Услуги по оформлению билетов в бухгалтерском учете учитывайте в том же порядке, что и сами билеты (например, в составе командировочных расходов). При расчете налога на прибыль вы также вправе их учесть.
Но НДС по кассовому чеку (без счета-фактуры) принять к вычету нельзя (письма Минфина России от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335, от 9 марта 2010 г. № 03-07-11/51, МНС России от 13 мая 2004 г. № 03-1-08/1191/15, от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268). Его можно учесть только в составе прочих расходов, не принимаемых для целей налогообложения. Правда, если вы готовы отстаивать свою позицию в суде, вы можете попробовать принять НДС к вычету на основании кассового чека. Многие судьи встают на сторону налогоплательщика.
Чеки, в которых не указано, за что была уплачена сумма, принимать в налоговом учете рискованно. Ведь все расходы, во исполнение статьи 252 НК РФ, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. В данном же случае подтвердить экономическую обоснованность проблематично, т.к. невозможно в принципе идентифицировать затраты. Для принятия их к учету можно самостоятельно составлять акты к каждому чеку, фиксируя в них получение услуги. Но поступать так можно только в том случае, если вы готовы к спорам с налоговыми органами.
Обоснование
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения
НДС
В зависимости от того, какие условия выполнены, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:
- принять к вычету;
- включить в стоимость расходов;
- списать за счет собственных средств организации.
НДС можно поставить к вычету при соблюдении таких условий:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- налог предъявлен поставщиками;
- товары (работы, услуги) приняты на учет;
- товары (работы, услуги) будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
- на купленные товары (работы, услуги) есть счет-фактура.
Такие требования содержит пункт 2 статьи 171 и пункт 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ.
Пример предъявления к вычету входного НДС по услугам, приобретенным подотчетным лицом
3 апреля водителю ООО «Торговая фирма "Гермес"» Ю.И. Колесову выдано 5000 руб. на ремонт служебной машины в автосервисе.
6 апреля Колесов отремонтировал автомобиль. За это он заплатил 5000 руб. В этот же день руководитель «Гермеса» утвердил авансовый отчет сотрудника. Согласно счету-фактуре, который приложен к отчету, входной НДС по услугам автосервиса составил 763 руб. К отчету также приложен акт, который подтверждает факт их оказания. Отремонтированный автомобиль организация использует в деятельности, облагаемой НДС.
Бухгалтер «Гермеса» сделал в бухучете такие проводки.
3 апреля:
Дебет 71 Кредит 50
– 5000 руб. – выданы деньги под отчет Колесову.
6 апреля:
Дебет 44 Кредит 71
– 4237 руб. (5000 руб. – 763 руб.) – отражена стоимость услуг по ремонту автомобиля;
Дебет 19 Кредит 71
– 763 руб. – учтен НДС по услугам, оказанным автосервисом;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 763 руб. – поставлен к вычету НДС по услугам, оказанным автосервисом.
Входной НДС надо включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) при соблюдении одного из условий, предусмотренных в пункте 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ. В частности, это ситуации, когда:
- полученные ценности (работы, услуги) не будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
- организация пользуется освобождением от НДС по статье 145 Налогового кодекса РФ.
Также НДС не должен упоминаться в кассовом чеке. В этих случаях налог, который сотрудник заплатил поставщику, нельзя поставить к вычету, но можно учесть в составе расходов при расчете налога на прибыль.
Пример включения НДС в стоимость товаров, приобретенных через подотчетное лицо
3 апреля менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву выдано 25 000 руб. на покупку принтера.
6 апреля сотрудник приобрел принтер за 24 000 руб., а остаток в сумме 1000 руб. (25 000 руб. – 24 000 руб.) внес в кассу. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудника, и бухгалтер принял принтер к учету. НДС в кассовом чеке не упоминается.
«Альфа» собирается передать принтер в качестве вклада в уставный капитал другой организации. Такая операция не признается реализацией и не облагается НДС. Поэтому входной налог бухгалтер учел в стоимости приобретенного принтера.
В учете были сделаны следующие записи.
3 апреля:
Дебет 71 Кредит 50
– 25 000 руб. – выданы деньги под отчет Кондратьеву.
5 апреля:
Дебет 08 Кредит 71
– 24 000 руб. – принят к учету принтер, приобретенный через сотрудника;
Дебет 50 Кредит 71
– 1000 руб. – внесен в кассу остаток подотчетных средств.
В остальных случаях (если входной НДС нельзя принять к вычету и включить в расходы) при расчете налога на прибыль НДС списывайте в расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли (п. 1 ст. 170 НК РФ). Например, так нужно делать, если отсутствует счет-фактура и сотруднику выдан кассовый чек, из которого следует, что в стоимость имущества включен НДС.
Пример списания НДС за счет собственных средств организации по расходам, понесенным через подотчетное лицо
3 апреля секретарю ООО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации.
6 апреля секретарь купила канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.
В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету Ивановой, выделен НДС в сумме 305 руб., однако счет-фактура отсутствует. Поэтому бухгалтер «Альфы» отнес «входной» налог за счет собственных средств организации.
В бухучете он сделал такие проводки.
3 апреля:
Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.
6 апреля:
Дебет 10 Кредит 71
– 1695 руб. (2000 руб. – 305 руб.) – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу;
Дебет 19 Кредит 71
– 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;
Дебет 91-2 Кредит 19
– 305 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации;
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 61 руб. (305 руб. ? 20%) – начислено постоянное налоговое обязательство.
Ситуация: можно ли принять к вычету НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, если счет-фактура отсутствует
Нет, нельзя.
По общему правилу получить вычет НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, можно только на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). Единственное исключение из этого правила – командировочные расходы в виде оплаты проезда и найма жилья. При оплате сотрудником таких затрат основанием для вычета входного НДС могут быть не счета-фактуры, а бланки строгой отчетности (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Иных особенностей для вычета НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным подотчетными лицами, в налоговом законодательстве не предусмотрено. Следовательно, в остальных случаях принять к вычету НДС, оплаченный сотрудником, при отсутствии счета-фактуры нельзя. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335, от 9 марта 2010 г. № 03-07-11/51, МНС России от 13 мая 2004 г. № 03-1-08/1191/15, от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.
В сфере розничной торговли и услуг, оказываемых непосредственно населению, обязанность по выставлению счетов-фактур считается выполненной при выдаче покупателю других документов, в том числе кассовых чеков (п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 168 НК РФ). Однако, по мнению контролирующих ведомств, это правило не распространяется на покупку товаров (работ, услуг) подотчетными лицами с целью их дальнейшего использования в предпринимательской деятельности организации и предъявления к вычету «входного» НДС. Следовательно, при приобретении товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо считать кассовый чек аналогом счета-фактуры и принимать на его основании НДС к вычету организация не вправе (ст. 492 ГК РФ, письма Минфина России от 19 марта 2004 г. № 04-03-11/42, МНС России от 13 мая 2004 г. № 03-1-08/1191/15, от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268). Позицию контролирующих ведомств разделяют некоторые суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А66-7929/2004).
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям принять к вычету НДС по кассовому чеку при отсутствии счета-фактуры. Они заключаются в следующем.
Продавец не обязан требовать от покупателя (в т. ч. подотчетника) подтверждения его статуса (потребитель, представитель организации, предприниматель) (ст. 5 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Продавец, который выдает покупателю кассовый чек, полностью выполняет требования пункта 7 статьи 168 Налогового кодекса РФ. И если в этом чеке указана сумма НДС, у покупателя есть право на вычет. Ведь счет-фактура не является единственным документом для предоставления вычетов по НДС. Правильность данного подхода подтверждают судьи (см., например, п. 5 определения Конституционного суда РФ от 2 октября 2003 г. № 384-О, постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07, определения ВАС РФ от 22 октября 2008 г. № 13065/08, от 3 апреля 2007 г. № 3127/07, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 июля 2008 г. № А78-6177/07-С3-22/56-Ф02-3423/08, Поволжского округа от 11 января 2007 г. № А57-6533/05-17, Западно-Сибирского округа от 20 июля 2009 г. № Ф04-4134/2009(10406-А67-42), Уральского округа от 20 ноября 2007 г. № Ф09-9527/07-С2, Северо-Западного округа от 22 апреля 2009 г. № А56-29646/2007, от 14 ноября 2007 г. № А56-33572/2006, Московского округа от 20 августа 2007 г. № КА-А40/7956-07). Более того, некоторые суды признают правомерным вычет по НДС даже по тем кассовым чекам, в которых сумма налога отдельной строкой не выделена (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 сентября 2007 г. № Ф04-6361/2007(38155-А46-14), Уральского округа от 2 августа 2007 г. № Ф09-6013/07-С2).
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как учесть при налогообложении дополнительные командировочные расходы. Организация применяет общую систему налогообложения
Аванс на командировку
Направляя сотрудника в командировку, организация выдает ему аванс. Сумма аванса должна покрывать затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Кроме того, организация обязана компенсировать сотруднику и иные расходы, оплаченные с ее разрешения или ведома. Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.
Размер аванса зависит от продолжительности командировки, места назначения, а также от возможности оплаты дополнительных расходов (п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Налоговый учет затрат, обязательное возмещение которых не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, зависит от их состава и документального оформления.
ОСНО
Расходы по найму жилого помещения могут включать затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. При этом следует различать:
- расходы, связанные с обеспечением нормальных условий проживания. В состав этих расходов включается, например, стандартный набор обстановки жилого помещения гостиницы, который не зависит от волеизъявления сторон, – холодильник, телевизор и т. п. Кроме того, сюда же могут относиться услуги прачечной или химчистки, оказываемые в гостинице. При расчете налога на прибыль такие расходы учитываются в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат;
- расходы, связанные с созданием повышенного комфорта или удовлетворением личных потребностей сотрудника (плата за пользование мини-баром, бассейном, кабельными каналами телевидения, услугами фитнес-центра и т. д.). Если дополнительные расходы, связанные с созданием повышенного комфорта, в счете гостиницы указаны отдельно, то налогооблагаемую прибыль они не уменьшают;
Такой порядок следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 23 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18308.
При направлении сотрудников в загранкомандировки в состав дополнительных расходов могут также включаться:
- расходы на оформление и выдачу загранпаспортов, виз, ваучеров, приглашений и других аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Это следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Частным случаем дополнительных расходов на командировку могут быть, например, затраты на курьерскую доставку визы и СМС-оповещение о получении визы. Несмотря на то что такие затраты прямо не поименованы в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и пункте 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, их можно учесть при налогообложении прибыли в составе расходов на командировку. При условии что эти дополнительные затраты:
- предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным актом организации;
- подтверждены соответствующими первичными документами.
Аналогичный вывод следует из пункта 24 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и письма ФНС России от 25 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19756.
Признавать командировочные расходы при расчете налога на прибыль нужно на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Это касается и дополнительных расходов, в том числе на оформление виз при выезде в загранкомандировки (письма Минфина России от 3 июня 2014 г. № 03-03-P3/1/26511, от 18 июля 2013 г. № 03-03-06/1/28117).
О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы по командировке, связанной с приобретением основного средства, см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.
Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость услуг, связанных с организацией командировок (заказ и доставку билетов, бронирование мест в гостинице и т. п.). Услуги оказывает сторонняя организация по договору
Да, можно.
Перечень командировочных расходов, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Расходы по договорам, заключенным с организациями, которые оказывают услуги по организации командировок, в этом перечне отсутствуют.
Вместе с тем, оплату услуг по бронированию номера можно включить в состав расходов на командировку как дополнительные услуги, оказываемые гостиницами (абз. 3 подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 10 марта 2011 г. № 03-03-06/1/131, от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148). Подтверждают эту точку зрения некоторые арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 марта 2006 г. № А28-10790/2005-233/15).
Что касается других расходов на оплату услуг, связанных с организацией командировок (например, услуг по заказу и доставке билетов), то их также можно включить в расчет налога на прибыль. Тот факт, что они не относятся к командировочным, не означает, что они не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Если организация обоснует необходимость заключения таких договоров со специализированными компаниями, стоимость их услуг можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). Подтверждает такой вывод Минфин России в письме от 21 декабря 2007 г. № 03-03-06/1/884.
Обосновать использование услуг сторонних организаций можно, например, массовым характером командировок или отсутствием в должностных инструкциях сотрудников соответствующих функций.
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Ситуация: Можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)
Да, можно.
Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).
Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).
Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).