Если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора – договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации. В тексе договора вознаграждение за управление автомобилем необходимо указать отдельной строкой. И подтверждать оказанные услуги актом. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. В этом случае сумма вознаграждения за управление автомобилем взносами в ФСС не облагается. Оснований для доначисления взносов в ФСС в Вашей ситуации нет.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».
1.Ситуация: Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации
Внимание: если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора – договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.*
В этом случае наличие наемных сотрудников не обязательно. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника.* Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ).
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Рекомендация: Как заключить гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Организация может заключить с гражданином как трудовой, так и гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг.*
5. Факт выполнения работ (оказания услуг) по гражданско-правовым договорам должен быть подтвержден документально. Например, актом или другим документом, удостоверяющим приемку* (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 июня 2009 г. № А26-6637/2008).
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3.Статья: Какие бумаги устроят инспекторов, если ваша компания арендует автомобили у граждан
Арендовать автомобиль можно у работника компании, учредителя или любого постороннего лица. При этом взять во временное пользование машину можно с экипажем (с услугами водителя) или без него. Но в любом случае договор обязательно заключают в письменной форме.* О том, какие еще бумаги придется оформить и как эта сделка повлияет на учет компании, пойдет речь в этой статье. Но сразу оговоримся: принимать во внимание граждан, имеющих статус индивидуальных предпринимателей, мы не будем. Ведь с полученных доходов они платят налоги самостоятельно. И аренда их автомобилей не отличается от аренды машин, принадлежащих юрлицам.
Надо ли платить НДФЛ и страховые взносы
С арендной платы необходимо удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Ведь компания-арендатор признается налоговым агентом по отношению к арендодателю* (ст. 226 Налогового кодекса РФ). Попытка избавиться от данной обязанности, прописав, например, в контракте, что гражданин сам уплачивает НДФЛ, обречена на провал. Подобные условия договора будут считаться ничтожными (письмо Минфина России от 15 июля 2010 г. № 03-04-06/3-148).
Теперь что касается страховых взносов. Тут все зависит от того, какой именно договор аренды был заключен: с экипажем или без.
Все гораздо проще, если компания арендует только автомобиль без услуг водителя. Тогда страховые взносы уплачивать не нужно. Дело в том, что в данном случае предметом договора является передача в пользование имущества. А значит, объект обложения взносами отсутствует* (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Если же собственник авто, согласно условиям договора аренды, оказывает компании услуги – сам управляет машиной, то взносы заплатить придется. Но только с тех сумм, которые причитаются человеку за эксплуатацию авто. И только в бюджеты ПФР и фондов ОМС: взносы в ФСС на выплаты по гражданско-правовым договорам не начисляют* (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Поэтому рекомендуем выделять в тексте контракта отдельной строкой вознаграждение за управление автомобилем. И подтверждать оказанные услуги актом* (подробнее об этом – ниже). Это поможет избежать споров с контролерами, которые могут доначислить взносы исходя из полной стоимости аренды, указанной в договоре.
Страховые взносы на «травматизм» начисляйте, только если в договоре ваша компания прямо прописала для себя такую обязанность.*
Услуги водителя
Плату за услуги по управлению и обслуживанию машины списывают в составе расходов на оплату труда. Это позволяет сделать пункт 21 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Оправдательным документом, на основании которого учитывают затраты, является акт приемки-передачи услуг*. Так считают представители Минфина России в письме от 1 декабря 2009 г. № 03-03-06/1/780 (см. образец акта ниже).
ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА», № 7, ИЮЛЬ 2010
01.04.2014 г.
С уважением,
Евгения Комова, старший эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
Заместителем начальника группы Горячей линии по методологии учета "Системы Главбух"