если сотрудник не может подтвердить израсходованные подотчетные суммы, то подотчетную сумму работник может внести в кассу организации или же удерживается из зарплаты. Если принято решение удержать подотчетную сумму из зарплаты, то руководитель организации должен издать приказ о взыскании, а также получить письменное согласие сотрудника на данное удержание, при этом размер удержание из месячной зарплаты не может превышать 20 процентов.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы.
Какими документами оформить удержание
Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме. Оформить приказ нужно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета*. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0*.
Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете сделайте запись:
Дебет 94 Кредит 71
– отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.
Удерживая деньги из дохода сотрудника, сделайте проводку:
Дебет 70 Кредит 94
– удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.
Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счета 70, 71, 94).
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Статья: Работник не подтвердил расходы. Удерживаем суммы из заработка
Когда задолженность можно удержать
Рассмотрим наиболее распространенную ситуацию, когда работнику выдаются деньги под отчет, – направление его в командировку. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в том числе, расходы по найму жилого помещения. При этом специально оговорено, что размеры и порядок возмещения расходов регулируются коллективным договором или локальным нормативным актом.
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.* Это установлено пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
В то же время при расчетах с подотчетными лицами нередко возникает ситуация, при которой сумма ранее выданного аванса не может быть полностью отнесена на расходы по причине отсутствия их документального подтверждения. Причем не исключено, что незакрытую сумму аванса работник не внес в кассу. Как поступить образовательной организации в таком случае?
Остаток подотчетной суммы, как правило, взыскивается либо погашается посредством внесения самим работником соответствующей суммы в кассу учебного заведения, либо удержанием из зарплаты (оплаты труда и иных выплат), начисленной в пользу работника за очередной период. Ведь по общему правилу с помощью удержаний из заработной платы работника может погашаться неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи со служебной командировкой. Это установлено статьей 137 Трудового кодекса РФ.*
Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Если сотрудник возражает против удержания остатка подотчетной суммы, единственным способом решения проблемы, по-видимому, является обращение в суд. Невозврат остатка аванса, выданного командированному работнику, в соответствии с трудовым законодательством не может расцениваться как нанесение ущерба учреждению.*
Из этого следует, что процедура, используемая при удержании сумм в возмещение материального ущерба, нанесенного работодателю, в данном случае применяться не может.
Ограничения при удержании
В определенных случаях единовременное удержание остатка аванса невозможно. Так, согласно статье 138 Трудового кодекса РФ, общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20 процентов,* а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 процентов зарплаты, причитающейся работнику. Таким образом, если остаток непогашенной суммы аванса равен, например, 3 тыс. руб., эту сумму единовременно можно удержать с начисленной оплаты труда, если ее сумма не менее 15 тыс. руб. (3000 руб. : 0,2)
В противном случае при отказе работника добровольно внести недостающую сумму в кассу учреждения удержание может продолжаться несколько месяцев.
Обратите внимание: в статье 138 Трудового кодекса РФ говорится о каждой выплате заработной платы. То есть в принципе (с учетом норм ст. 136 Трудового кодекса РФ) удержание может проводиться и с авансовых выплат. С другой стороны, если аванс в счет расчетов по оплате труда был выдан до момента представления авансового отчета, с последующей выплаты удержание можно проводить только с суммы, уменьшенной на величину такого аванса.
Журнал «Учет в сфере образования» № 10, Октябрь 2012
19.06.2014г.
С уважением,
Елена Обручникова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».