Нет, не нужно. Вести забалансовый учет выданной спецодежды рекомендуется при единовременном списании стоимости спецодежды на расходы.
Обоснование
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как оформить и отразить в бухучете выдачу спецодежды сотрудникам
Бухучет спецодежды в составе материалов
Спецодежду, учтенную в составе материалов, отражайте на счете 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и счете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» (п. 11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н). Подробнее об этом см.: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении поступление материалов.
Передачу спецодежды в пользование сотрудникам отразите проводкой:
Дебет 10-11 Кредит 10-10
– выдана спецодежда в пользование сотрудникам.
Выдав сотрудникам спецодежду, учтенную в составе материалов, можете оформить:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- требование-накладную по форме № М-11;
- лимитно-заборную карту по форме № М-8;
- накладную на отпуск материалов на сторону по форме № М-15;
- ведомость учета выдачи спецодежды по форме № МБ-7.
Все эти формы есть в указаниях, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Сам же порядок их применения установлен в пунктах 19 и 20 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
Списание стоимости спецодежды отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10-11
– списана стоимость спецодежды.
Если стоимость спецодежды списываете единовременно, то эту проводку делайте один раз. Если равномерно, то эту проводку делайте ежемесячно в течение установленного срока ее использования. Впервые такую запись нужно сделать в том месяце, когда спецодежда была фактически выдана сотруднику*. Такие правила установлены в пунктах 21 и 26 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункте 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.
При единовременном списании стоимости спецодежды организуйте контроль за ее дальнейшим использованием*. Например, можно вести ведомость учета спецодежды в эксплуатации. Если же будет выявлена недостача, необходимо взыскать ущерб с виновного. О бухучете такой операции см. Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации.
Возврат спецодежды на склад при увольнении или переводе сотрудника на другую работу отразите проводкой:
Дебет 10-10 Кредит 10-11
– возвращена спецодежда на склад (по остаточной стоимости).
Эту проводку делайте, только если стоимость спецодежды списываете равномерно. Если стоимость спецодежды была списана единовременно, возврат спецодежды на склад в бухучете не отражается.
При списании спецодежды по истечении срока носки составьте акт*. Унифицированной формы не установлено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Главное, чтобы в акте были все необходимые реквизиты, кроме того, руководитель должен утвердить его приказом к учетной политике. Это следует изстатьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.
Пример отражения в бухучете операций по приобретению, выдаче и списанию спецодежды
В декабре 2014 года ООО «Производственная фирма "Мастер"» в соответствии с отраслевыми нормами закупило для сотрудника основного производства:
– куртку на утепляющей подкладке (срок носки – 24 месяца) стоимостью 2832 руб. (в т. ч. НДС – 432 руб.);
– брезентовый костюм (срок носки – 12 месяцев) стоимостью 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.).
В этом же месяце организация выдала спецодежду сотруднику.
В учетной политике «Мастера» сказано, что спецодежда стоимостью не более 40 000 руб. учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, стоимость которой составляет не более 40 000 руб. и срок использования которой не более 12 месяцев, списывается на расходы единовременно.
В учете бухгалтер сделал следующие записи:
Дебет 10-10 Кредит 60
– 3400 руб. (2832 руб. – 432 руб. + 1180 руб. – 180 руб.) – приобретена спецодежда;
Дебет 19 Кредит 60
– 612 руб. (432 руб. + 180 руб.) – учтен НДС со стоимости спецодежды;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 612 руб. – принят к вычету НДС со стоимости спецодежды;
Дебет 10-11 Кредит 10-10
– 3400 руб. – выдана спецодежда сотруднику;
Дебет 20 Кредит 10-11
– 1000 руб. – списана стоимость брезентового костюма.
Стоимость куртки бухгалтер «Мастера» списывает равномерно в течение 24 месяцев с момента выдачи сотруднику. Ежемесячно начиная с декабря 2014 года он делает проводку:
Дебет 20 Кредит 10-11
– 100 руб. (2400 руб. : 24 мес.) – стоимость куртки учтена в составе расходов.
Поскольку в ноябре 2015 года нормативный срок носки брезентового костюма истек, сотруднику был выдан новый комплект. При этом поношенный брезентовый костюм списан на основании акта. Куртка на утепляющей подкладке будет списана в ноябре 2015 года.