Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
25 декабря 2015 764 просмотра

Мы перешли на новую редакцию программы по, расчету зарплаты 1с8 ЗУП (с 2.5 на 3.0) и при переносе данных как-то не волне корректно перенеслась информация по сотрудницам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года. По расчету з/пл все нормально - идет только расчет пособия и суммы верные. Но вот в табеле вместо кода ОЖ проставляются явки. Консультанты 1с пока помочь не могут (исправить эту не корректность). Можно ли к печатной форме табеля сделать приписку типа «в связи с некорректностью формирования табеля в программе по таким-то сотрудницам находящимся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года в табеле вместо явки считать верным код ОЖ». Эта приписка спасет нас при проверках в части легетивности начисленных сумм по зарплате? Не будет претензий? Все документы по этим сотрудницам, что они находяться в отпуске по уходу за ребенком имеются.

Да, табельщик может внести исправления в печатную форму табеля до исправления подобной ошибке в электронной базе. Нужно зачеркнуть неверные данные, написать сверху верную информацию. Рядом проставить дату исправления и подписи лиц, составивших табель, с указанием их фамилий и инициалов.

Кроме того, безопаснее, получить официальное письмо от 1С о наличии такой проблемы.

Обоснование

Из рекомендации
Из статьи журнала «Кадровое дело» № 12, Декабрь 2015

Табель учета рабочего времени: как отразить случаи, отклоняющиеся от нормы

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. четвертая ст. 91 ТК РФ). Для этого применяют табель учета рабочего времени. Коммерческая организация вправе использовать унифицированную форму этого документа (№ Т-12 или Т-13) либо разработать собственную (Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). На практике порой возникают редкие или не урегулированные законом ситуации, когда ответственные за ведение табеля сотрудники не знают, как правильно отмечать те или иные периоды. Рассмотрим, как заполнить табель в таких случаях. Использовать будем буквенные коды, предназначенные для унифицированных форм.

Случай 1. Смена частично приходится на ночное время

Ночным считают время с 22.00 до 6.00 (ч. первая ст. 96 ТК РФ). Работу в этот период оплачивают в увеличенном размере. Минимальный размер повышения оплаты труда за час работы в ночное время составляет 20 процентов часовой тарифной ставки или оклада, рассчитанного за час работы (ст. 154 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 22 июля 2008 г. № 554). Если часть смены попадает на дневное время, а часть – на ночное, работу днем отмечают буквенным кодом «Я», а ночью – кодом «Н». В нижней строке указывают продолжительность работы в часах и минутах (образец ниже). Можно ставить коды через дробь или добавить в табель дополнительные строки.

Случай 2. Работнику предоставлен отпуск для санаторно-курортного лечения

Если с работником произошел несчастный случай на производстве или он получил профзаболевание, его могут направить по путевке ФСС России на санаторно-курортное лечение (абз. 6 подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 8 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ (далее – Закон № 125-ФЗ)). В этом случае работодатель должен предоставить сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск на период реабилитации в санатории. Этот отпуск, а также дни проезда до места лечения и обратно организация оплачивает из собственных средств. Сумму отпускных, выплаченных работодателем, ФСС России зачтет при уплате страховых взносов (п. 7 ст. 15, подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, подп. 2 п. 9, п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184).

Поскольку отпускные сотруднику выплачивает работодатель, отпуск для санаторно-курортного лечения можно табелировать как дополнительный оплачиваемый отпуск. Используйте код «ОД». Если случай не единичный, работодатель может ввести отдельный код, означающий время отпуска для санаторно-курортного лечения, например «СК».

Совет эксперта

Разделение рабочего дня на части табелируйте в общем порядке

Галина БОГДАНОВА,

директор НОУ ДПО «Учебный кадровый центр» (г. Курган)

Если рабочий день сотрудника разделен на части, в табеле отражают общее количество отработанных им часов. Например, водитель работает по графику: с 7.00 до 11.00 и с 14.00 до 18.00. Перерыв для отдыха и питания – с 11.00 до 12.00, перерыв между частями рабочего дня – с 12.00 до 14.00. В табеле отмечают, что рабочее время составило 8 часов, указывая код «Я». Тот факт, что рабочий день разделен на части, в табеле не фиксируют.

Случай 3. Сотрудника перевели в другое подразделение

Табель составляют по структурным подразделениям (разд. 2 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, далее – Указания). Если сотрудника перевели в другое подразделение позднее первого числа календарного месяца, на него оформляют отдельный табель за время, отработанное в прежней должности. В табеле по бывшему подразделению отражают часы работы по последний рабочий день сотрудника включительно, а с даты перевода проставляют «Х». Этот табель подают в бухгалтерию одновременно с приказом о переводе.

По новой должности отметки об учете времени, отработанного сотрудником, вносят в табель подразделения со дня перевода. За предшествующие ему дни проставляют «Х». В итоговый табель месяца по прежнему подразделению работника не включают. В новом подразделении сведения о сотруднике вносят в табель со дня фактического перехода.

Случай 4. Работнику установлена сокращенная продолжительность рабочего времени

Сокращенную продолжительность рабочего времени устанавливают, когда это предусмотрено законодательством (ст. 92, 320, 333, 350 ТК РФ, Федеральный закон от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», постановление Верховного Совета РСФСР от 1 ноября 1990 г. № 298/3-1 и т. д.). Рабочее время уменьшают в связи с работой во вредных или опасных условиях труда, возрастом, инвалидностью работника или другими обстоятельствами.

Сокращенная продолжительность рабочего времени, предусмотренная для отдельных категорий работников, является для них нормой и не влечет уменьшения заработной платы (письмо Минздравсоцразвития России от 11 мая 2006 г. № 12918/МЗ-14). В табеле сокращенную продолжительность рабочего времени отражают кодом «ЛЧ».

Табель учета рабочего времени хранят 5 лет, а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными – 75 лет (ст. 586 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Случай 5. Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени

При суммированном учете рабочего времени ежедневная и еженедельная продолжительность работы по графику может отклоняться от нормы. Тогда работникам устанавливают более длительный учетный период. Он может составлять месяц, квартал и т. д., но не более года, а для работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, – не более трех месяцев, по общему правилу. В целом за учетный период продолжительность рабочего времени не должна превышать нормального числа рабочих часов (ст. 104 ТК РФ).

Возможны два случая, когда при суммированном учете возникают переработки. Первый – когда превышение ежедневной и еженедельной нормы рабочего времени изначально запланировано графиком. Тогда в табеле ставят код «Я» и количество отработанных часов. Часы переработки по графику оплачивают по окончании учетного периода. Второй – это незапланированная сверхурочная работа, например, при неявке сменщика, чрезвычайных обстоятельствах и т. п. Ее отражают в табеле кодом «С» и оплачивают при начислении зарплаты за месяц, в котором была переработка, а не в конце учетного периода.

Случай 6. Внешний совместитель заболел

Если внешний совместитель заболел, есть два варианта заполнения табеля учета рабочего времени. Когда сотрудник в течение двух календарных лет, предшествующих болезни, трудился у тех же работодателей (по основному месту и по совместительству), он имеет право на пособие по обоим местам работы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, далее – Закон № 255-ФЗ). В этом случае период болезни совместителя в табеле учета рабочего времени отражают кодом «Б».

Однако если в течение двух лет до болезни сотрудник менял одного из своих работодателей, то пособие назначают только по одному месту работы. По какому – выбирает сотрудник (ч. 3 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Если совместитель решит получать пособие по основному месту работы, то в организации, где он трудится по совместительству, в табеле учета рабочего времени проставляют код «Т» (временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством). Для этого необходимо получить от сотрудника копию больничного листка, выписанного по основному месту.

Важная статья: «Как организовать учет рабочего времени в сложных ситуациях» (№ 5, 2014)

Случай 7. Сотрудник работает дистанционно

Если сотрудник работает дистанционно, работодатель все равно должен вести учет его рабочего времени (ч. четвертая ст. 91 ТК РФ). Законодательство предусматривает два способа учета рабочего времени в табеле: метод сплошной регистрации явок и неявок на работу и метод регистрации только отклонений – неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п. (разд. 2 Указаний). Для учета времени, отработанного дистанционным сотрудником, можно использовать любой из этих методов.

Если в организации есть дистанционные работники, порядок учета их рабочего времени можно отразить в локальном акте (ст. 8 ТК РФ).

Специфике дистанционной работы больше соответствует метод регистрации отклонений, так как табельщик не владеет информацией о явках сотрудника на работу. Если неявок, переработок и т. д. нет, то в табель заносят лишь итоговые данные о результатах работы сотрудника за первую и вторую половины месяца. В случае ведения табеля методом отклонений в табеле не нужно регистрировать рабочие дни. Незаполненная клетка табеля означает рабочий день.

Однако если вести табель на дистанционного работника методом отклонений, могут возникнуть сложности технического характера (при внесении сведений в программу «1С» и др.). В этом случае удобнее метод сплошной регистрации явок и неявок.

Нормативная база

Документ Поможет вам
Часть четвертая ст. 91 ТК РФ Понять, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками
Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ Узнать, какие реквизиты работодатель обязан указать в форме табеля учета рабочего времени, если он решит разработать ее самостоятельно
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Уточнить, как правильно заполняют унифицированные формы табеля учета рабочего времени

Исправляем ошибку

Ошибка Как правильно
Многие работодатели не отражают сверхурочную работу в табеле учета рабочего времени и впоследствии ее не оплачивают либо компенсируют, выплачивая премию. При этом в табеле учета рабочего времени проставляют «восьмерки», независимо от времени, фактически отработанного сотрудником. В табеле нужно отразить время, отработанное каждым сотрудником, в том числе сверхурочно. Если это не было сделано, внести исправления может табельщик. Нужно зачеркнуть неверные данные, написать сверху верную информацию. Рядом проставить дату исправления и подписи лиц, составивших табель, с указанием их фамилий и инициалов. *
Что будет, если…
За нарушение порядка учета сверхурочной работы работодатель может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Наказанием будет предупреждение или штраф: для должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 рублей; для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме того, придется доплатить сотрудникам за сверхурочную работу: за первые два часа работы – не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ).

Важные выводы

1. Если необходимо внести в табель две отметки, например «Я» и «Н», можно проставить коды через дробь или добавить в документ дополнительные строки.
2. Сверхурочную работу при суммированном учете рабочего времени табелируют по-разному. Если переработка в отдельные дни или недели предусмотрена графиком, ее отмечают кодом «Я», а незапланированную сверхурочную работу – кодом «С».
? 3. Время болезни совместителя отражают в табеле кодом «Б», если больничный подлежит оплате, или кодом «Т», если пособие по временной нетрудоспособности не было назначено.

Ваш персональный эксперт Ольга Пушечкина.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка