Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
26 октября 2015 146 просмотров

Если сотрудник направляется в служебную командировку из места нахождения в отпуске, затем из места служебной командировки сотрудник возвращается в место проведения отпуска. Возмещаются ли данные расходы сотруднику как расходы по проезду к месту командирования и обратно? И учитываются ли данные расходы для целей налогообложения прибыли организации? Надо ли облагать данные расходы НДФЛ?

Расходы на оплату проезда работника из места проведения отпуска к месту проведения командировки могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса

(письмо Минфина России от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813). Удерживать НДФЛ не нужно.

Что касается проезда из командировки в отпуск, налоговики иногда спорят с такими расходами. Минфин не против их учета. Главное, чтобы расходы на билет к месту работы и к месту отдыха были сопоставимы по стоимости. Поэтому для обоснования затрат стоит составить специальную справку-расчет. Если билет к месту отдыха дешевле, всю его стоимость можно учесть в расходах. Если дороже, списать надо цену билета до города, в котором находится организация. Расходы на дорогу необходимо подтвердить документами. Поэтому к справке надо приложить распечатку с сайта авиаперевозчика со стоимостью билетов или с сайта-поисковика билетов. Например, www.aviasales.ruwww.skyscanner.ru и др.

По мнению контролирующих органов, если сотрудник едет из командировки в отпуск, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ.

Обоснование

1.Из статьи газеты «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 7, ФЕВРАЛЬ 2014

Можно списать расходы на проезд из отпуска в командировку

Егор Ветров, эксперт «УНП»

«…У нас есть филиал в другом городе. В январе для представления интересов филиала в суде вызвали из отпуска нашего юриста. Работник согласился прервать отпуск и поехать в суд. Вправе ли мы списать расходы на проезд сотрудника из места отдыха к месту командировки?..»

— Из письма Снежаны Костиной, г. Санкт-Петербург

Снежана, мы считаем, что вы вправе учесть расходы.

Расходы на проезд обоснованы независимо от того, откуда сотрудник уезжает в командировку. Так считают и специалисты Минфина (письмо от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813).*

Причем расходы на проезд можно списать в двух случаях. Во-первых, если отпуск уже закончился и первый рабочий день совпал с командировкой. Во-вторых, если компания отозвала сотрудника из отпуска. Во втором случае необходимо получить согласие работника на вызов на работу (ст. 125 ТК РФ).

2.Из статьи журнала 50 ИДЕАЛЬНЫХ ОБРАЗЦОВ

Справка, которая обоснует расходы на проезд из командировки в отпуск

Для чего нужен документ

Иногда сотрудники уезжают отдыхать в другой город прямо из командировки, не возвращаясь домой. Стоимость дороги к месту отдыха компания возмещает сотрудникам. Налоговики иногда спорят с такими расходами, но, как мы выяснили, Минфин не против их учета. Главное, чтобы расходы на билет к месту работы и к месту отдыха были сопоставимы по стоимости. Поэтому для обоснования затрат стоит составить специальную справку-расчет.

Срок составления документа

Документ надо составить перед тем, как компания отразит в учете расходы.

Что обязательно должно быть в документе

В справке сначала стоит объяснить, почему компания возместила сотруднику расходы на билет в другой город. По закону организация в любом случае обязана оплатить проезд сотрудника обратно в офис (п. 12 постановления Правительства РФ от 13.10.08 № 749). А если после командировки у сотрудника наступает отпуск, он вправе сам решить, вернуться к месту работы или уехать в другой город. Но обязанность оплатить дорогу в офис у компании остается.

Затем надо сделать сам расчет. Если билет к месту отдыха дешевле, всю его стоимость можно учесть в расходах. Если дороже, списать надо цену билета до города, в котором находится компания. Расходы на дорогу необходимо подтвердить документами. Поэтому к справке надо приложить распечатку с сайта авиаперевозчика со стоимостью билетов или с сайта-поисковика билетов. Например, www.aviasales.ruwww.skyscanner.ru и др. На цифрах необходимо показать, почему именно такую сумму компания учла в расходах.*

ЧАСТАЯ ОШИБКА

В справке необходимо точно записать номер авансового отчета, к которому компания прикладывает справку. Если бумаги потеряются, будет не ясно, какие расходы подтверждает этот документ.

СОВЕТ «УНП»

Для компенсации части стоимости билета требуется разрешение руководителя компании. Об этом стоит составить отдельный приказ, а на него сослаться в справке.

ОПАСНЫЙ РЕКВИЗИТ

Минимальную стоимость билета необходимо рассчитывать на дату окончания командировки. Ведь именно в этот день сотрудник должен вернуться к месту работы. А стоимость билетов в разные дни может сильно отличаться.

<…>

3.Из ситуации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке

При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.

Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).

Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.

А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).*

Такие выводы следуют из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34813от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558ФНС России 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»).

В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.

По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456.*

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.

Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка