Как оформить трудовую книжку новому сотруднику
В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входит трудовая книжка (ст. 65 ТК РФ). Это касается тех сотрудников, которые уже имеют такой документ. По общему правилу работодатель продолжает вести предъявленную сотрудником трудовую книжку.
Исключение составляет случай, когда сотрудник при приеме на работу предъявляет трудовую книжку иностранного государства. В такой ситуации мы вновь оформляем трудовую книжку новому сотруднику.
Обязанность оформить новую трудовую книжку возникает у работодателя и в тех случаях, когда сотрудник, поступающий на работу:
- только начинает свою трудовую деятельность;
- продолжает трудовую деятельность, но трудовая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т. п.).
Для оформления трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка. Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ. Вот образец такого заявления:
Трудовая книжка предъявляется только по основному месту работы и хранится там в течение всего периода работы сотрудника (ст. 66 ТК РФ).
Важный нюанс: при приеме сотрудника на работу особое внимание обратите на серию и год выпуска представленной им трудовой книжки. Это поможет избежать оформления на работу по подложному документу.
Если это все-таки произойдет и трудовая книжка окажется поддельной, сотрудник может быть уволен за представление при приеме на работу подложного документа (п. 11 ст. 81 ТК РФ).
Вот серии трудовых книжек и вкладышей в них, которые выпускались в СССР и в России в период с 1974 года по 2004 год:
Трудовые книжки
Серия | Год выпуска | Серия | Год выпуска |
АТ-I | 1974-1976 | АТ-VII | 1993-1997 |
АТ-II | 1977-1979 | АТ-VIII | 1997-2000 |
АТ-III | 1980-1982 | АТ-IX | 2001-2003 |
АТ-IV | 1984-1985 | АТ-X | 2003 |
АТ-V | 1986-1989 | ТК | 2004 |
АТ-VI | 1990-1992 |
Вкладыши в трудовые книжки
Серия | Год выпуска | Серия | Год выпуска |
АТ-I | 1974-1980 | АТ-IV | 1995-2003 |
АТ-II | 1981-1987 | ВТ | 2004 |
АТ-III | 1988-1994 |
Трудовые книжки нужно оформлять на всех сотрудников, проработавших в компании свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполните в его присутствии в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Как заполнить титульный лист в трудовой книжке нового сотрудника
Если мы оформляем трудовую книжку новому сотруднику впервые, то сначала заполните ее титульный лист. На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения (число, месяц, год);
- образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения. Записи сделайте на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.).
Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносите на основании диплома, аттестата и т. д. Варианты записи об образовании:
- основное общее (если сотрудник окончил девять классов);
- среднее общее (если сотрудник окончил 11 классов);
- начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
- среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
- высшее профессиональное (университет, институт, академия);
- послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).
Если сотрудник не закончил обучение, в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки можно сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например, неоконченное высшее). Для этого сотрудник должен представить заверенный документ из образовательного учреждения (например, студенческий билет, зачетную книжку, справку и т. п.).
Такой порядок предусмотрен пунктом 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
После того как внесете эти данные на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т. п.), с приложением печати организации или кадровой службы, если у нее есть своя печать. Об этом сказано в пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Если компания отказалась от печати, она вправе не заверять документ штампом.
Вот образец заполнения титульного листа трудовой книжки нового сотрудника:
Какие сделать записи о приеме на работу в трудовой книжке
Запись о приеме на работу сделайте так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в начале в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), впишите наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 запишите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.
Важный нюанс: если сотрудник принят по срочному трудовому договору, то в записи о приеме на работу указывать на срочный характер не нужно. Такой порядок установлен в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Вот пример записи о приеме на работу:
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Как работодатель продлевает испытание
- Можно ли использовать сокращение для увольнения работника
- Что делают работодатели, которые не хотят возобновлять отношения с восстановленным по суду работником
- Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: образец заявления, приказа
- Умный график отпусков на 2024 год: как составить, заполнить и утвердить
Темы: