Обмен электронными документами возможен, если организации внедрили электронный документооборот. Уведомите контрагента о том, что Ваша организация электронный документооборот не внедрила и обмен электронными документами невозможен, так как нет технической возможности для обмена.
Обоснование
Из рекомендации Елены Смирновой директора департамента бухгалтерского учета ОАО «Аэрофлот»
Елены Чистяковой бизнес-тренера, преподавателя МВА ExecutiveCoach, члена Международной ассоциации кросс-культурного менеджмента
Как упростить документооборот в бухгалтерии
Переход на электронный документооборот особенно актуален для организаций, деятельность которых предполагает активный и масштабный обмен документами с контрагентами. Ведь отказ от бумажных документов сокращает время, необходимое для отражения первичной информации в учете.
Кроме того, электронные документы не требуется распечатывать и хранить в бумажном виде. С этим согласны и представители ФНС России (письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984, от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489).
Все отправляемые и получаемые через Интернет документы надо хранить в электронном формате в хронологическом порядке. Такой архив организуйте так, чтобы при необходимости, например, по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если ваша организация внедрит электронный документооборот, то вам понадобится разработать правила создания, получения и хранения такой первички и прописать их в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).*
Главбух советует: договоритесь с контрагентами о том, что обмен документами будет осуществляться в электронной форме.
Это возможно, если у каждой стороны сделки есть необходимые технические возможности для приема и обработки этих документов.
О том, что с контрагентами вы обмениваетесь документами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике.*
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом