявления о членстве в профсоюзе;
– утвержденные заявления на выплату материальной помощи.

Принцип работы программы

Основными константами в программе являются сведения о тарифной ставке, надбавке за стаж, надбавке за вредность. При начислении необходимо указать источники финансирования, которые будут использоваться для расчета зарплаты каждого конкретного сотрудника. Эти сведения заносят по каждому работнику в соответствии с приказами отдела кадров. Записанные в программу один раз, эти параметры меняются не так уж часто, поэтому бухгалтеру нужно только своевременно вносить отдельные изменения в соответствии с приказами отдела кадров.

Программа имеет настройки для различных расчетов, используемых на каждом предприятии или в учреждении. К ним относятся: расчет больничных листов, расчет отпускных, расчет зарплаты за время нахождения в командировке. При этом программисты, обслуживающие предприятие или учреждение, своевременно вносят в алгоритм вычислений все необходимые изменения в соответствии с действующими нормативными документами. Конечно же, это не освобождает бухгалтера от необходимости знать законодательство, однако существенно облегчает работу.

В программу можно добавить алгоритмы расчетов, используемые только на данном конкретном предприятии или в учреждении для стимулирования труда сотрудников. Например, в нашем медицинском учреждении существует порядок премирования врачей в зависимости от количества высокотехнологичных видов лечения, премирование медсестер в зависимости от количества пациентов. Могут использоваться и любые другие виды и методы поощрения медицинского персонала. В подобных случаях программисты вводят в программу специальные алгоритмы расчетов с учетом источников и видов финансирования, используемых для поощрения сотрудников. При использовании этих алгоритмов бухгалтер выбирает вид расчета (отпуск, больничный лист и т. п.) и вносит в программу код источника и вида финансирования (бюджет по ФКР, предпринимательство, ОМС), остальное программа рассчитывает автоматически.

Порядок расчета

В течение месяца бухгалтер вносит в программу изменения по приказам, расчеты отпусков, больничных листов, командировок. В конце месяца в соответствии с табелем учета рабочего времени в программу вводят количество отработанных дней или часов в зависимости от принятой в учреждении методики учета рабочего времени, а также сведения по договорам подряда в соответствии с актами выполненных работ.

Программа сверяет количество дней месяца, уже попавших в расчет, с количеством дней, внесенных на основании табеля. Если количество фактически отработанных дней или дней отсутствия работника не совпадает, то на экране появится напоминание проверить правильность введенных в программу данных. В случае кадровых изменений в середине месяца, в результате которых у конкретного сотрудника изменилась должность, тарифный разряд или процентная величина обязательных надбавок, программа отражает сведения по начислениям и удержаниям отдельными строками по предыдущим и вновь установленным параметрам.

Порядок расчета общей суммы денежных средств, необходимых для выплаты зарплаты и перечисления налогов, может быть следующим.

1. От частного к общему:
– начисления по всем возможным источникам и видам финансирования производят по каждому работнику отдельно;
– рассчитывают общую сумму начислений, удержаний, и налогов;
– производят соответствующие выплаты и перечисления.

Эта схема хорошо работает, когда на лицевых счетах имеется достаточная сумма денежных средств, чтобы рассчитаться по максимуму.

2. От общего к частному:
– определяют общую сумму денежных средств, которая будет направлена на выплату зарплаты, по каждому источнику и виду финансирования;
– рассчитывают процентную долю суммы каждого источника финансирования в общей сумме всех источников;
– в соответствии с исчисленным процентом производят начисления зарплаты и налогов по каждому сотруднику по источникам и видам финансирования.

Такая схема хорошо работает, когда в учреждении решено потратить все имеющиеся денежные средства, полученные от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, на выплату зарплаты. В данном случае неизвестно, какая абсолютная сумма доплаты придется на каждого сотрудника в соответствии с тем алгоритмом расчета доплат, который используется именно для него.

Документы и отчеты

В любое время наши бухгалтеры могут сформировать различные документы и отчеты, необходимые для текущей работы или для отчета перед руководством и вышестоящими организациями. Например, лицевые счета рабочих и служащих, расчетно-платежные ведомости, мемориальные ордера, свод проводок по зарплате, ведомость по ЕСН и НДФЛ, отчетные формы для налоговой инспекции, свод больничных листов, свод отпусков, свод по доплатам за замещение или исполнение обязанностей, а также любые другие в зависимости от производственной необходимости. При этом можно выбрать различные варианты выборки документов или отчетов:
– за любой произвольно выбранный период, в том числе и неполный месяц;
– в общей сумме или по отдельным источникам и видам финансирования, по отдельным работникам по фамилиям, структурным подразделениям, по одинаковым должностям.

Комплексная автоматизация

В связи с тем что работа бухгалтера по начислению зарплаты тесно связана с работой отдела кадров, целесообразно было автоматизировать сразу оба подразделения. Практика нашей работы говорит о том, что после подписания приказа он попадает в кадровую службу намного быстрее, чем в бухгалтерию. Это служит причиной постоянного возникновения у бухгалтеров дополнительной работы, связанной с пересчетом уже начисленных, а иногда и выплаченных сумм. Совместная автоматизация кадрового и бухгалтерского отделов позволила практически полностью избежать возникновения такой дополнительной и непроизводительной работы.

Сотрудники кадровой службы самостоятельно, а главное оперативно и своевременно, вносят все сведения и изменения, связанные с движением кадров, в программу и несут ответственность за правильность этих данных. В этом случае бухгалтеру не приходится тратить время на то, чтобы вводить данные из приказов и пересчитывать уже начисленную зарплату, а кадровикам проверять правильность внесения данных в программу бухгалтерами.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка