Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Готовы ли вы к проверкам

Подписка
Срочно заберите все!
№24
24 мая 2016 13 просмотров

У предприятия есть сотрудник с вредными условиями труда, на основании спецоценки ему положен дополнительный отпуск, на предприятии он установлен в размере 7 дней, как документально оформить и отразить в учете компенсацию за дополнительный отпуск, если человек захотел получить деньгами? Имеем ли мы право выдать деньги вместо дополнительного отпуска?

Да, Вы можете компенсировать дополнительные дни отпуска деньгами. Подробный порядок оформления и отражения в учете приведен в ответе.

Обоснование

Из рекомендации

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

В каких случаях отпуск можно заменить денежной компенсацией

<…>


Какую часть отпуска можно компенсировать деньгами

Работающий сотрудник сможет получить денежную компенсацию взамен ежегодного отпуска, только когда у него есть право на дополнительный или удлиненный отпуск. Дело в том, что компенсировать деньгами можно лишь часть времени отдыха, которая превышает 28 календарных дней в году. То есть в пределах обычного отпуска воспользоваться компенсацией не удастся.

При этом какого-то ограничения на количество дней, которые можно компенсировать, законом не установлено.Заменить деньгами можно дополнительные дни отдыха, положенные сотруднику за любое время.

Все это прямо предусмотрено частью 1 статьи 126 Трудового кодекса РФ.

Пример замены компенсацией отпуска, превышающего 28 календарных дней в текущем году

В 2016 году бухгалтер организации А.С. Глебова имеет право:

  • на основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней;
  • на дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 3 календарных дня.

То есть общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Глебовой в 2016 году составила 31 календарный день (28 дн. + 3 дн.). С согласия администрации она вправе заменить 3 календарных дня отпуска денежной компенсацией.

<…>

Из рекомендации

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением

<…>


Сроки выплаты компенсации

В законодательстве не установлено четких сроков для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением. Это объясняется тем, что замена отпуска денежной компенсацией не является обязательной для организации (ст. 126 ТК РФабз. 7 письма Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10). А раз это право, а не обязанность, сроки выплаты определяются по договоренности между сотрудником и администрацией организации.

Документальное оформление

Если сотрудник в период работы решил заменить часть отпуска денежной компенсациейи ограничения по такой замене отсутствуют, то он должен написать соответствующее заявление в произвольной форме (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Решение о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением, принимает администрация организации и оформляет приказом. Согласиться на выплату компенсации работодатель вправе, но не обязан, то есть он может и отказать (ст. 126 ТК РФ). Правомерность такого подхода подтверждают письмо Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10 и судебная практика, см., например, определение Верховного суда Республики Коми от 15 августа 2011 г. № 33-4410/2011апелляционное определение Волгоградского областного суда от 17 мая 2012 г. № 33-4594/2012.

На основании этих документов бухгалтер оформляет расчет компенсации за неиспользованный отпуск и начисляет компенсацию. Форма расчета – свободная.

Саму же выплату компенсации зафиксируйте расходным кассовым ордером по форме № КО-2. Если компенсация была начислена одновременно с зарплатой за текущий месяц, то ее можно выплатить по ведомостям формы № Т-53 или формы № Т-49 вместе с зарплатой. Такие правила установлены пунктом 6 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Компенсацию также можно перечислить отдельным платежным поручением на зарплатный счет сотрудника в банке. А если компенсация перечисляется одновременно с зарплатой за месяц – то по реестру на перечисление зарплаты. Это следует из подпунктов 1.17–1.19 Положения Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

Бухучет

Порядок отражения в бухучете суммы компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением, зависит от того, вправе организация применять упрощенные способы бухучета или нет.

Если организация не может упрощать бухучет, то начислять в бухучете компенсацию за неиспользованный отпуск (в т. ч. и не связанную с увольнением) она должна за счет резерва на оплату отпусков.

Субъекты малого предпринимательства могут применять упрощенные формы бухучета. В частности, они вправе не создавать резерв на оплату отпусков (ч. 4–5 ст. 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 3 ПБУ 8/2010).

Если организация решила воспользоваться правом не создавать резерв на оплату отпусков, в бухучете компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением, включите в состав расходов по обычным видам деятельности, а именно в расходы на оплату труда (п. 8 ПБУ 10/99). Начисление и выплату компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением, отразите проводками:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70
– начислена компенсация за неиспользованный отпуск, не связанная с увольнением;

Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выдана (перечислена на счет сотрудника в банке) компенсация за неиспользованный отпуск, не связанная с увольнением.

Пример отражения в бухучете операции по начислению и выплате компенсации за неиспользованный отпуск. Организация является малым предприятием, резерв на оплату отпусков не создает

Сотруднице ООО «Альфа» секретарю Е.В. Ивановой положен ежегодный отпуск продолжительностью 31 календарный день. Из них:

  • основной отпуск – 28 дней;
  • дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день – три дня.

В 2015 году сотрудница использовала только 29 дней ежегодного отпуска.

В декабре 2016 года Иванова написала заявление о замене двух дней неиспользованного в 2015 году отпуска (31 дн. – 29 дн.) денежной компенсацией. В этом же месяце компенсация была начислена и выплачена.

Бухгалтер рассчитал сумму компенсации так.

В расчетный период для оплаты компенсации войдет период с декабря 2015 года по ноябрь 2016 года. Средний дневной заработок за расчетный период составил 572 руб./дн.

Итоговая сумма компенсации составила:
572 руб./дн. х 2 дн. = 1144 руб.

Сумма компенсации войдет в налоговую базу по НДФЛ за декабрь 2016 года. Прав на вычеты по НДФЛ у Ивановой нет.

Проводки такие:

Дебет 26 Кредит 70
– 1144 руб. – начислена компенсация за неиспользованный отпуск;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 149 руб. (1144 руб. х 13%) – удержан НДФЛ с суммы компенсации;

Дебет 70 Кредит 51
– 995 руб. – перечислена на банковскую карту Ивановой компенсация за неиспользованный отпуск, не связанная с увольнением.

<…>

Из рекомендации

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Как учесть при налогообложении компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением

<…>

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, на компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением, начислите:

Взносы нужно начислить независимо от того, какой отпуск заменен компенсацией: тот, который организация обязана предоставить в соответствии с законодательством. Или отпуск, предоставляемый по инициативе организации (предусмотренный трудовым или коллективным договором).

В момент выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением, удержите НДФЛ (абз. 6 п. 3 ст. 217п. 4 ст. 226 НК РФ).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсация за неиспользованный отпуск, начисленная и выплаченная по правилам трудового законодательства, включается в текущие расходы на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ).

Такой порядок применяется независимо от того, создает организация в налоговом учете резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (ежегодного вознаграждения за выслугу лет и вознаграждения по итогам года) или нет. Дело в том, что списать сумму компенсации за неиспользованный отпуск за счет данного резерва нельзя. Это следует из положений пункта 1 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/4/29.

Включите в расходы сумму компенсации, если:

  • организация была обязана предоставить сотруднику ежегодный отпуск (согласно трудовому законодательству);
  • компенсацией заменили часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней.

Такой порядок следует из пункта 8 статьи 255 Налогового кодекса РФ, статьи 126 Трудового кодекса РФ и подтверждается в письмах Минфина России от 24 января 2014 г. № 03-03-07/2516 и от 1 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/46713.

Отпуск, превышающий 28 календарных дней, представляется только тем сотрудникам, которые имеют право:

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка