По авансовому отчету, который включает в себя ГСМ с бонусами, организация может учесть только фактически приобретенный и израсходованный бензин. По чеку это сумма за минусом бонусов, т.е. 950 рублей. 50 рублей сотрудник должен вернуть, т.к. бонусы начисляются ему на карту и в дальнейшем именно он будет использовать данные бонусы.
Обоснование
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 35, СЕНТЯБРЬ 2012
Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания
В чеке на бензин две суммы — ГСМ и задаток
При покупке бензина за наличку водители иногда приносят чеки, в которых общая цена разбита на две суммы — стоимость топлива и задаток. Так происходит, если сотрудник расплатился за ГСМ бонусной картой. В чеке как раз видны номер карточки, общее количество покупок за месяц, число накопленных бонусов и баллы за покупку.
Бонусная система работает так. Покупатель предъявляет карту на автозаправке. Топливная компания снижает стоимость бензина, а разницу зачисляет на бонусную карточку. По сути это аванс от покупателя, а бонусами сотрудник вправе расплатиться в будущем.
В расходах по такому чеку компания вправе списать только стоимость фактически приобретенного и израсходованного бензина. По чеку это сумма за минусом задатка. Такую позицию нам подтвердили в Минфине*. Расплатившись картой, работник перевел деньги компании на свой бонусный счет. А значит, сумму задатка должен вернуть. Если же компания решит возместить всю сумму, в расходы ее включать рискованно. Не исключено, что с возмещенного сотруднику задатка инспекторы потребуют также удержать НДФЛ. По сути, это доход работника, так как бонусы он потом может потратить за свои личные покупки.
В чеках на бензин кроется еще одна ловушка — предупреждение о том, что документ не является фискальным. Внешне отчет похож на обычный чек, в нем есть данные заправки, стоимость бензина, марка и литраж. Но для списания расходов он не подходит. Поэтому надо предупредить водителя о том, что после заправки ему надо взять у кассира нормальный чек.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени