Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Организация самостоятельно может разработать бланк путевого листа, при этом необходимо, чтобы в документе были все обязательные реквизиты, приведенные в разделе II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, а также те, что должны быть в любой первичке (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51). В путевом листе необходимо указать маршрут следования автомобиля. ( место парковки автомобиля у дома директора). Для того, чтобы затраты на ГСМ служебного автомобиля директора были обоснованы и экономически оправданными, необходимо закрепить в локальных документах организации (приказе) в связи с чем служебный автомобиль доставляет директора до места работы (причины использования служебного автомобиля). Подтверждением произведенных затрат будет верно оформленный путевой лист, первичные документы на приобретение ГСМ. Согласно подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на транспортное средство, используемое для нужд организации, в том числе для перевозки сотрудников, включаются в состав прочих, связанных с производством и реализацией.
При этом необходимо иметь в виду, что расходы на автомобиль, используемый в личных целях признать экономически оправданными и обоснованными нельзя. Поэтому в Вашей ситуации ожидаемы претензии со стороны налоговых органов о невозможности признания расходов на содержание служебного автомобиля.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» версия для коммерческих организаций, vip - версия для коммерческих организаций
1.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные
Путевой лист
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы.*
Главбух советует: оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.*
Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).
В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.
Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).
Ситуация: как в путевом листе описать маршрут следования автомобиля
В путевом листе укажите конкретный пункт назначения. Например так: «Место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8». Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если организация эксплуатирует автомобиль в пределах одного населенного пункта, в путевом листе надо записать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу инспекторы могут признать необоснованными. Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Об этом сказано в письмах Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213.*
Главбух советует: расходы на бензин можно признать даже в том случае, если в путевом листе не обозначен конкретный маршрут следования автомобиля. Но, применяя такой подход, будьте готовы к спорам с проверяющими.
Аргументы в споре помогут следующие. Чтобы отнести стоимость ГСМ на расходы, нужны правильно оформленные первичные документы, подтверждающие производственные цели эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 252 НК РФ, ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Организации (кроме автотранспортных) могут использовать для этих целей бланки путевых листов, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, приведенные в разделе II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, а также те, что должны быть в любой первичке (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*
Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не названы среди обязательных реквизитов. Поэтому признать стоимости ГСМ в расходах можно, даже если не вписать такие данные в путевой лист. Но не исключено, что такую позицию придется отстаивать в суде. А заранее предугадать, на чью сторону встанут судьи, сложно.
Так, есть примеры из арбитражной практики, когда судьи поддержали организацию (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60, от 26 августа 2010 г. № КА-А41/9668-10, от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10, Северо-Западного округа от 18 ноября 2009 г. № А44-1106/2009, от 6 июля 2009 г. № А56-50333/2008, Уральского округа от 12 октября 2010 г. № Ф09-8425/10-С3).
Вместе с тем, есть и решения в пользу налоговых инспекторов (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2012 г. по делу № А27-10606/2011, Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № А33-10451/2009, от 21 октября 2009 г. № А33-13602/08).
Ситуация: как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля
Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.
Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).*
Данные приборов учета
Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.
Бухучет: списание ГСМ
По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:
Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) |
= |
Остаток топлива при выезде автомобиля (л) |
+ |
Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) |
– |
Остаток топлива на конец дня (л) |
Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).
При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:
Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 10, 20, 23, 26, 44).*
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Рекомендация: Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль расходы на бензин учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации (например, для перевозки сотрудников), то расходы включите в состав прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).*
Это подтверждает Минфин России в письмах от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61.
Ситуация: может ли организация учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ при работе автотранспорта в нерабочее время
Да, может.
Но для этого организация должна документально подтвердить, что расходы на ГСМ связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). *Для этого надо оформить ряд документов.
Во-первых, нужно обосновать сам факт деятельности в нерабочее время. Если в организации установлен ненормированный рабочий день для отдельных сотрудников, то перечень должностей таких сотрудников закрепите в коллективном договоре или иных локальных нормативных актах. Факт привлечения сотрудника к работе в нерабочее время на конкретный день нужно подтвердить приказом (распоряжением) руководителя организации. Такой вывод позволяют сделать правила статьи 101 Трудового кодекса РФ.
Если организация привлекает к работе в нерабочее время сотрудников, для которых установлен нормальный режим работы, то такая работа в зависимости от обстоятельств может признаваться сверхурочной (ст. 99 ТК РФ) или работой в праздничный (выходной) день (ст. 113 ТК РФ).
Для того чтобы обосновать необходимость работы в выходной день или вне графика, издайте приказ. В нем укажите причину, по которой понадобился автотранспорт, а также время и место его использования. Подробнее об этом см.:
- Какими документами оформить привлечение сотрудника к сверхурочной работе;
- Какими документами оформить привлечение к работе сотрудника в выходные и праздники.
Во-вторых, нужно подтвердить факт расхода ГСМ. В этом помогут первичные документы (например, кассовые чеки) и путевой лист. При этом формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, обязаны применять лишь автотранспортные организации. Остальные организации вправе разрабатывать форму путевого листа самостоятельно.
Таким образом, чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ при работе автомобильного транспорта в нерабочее время, организации нужно иметь ряд документов. Во-первых, такие, которые обосновывают необходимость работы сотрудника вне графика. А во-вторых, те, что подтверждают затраты на приобретение ГСМ. И, конечно, оформленные по всем правилам путевые листы. Такой подход подтверждают налоговое ведомство и арбитражная практика (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213 и постановление ФАС Московского округа от 4 февраля 2008 г. № КА-А40/13427-07-2).
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
3.Статья: Можно не допустить частых ошибок в учете ГСМ и автотранспорта
Медосмотр для путевого листа вправе проводить только медработник
О путевых листах расскажу подробнее. Они оформляются и по собственным, и по арендованным машинам. Компании сами разрабатывают форму путевых листов с учетом требований, утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Исключение – транспортные компании. Для них есть путевой лист установленного образца. Путевой лист может называться «Отчет о поездках», «Маршрутный лист» или «Путевой лист». Причем не обязательно оформлять его на каждую поездку. Можно выдать один лист на месяц. Опасно писать общие фразы в путевом листе типа «поездки по городу». Нужно ставить конкретный адрес, километраж, названия компаний.
Еще обратите внимание, что в путевом листе лучше не ставить номер жилого дома. Даже если в этом доме живет генеральный директор. Все поездки должны носить только производственный характер. Поэтому в путевых листах можно написать адреса парковок возле бизнес-центров, банков, организаций. Причем если в листе поименована платная парковка, то нужно приложить с нее чек. А если машина ожидала на бесплатной стоянке, то лучше просто написать условно «От ООО "Ромашка"».*
Журнал «Семинар для бухгалтера» № 9, Сентябрь 2010
4.Статья: Правила признания расходов на содержание служебного транспорта
В целях налогообложения прибыли затраты на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным c производством и (или) реализацией. Об этом сказано в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Поскольку данный подпункт не конкретизирует указанные затраты, состав расходов на содержание служебного транспорта является открытым. То есть организации вправе учесть при исчислении налога на прибыль любые виды расходов, связанных c содержанием служебного транспорта, если они соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ, то есть экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода.*
К основным расходам, которые организация осуществляет при использовании в деятельности служебных автомобилей, относятся затраты на покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ), ремонт, хранение, мойку, страхование автомобилей, а также на оплату отдельных обязательных платежей, связанных c владением и эксплуатацией транспортных средств. Рассмотрим, как названные затраты учитываются при налогообложении прибыли.
Расходы на ГСМ
Расходы на покупку горюче-смазочных материалов — одна из существенных статей затрат, связанных c эксплуатацией служебного автотранспорта. В налоговом учете они могут признаваться по-разному в зависимости от целевого использования автомобиля. Указанные затраты учитываются как материальные расходы в соответствии c пунктом 1 статьи 254 НК РФ, если топливо приобретается для автотранспорта, который используется для обеспечения производственного процесса и, следовательно, непосредственно связан c производством и реализацией продукции (работ, услуг). Например, в таком порядке учитывается топливо для специального автотранспорта, на котором осуществляется доставка комплектующих частей из одного цеха организации в другой.
Наряду со спецтранспортом многие организации имеют служебные автомобили, которые участвуют в производственном процессе косвенно. Подобными автомобилями, в частности, являются легковые служебные автомобили, используемые в управленческих целях. Расходы на приобретение ГСМ для названных автомобилей в целях налогообложения прибыли признаются прочими расходами на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Затраты на ГСМ отражаются в налоговом учете только при наличии соответствующих документов, которые подтверждают как приобретение топлива, так и его расход.
Кроме того, в путевом листе для подтверждения служебного характера поездки необходимо отражать сведения о маршруте следования автомобиля. Порядок заполнения этих данных в соответствующих документах не разъясняется. Поэтому возникает вопрос: нужно ли указывать конкретный путь передвижения автомобиля? Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/129. Финансовое ведомство отметило, что путевой лист составляется c целью подтверждения обоснованности расходов ГСМ. Отсутствие в этом документе сведений о конкретном маршруте следования автомобиля не позволяет установить факт использования транспорта в служебных целях, следовательно, отсутствует возможность признать расходы на ГСМ экономически оправданными и обоснованными. Таким образом, в путевом листе необходимо указывать максимально полную информацию, касающуюся пути следования автомобиля.*
Журнал «Российский налоговый курьер» № 17, Сентябрь 2010
25.04.2014 г.
С уважением, Ольга Ханина,
эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».