В данной ситуации в стаж дающий право на основной отпуск, не входит только время отпуска по уходу за ребенком. По состоянию на 01.07.2014г. сотрудница имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 27 дней за период с 25.07.11г. по 09.07.12г., и 19 дней за период с 24.10.13г. по 01.07.14г. (соответственно 23 дня за период с 24.10.13г. о 01.09.14г.). Сотрудник может единовременно взять ежегодный отпуск общей продолжительности или отдыхать несколько раз в году. Одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 дней. Оставшиеся дни сотрудник может использовать как угодно. Для расчета отпускных необходимо взять расчетный период – 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник ушел в отпуск. Из расчетного периода нужно исключить дни, когда сотрудник получал больничное пособие, был в отпуске без сохранения зарплаты. При определении заработка сотрудника за расчетный период не учитывайте суммы, начисленные за период, когда сотрудник получал больничное пособие, был в отпуске без сохранения зарплаты. Если повышение оклада происходило в пределах расчетного периода, выплаты, учитываемые при определении средней зарплаты, которые предшествовали изменению, нужно умножить на коэффициент пересчета. Сделать это необходимо только в том случае, если повышение коснулось одновременно всех сотрудников организации.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск
Время, включаемое в стаж
В стаж, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, входит*:
- время фактической работы;
- время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (болезнь, ежегодный оплачиваемый отпуск, праздничные дни, медосмотр и т. д.);
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- время отстранения от работы сотрудника, не прошедшего медосмотр не по своей вине;
- время предоставляемых по просьбе сотрудника отпусков без сохранения зарплаты, не превышающее 14 календарных дней в рабочем году;
- другие периоды времени, предусмотренные трудовым (коллективным) договором или локальным актом организации.
Об этом сказано в статье 121 Трудового кодекса РФ.
Время, исключаемое из стажа
В стаж, дающий право на основной отпуск, не входит*:
- время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ);
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
- время отпусков без сохранения зарплаты, превышающее 14 календарных дней в рабочем году.
Об этом говорится в статье 121 Трудового кодекса РФ.
Пример расчета стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск
Бухгалтер В.Н. Зайцева поступила на работу в организацию 7 мая 2011 года. С 1 по 30 июня 2011 года (30 календарных дней) сотруднице на основании ее заявления был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Из 30 календарных дней отпуска за свой счет только 14 дней в рабочем году включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Оставшийся период в 16 календарных дней (30 дн. – 14 дн.) из стажа работы, дающего право на отпуск, исключается.
Таким образом, право на первый ежегодный отпуск появится у Зайцевой через шесть месяцев непрерывной работы в организации, то есть с 7 ноября 2011 года (независимо от продолжительности имеющегося отпуска за свой счет), а право на второй ежегодный отпуск – не с 7 мая 2012 года, а через год и 16 дней, то есть с 23 мая 2012 года.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Рекомендация: Какова продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска
Разделение ежегодного отпуска
Сотрудник может единовременно взять ежегодный отпуск общей продолжительности или отдыхать несколько раз в году*. То есть по соглашению между сотрудником и организацией отпуск может быть разделен на части. Никакие дополнительные документы при этом оформлять не нужно. Достаточно отразить дату предоставления каждой части отпуска в графике отпусков.
Хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 дней. Оставшиеся дни сотрудник может использовать как угодно*. Если администрация организации не возражает, то он вправе использовать даже по несколько дней отпуска из оставшейся половины.
Такой порядок разделения ежегодного отпуска на части предусмотрен в статье 125 Трудового кодекса РФ.
Пример разделения ежегодного основного отпуска на части
По соглашению с администрации организации бухгалтер В.Н. Зайцева, отпуск которой составляет 28 календарных дней, решила разделить время отдыха на несколько частей. Она берет отпуск:
- с 16 по 18 января включительно (3 дня);
- с 12 по 17 марта включительно (6 дней);
- со 2 по 18 июля включительно (17 дней);
- с 1 по 2 августа включительно (2 дня).
Предоставление отпуска в таком порядке было отражено в графике отпусков организации.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3. Рекомендация: Какое время работы включить в расчетный период при расчете отпускных
Длительность расчетного периода
Длительность расчетного периода зависит от того, сколько времени сотрудник работает в организации.
Если сотрудник был принят на работу больше года назад, расчетный период – 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник ушел в отпуск*. Календарным месяцем считайте месяц с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – 28-е (29-е) число включительно).
Время, исключаемое из расчетного периода
Из расчетного периода нужно исключить дни, когда*:
- за сотрудником по законодательству сохранялся средний заработок (кроме перерывов для кормления ребенка). Например, время пребывания в командировке (ст. 167 ТК РФ) или в оплачиваемом отпуске (ст. 114 ТК РФ);
- сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
- сотрудник был в отпуске без сохранения зарплаты;
- сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- сотрудник не работал в связи с простоем по вине организации или по причинам, не зависящим от организации и сотрудника (например, из-за отключения электричества);
- сотрудник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог выполнять работу;
- сотрудник в других предусмотренных законодательством случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты.
Такой порядок предусмотрен пунктом 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Пример определения расчетного периода для расчета отпускных. В расчетном периоде сотрудник был в командировке и в отпуске за свой счет
Экономист А.С. Кондратьев работает в организации три года. С 14 ноября 2012 года ему предоставляется основной оплачиваемый отпуск.
С 1 по 22 августа 2012 года Кондратьев был в командировке.
С 23 по 31 августа 2012 года он взял отпуск без сохранения зарплаты (по семейным обстоятельствам).
Расчетным для начисления отпускных является период с 1 ноября 2011 года по 31 октября 2012 года. Из расчетного периода нужно исключить дни командировки и период, когда сотрудник был в отпуске за свой счет.
Бухгалтер рассчитал Кондратьеву отпускные исходя из расчетного периода с 1 ноября 2011 года по 31 июля 2012 года и с 1 сентября по 31 октября 2012 года. август исключается полностью, так как весь этот месяц состоял из времени, исключаемого из расчетного периода.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
4.Рекомендация: Как определить заработок за расчетный период при расчете отпускных
Общий заработок
После определения расчетного периода нужно вычислить средний заработок для оплаты отпускных (ст. 114 ТК РФ). Для этого сначала определите заработок сотрудника за расчетный период, а затем – средний дневной заработок для расчета отпускных.
Выплаты, включаемые в расчет
В расчет заработка нужно включить все выплаты, которые перечислены в пункте 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Вот эти выплаты*:
- зарплата, начисленная сотруднику;
- комиссионное вознаграждение, начисленное сотруднику;
- гонорар сотрудников редакций газет, журналов, других средств массовой информации, организаций искусства, состоящих в штате организации;
- надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
- компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (обусловленные районным регулированием, доплаты за работу во вредных (тяжелых) условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);
- премии и вознаграждения. Обратите внимание, что есть особенности включения премий в расчет отпускных.
Выплаты, исключаемые из расчета
При определении заработка сотрудника за расчетный период не учитывайте суммы, начисленные за период, когда*:
- за сотрудником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством (например, во время командировки (ст. 167 ТК РФ) или оплачиваемого отпуска (ст. 114 ТК РФ)). Исключение из этого правила составляют суммы, начисленные за время перерывов для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ), – такие выплаты учитываются при расчете среднего заработка;
- сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
- сотрудник был в отпуске без сохранения зарплаты;
- сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- сотрудник не работал в связи с простоем по вине организации или по причинам, не зависящим от организации и сотрудника (например, из-за отключения электричества);
- сотрудник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог выполнять работу;
- сотрудник не работал в других случаях, предусмотренных законодательством.
Такое правило установлено пунктом 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
При расчете отпускных не учитывайте выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальную помощь, оплату стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д.). Об этом сказано в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Пример определения заработка за расчетный период, учитываемого при расчете отпускных
В организации П.А. Беспалов работает с 1 августа 2014 года. Его оклад – 15 000 руб. Кроме того, Беспалову положена надбавка за вредные условия труда в размере 30 процентов оклада.
С 13 по 26 ноября 2014 года Беспалову предоставлен основной оплачиваемый отпуск.
В организации Беспалов работает меньше года, поэтому расчетным для оплаты отпуска является период с 1 августа по 31 октября 2014 года.
Август 2014 года был отработан полностью и зарплату за него начислили в размере:
15 000 руб. + 15 000 руб. ? 30% = 19 500 руб.
С 1 по 29 сентября 2014 года Беспалов был в командировке. На время командировки за сотрудником сохранялся средний заработок. Начисленные за время командировки суммы в расчете не учитываются.
В сентябре 2014 года 22 рабочих дня. Из них 21 рабочий день приходится на период командировки. Фактическая зарплата сотрудника за этот месяц составила:
(15 000 руб. + 15 000 руб. ? 30%) : 22 дн. ? 1 дн. = 886 руб.
Заработок сотрудника за расчетный период (август, сентябрь, октябрь) составит:
19 500 руб. + 886 руб. + 19 500 руб. = 39 886 руб.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
5.Рекомендация: Как определить средний дневной заработок для расчета отпускных
После того как вы определили заработок сотрудника за расчетный период, нужно рассчитать средний дневной заработок (п. 9положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).
Порядок определения среднего дневного заработка зависит от того:
- отработал ли сотрудник расчетный период полностью;
- предоставляют ему отпуск в календарных или рабочих днях.
Расчетный период отработан не полностью, отпуск в календарных днях
Если расчетный период отработан не полностью и отпуск предоставляют в календарных днях, средний дневной заработок рассчитайте так*:
Средний |
= |
Заработок, начисленный за расчетный период |
||||
29,3 |
? |
Количество полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода |
+ |
Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце) |
||
Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце рассчитайте по формуле*:
Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце |
= |
29,3 |
: |
Количество календарных дней месяца |
? |
Количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце |
Если в расчетном периоде сотрудник не полностью отработал несколько календарных месяцев, то количество не полностью отработанных календарных дней определите за каждый из них, а затем суммируйте. Так будет получен показатель «Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах».
Такой порядок расчета среднего дневного заработка предусмотрен частью 4 статьи 139 Трудового кодекса РФ, абзацами 2 и3 пункта 10 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, частью 13 статьи 2 Закона от 2 апреля 2014 г. № 55-ФЗ.
Пример определения среднего дневного заработка для расчета отпускных. Расчетный период отработан не полностью. Отпуск предоставлен в календарных днях
С 13 мая 2014 года сотруднику организации В.К. Волкову предоставлен основной оплачиваемый отпуск.
Расчетный период для начисления отпускных – с 1 мая 2013 года по 30 апреля 2014 года.
Расчетный период отработан не полностью. С 23 по 27 июня 2013 года сотрудник болел. Период болезни и суммы больничного пособия из расчета среднего дневного заработка исключаются. За расчетный период помимо пособия сотруднику начислено 68 000 руб.
Для расчета отпускных количество календарных дней равно:
– в полностью отработанных месяцах:
11 мес. ? 29,3 дн./мес. = 322,3 дн.;
– в июне:
29,3 дн./мес. : 30 дн. ? 25 дн. = 24,4 дн.
Средний дневной заработок сотрудника равен:
68 000 руб. : (322,3 дн. + 24,4 дн.) = 196 руб./дн.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
6.Рекомендация: Как рассчитать итоговую сумму отпускных
После расчета среднего дневного заработка нужно рассчитать средний заработок сотрудника. Это и будет итоговая сумма отпускных, которую необходимо выплатить сотруднику (ст. 114 ТК РФ).
Расчет итоговой суммы зависит от того, в каких днях предоставлен отпуск ? календарных или рабочих.
При определении итоговой суммы отпускных необходимо также учесть изменения в зарплате.
Отпуск в календарных днях
Если отпуск предоставляют в календарных днях, итоговую сумму отпускных рассчитайте по формуле*:
Итоговая сумма отпускных (средний заработок) |
= |
Средний дневной заработок |
? |
Количество календарных дней отпуска |
При этом средний дневной заработок рассчитывайте исходя из среднемесячного числа календарных дней.
Такой порядок расчета установлен пунктами 9 и 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
7.Рекомендация: Как учесть изменение зарплаты при расчете отпускных
Повышение окладов у всех сотрудников
При повышении в организации окладов (тарифных ставок, денежных вознаграждений) отпускные нужно рассчитать (пересчитать) с учетом коэффициента повышения (коэффициента пересчета). Сделать это необходимо в одном случае: если повышение коснулось одновременно всех сотрудников организации* (филиала, структурного подразделения) (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).
Повышение зарплаты в расчетном периоде
Если оклад (тарифную ставку, денежное вознаграждение) повысили в пределах расчетного периода, выплаты, учитываемые при определении средней зарплаты, которые предшествовали изменению, нужно умножить на коэффициент пересчета. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Коэффициент пересчета, на который нужно скорректировать выплаты за расчетный период (средний заработок), определите по формуле*:
Коэффициент пересчета |
= |
Новый размер оклада (тарифной ставки, денежного вознаграждения) сотрудника в том месяце, когда произошло последнее повышение |
: |
Ранее установленный размер оклада (тарифной ставки, денежного вознаграждения) сотрудника |
Пример учета повышения оклада при расчете отпускных. Оклад повышен в одном из месяцев расчетного периода
Ю.И. Колесов работает в организации более трех лет. С 16 по 22 июня 2014 года (семь календарных дней) сотруднику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
Расчетный период для начисления отпускных – с 1 июня 2013 года по 31 мая 2014 года. Расчетный период отработан полностью.
В июне 2013 года ежемесячный оклад Колесова составлял 10 000 руб.
В расчетном периоде его оклад увеличивался дважды:
– с 1 января 2014 года – на 2000 руб. (до 12 000 руб.);
– с 1 апреля 2014 года – на 2000 руб. (до 14 000 руб.).
Повышение произошло в рамках увеличения окладов в целом по организации (на основании приказа руководителя).
Коэффициенты повышения составят:
– с 1 июня по 31 декабря 2013 года:
14 000 руб. : 10 000 руб. = 1,4;
– с 1 января по 31 марта 2014 года:
14 000 руб. : 12 000 руб. = 1,17;
– с 1 апреля по 31 мая 2014 года:
14 000 руб. : 14 000 руб. = 1.
Согласно положению о премировании всем сотрудникам организации по окончании года выплачивается премия по итогам работы за год по производственным показателям в размере 200 процентов от оклада за декабрь. Премия была начислена Колесову в январе 2013 года в сумме 20 000 руб. (10 000 руб. ? 200%). Она включается в расчет среднего заработка в полной сумме. Других выплат (кроме премии и оклада) у Колесова не было.
Заработок за расчетный период с учетом повышения оклада составляет:
– с 1 июня по 31 декабря 2013 года (7 месяцев):
10 000 руб. ? 1,4 ? 7 мес. = 98 000 руб.;
– с 1 января по 31 марта 2014 года (3 месяца):
12 000 руб. ? 1,17 ? 3 мес. + 20 000 руб. ? 1,17 = 65 520 руб.;
– с 1 апреля по 31 мая 2014 года (2 месяца):
14 000 руб. ? 1 ? 2 мес. = 28 000 руб.
Всего за расчетный период заработок составляет:
98 000 руб. + 65 520 руб. + 28 000 руб. = 191 520 руб.
Средний дневной заработок сотрудника равен:
191 520 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 545 руб./дн.
Сумма отпускных составит:
545 руб./дн. ? 7 дн. = 3815 руб.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
03.06.2014г.
С уважением,
Лилия Габсалямова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».