Трудовой договор составьте в произвольной форме. Оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора. Размеры и порядок возмещения расходов, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования. Если условия работы сотрудника подходят под определение дистанционной работы, то его можно оформить как дистанционного работника. Подробный порядок оформления трудовых отношений с дистанционным сотрудником содержится в материалах Системы Главбух.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как оформить прием сотрудника на работу
В коммерческих организациях
Трудовой договор составьте в произвольной форме. Главное, чтобы в нем содержались обязательные сведения и условия, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ.* Например, сведения по зарплате, должности, режиму рабочего времени и т. д. При этом должность в трудовом договоре нужно указывать в строгом соответствии соштатным расписанием. Принимать сотрудника на должность, не включенную в штатное расписание, нельзя. Это следует из статьи 57 Трудового кодекса РФ и подтверждается в письме Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1.
Сведения о полагающихся сотруднику поощрительных выплатах (надбавках, доплатах) в трудовом договоре указывать необязательно. Достаточно сделать в трудовом договоре отсылку к коллективному договору или иному локальному нормативному акту организации, в котором прописаны основания и условия их выплаты. Такие разъяснения содержатся в пункте 1 письма Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1.
Разъездная работа
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Ситуация: нужно ли включать в трудовой договор условия о разъездном характере работы или о командировках сотрудника
Условие о разъездном характере работы нужно включить в трудовой договор,* а условие о командировках – нет.
Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора* (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
При оформлении трудового договора нужно разграничивать понятия «командировка» и «разъездной (подвижной) характер работы».
Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно.
Разъездной характер носят работы, при которых:
- у сотрудника нет неподвижного рабочего места (водители);
- часть рабочего времени проходит в поездках от места размещения организации до места работы (сотрудник строительных организаций).*
К работам с подвижным характером относятся работы, которые:
- производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.);
- предполагают частую передислокацию организации (перемещение сотрудников) (сотрудники подвижных строительных организаций).
В этих случаях поездки сотрудников командировками не признаются. Это следует из положений статьи 168.1 и части 1статьи 166 Трудового кодекса РФ.
В исключительных случаях, если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки. Такой вывод подтверждает Минфин России в письме от 1 июня 2005 г. № 03-05-01-04/168, а также арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 октября 2009 г. № КА-А41/10098-09, Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06).
Локальным нормативным актом организации (например, приказом) может быть предусмотрен перечень других должностей с разъездным (подвижным) характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки (перемещения). Например, специалистов по наладке оборудования, менеджеров по продажам, страховых агентов и т. п.
Документально оформить разъездную (подвижную) работу проще, чем командировки. Единовременно приказами руководителя нужно определить:
- размер возмещаемых расходов (ст. 168.1 ТК РФ);
- перечень разъездных (подвижных) работ (ст. 168.1 ТК РФ);
- порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).*
В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п.
В отличие от командировок оформлять персональные документы (приказ о командировке, служебное задание, командировочное удостоверение) по каждой поездке (перемещению) сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы не нужно. Кроме того, для сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы организация может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам, перемещениям (например, раз в месяц).
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Статья: 4.6.2 Как оформить разъездной характер работ
Необходимый список сотрудников, работа которых носит разъездной характер, лучше утвердить приказом руководителя вашей организации (см. образец ниже). В этом же документе можно прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных с поездками.* Само собой, включать ту или иную позицию в перечень стоит, если это действительно обоснованно.
Удостоверьтесь, что частые разъезды работника входят в его обязанности и прямо прописаны в его должностной инструкции. Но главное, чтобы условие о поездках было предусмотрено в трудовом или коллективном договоре.* Этого требует статья 57 Трудового кодекса РФ. Если такая оговорка отсутствует, внесите в договор изменения или составьте дополнительное соглашение.
ЗАРПЛАТА — 2014
3. Рекомендация: Как оформить трудовые отношения с дистанционным сотрудником
Существует два способа работы сотрудника вне офиса:*
– надомная работа;
– дистанционная работа.*
Отличия надомной работы от дистанционной приведены в таблице.
На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства* (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ).
Вместе с тем, трудовые отношения с такими сотрудниками имеют и свои особенности, которые регулирует:
- глава 49.1 Трудового кодекса РФ;
- Закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, который описывает порядок получения электронной подписи и обмена электронными документами между сотрудником и работодателем.*
Прием на работу
Дистанционный сотрудник должен представить для трудоустройства тот же пакет документов, что и обычный сотрудник. Отличие в том, что эти документы дистанционный сотрудник может представить не только лично, но и в электронной форме* (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Если сотрудник представляет документы в электронном виде, организация может дополнительно потребовать прислать нотариально заверенные копии по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.) организации. Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником. Это следует из положений части 5 статьи 312.1, части 5 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Далее отношения оформите по общим правилам, установленным трудовым законодательством, с соблюдением требований статьи 68 Трудового кодекса РФ. А именно:
- оформите трудовой договор;
- издайте приказ о приеме на работу;
- заведите личную карточку;
- внесите запись в трудовую книжку.
Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует трудовой договор (ст. 56, 57 ТК РФ). При его оформлении руководствуйтесь:
– общими правилами заключения договора;
– специальными нормами, которые касаются трудовых отношений с удаленными сотрудниками* (ст. 312.2 ТК РФ).
В частности, в трудовом договоре с дистанционным сотрудником дополнительно можно указать:
- порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе;
- сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель. В этом случае в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора. Кроме того, условиями договора может быть предусмотрено использование сотрудником собственных или взятых в аренду средств. В этом случае в договоре уместно прописать порядок и сроки выплаты компенсации за такое использование;
- порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (например, расходов на Интернет, телефонную связь);
- особый режим работы;
- дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.*
В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите место нахождения работодателя.
Трудовой договор о дистанционной работе (а впоследствии – и дополнительные соглашения к нему) можно заключить путем обмена электронных документов с электронными подписями работодателя и сотрудника.
Не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.
Такие правила предусмотрены в статьях 312.2–312.5 Трудового кодекса РФ, статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите в общем порядке. Ознакомить сотрудника с ним можно в электронной форме (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Заводить трудовую книжку на дистанционного сотрудника необязательно, даже если сотрудник впервые устраивается на работу. Соглашение об отказе оформления и заполнения книжки пропишите в условиях трудового договора.
При отсутствии информации о дистанционной работе в трудовой книжке основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж дистанционного сотрудника, будет его экземпляр трудового договора.
Такие правила установлены частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.
Если сотрудник все же пожелает, чтобы запись о дистанционной работе была внесена в его трудовую книжку, ему следует:
– либо принести трудовую книжку лично;
– либо направить книжку работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.
Такие правила установлены частью 7 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.
Указывать на дистанционный характер в записи о приеме на работу в трудовой книжке действующее законодательство не требует. Поэтому запись вносите в общем порядке* (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
По общему правилу если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан оформить ему страховое пенсионное свидетельство (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Однако при приеме на работу дистанционного сотрудника, трудовой договор с которым заключается путем обмена электронными документами, действует особый порядок. Такой сотрудник обращается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ и получает свидетельство самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).
Полученное свидетельство сотрудник передает работодателю в электронном виде, как и остальные документы, которые он предъявил при устройстве на работу (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Режим труда и отдыха
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению. Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Например, в договоре можно сделать запись: «Сотруднику устанавливается режим работы с 8.00 до 17.00. Продолжительность обеденного перерыва – 1 час. Конкретное время обеденного перерыва устанавливается на усмотрение сотрудника».* Такой вывод следует из совокупности положений статей 72,312.4 Трудового кодекса РФ.
Ежегодный и иные виды отпусков дистанционным сотрудникам предоставляйте по общим правилам. При этом порядок предоставления отпусков (виды, продолжительность) закрепите в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ). Например, запись в договоре может выглядеть так: «Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней согласно графику отпусков».
Электронный обмен документами
Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме (например, по электронной почте), заверив свое обращение электронной подписью.
Для электронного обмена документами и у сотрудника, и у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись. Такие подписи оформляют в специализированных удостоверяющих центрах.
Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой. Если в заявлении сотрудника прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде, работодателю следует направить их по почте заказным письмом с уведомлением. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.
Такой порядок предусмотрен частью 8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.
Страховые выплаты
Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: больничное пособие, пособие по беременности и родам и т. п. Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов (листки нетрудоспособности, справки) по почте заказным письмом с уведомлением.
Такие правила установлены частями 6–8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.
Охрана труда
В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных сотрудников работодатель обязан:
- расследовать несчастные случаи и профзаболевания, происходящие с дистанционными сотрудниками;
- выполнять предписания Государственной инспекции труда;
- платить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний за дистанционных сотрудников;
- знакомить с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами.
Соблюдать другие обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в отношении дистанционных сотрудников (например, обеспечивать спецодеждой, обучать безопасным методам и приемам выполнения работ и т. д.) работодатель не обязан, если только иное не предусмотрено трудовым договором.
Такой порядок следует из положений статей 212 и 312.3 Трудового кодекса РФ.
Увольнение дистанционного сотрудника
Дистанционного сотрудника можно уволить по общим основаниям, как и любого другого сотрудника организации* (ст. 77 ТК РФ). Кроме этого, в трудовом договоре с таким сотрудником могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения по инициативе работодателя, как и в случае с надомными сотрудниками (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).
Если документооборот между сотрудником и организацией ведется в электронном виде, то приказ об увольнении направьте сотруднику для ознакомления в электронной форме и получите от него документ обратно, заверенный электронной подписью. В день увольнения вышлите в адрес сотрудника копию указанного приказа на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. Кроме того, проведите с сотрудником окончательный расчет и внесите необходимые сведения в личную карточку.
Такой порядок следует из совокупности положений части 2 статьи 312.5 и статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.
Если на дистанционного сотрудника оформляли трудовую книжку, то ее также нужно направить в адрес человека в день увольнения по почте заказным письмом с уведомлением. Перед этим получите согласие сотрудника на отправку документов по почте.
Если человек лично присутствует в день увольнения в офисе, трудовую книжку выдайте сотруднику на руки. Такой порядок следует из статьи 84.1, части 6 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
03.06.2014 г.
С уважением,
Ирина Киселева, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».