Сотруднику достаточно представить организации документы, подтверждающие расходы на проезд. Авансовый отчет в данном случае составлять не нужно.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Рекомендация: Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно
Бухучет
В бухучете начисление компенсации за проезд к месту использования отпуска и обратно отразите по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 70
– начислена компенсация расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно.
Расходы сотрудника должны быть подтверждены проездными документами (билетами, багажными квитанциями и т. п.).*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Об учете проездных расходов
Письма Минфина России от 11 января 2013 г. № 030306/1/2, от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01
Компенсация расходов на проезд работника и провоз багажа к месту проведения отпуска и обратно (норма действует для работников Крайнего Севера и приравненных к нему местностей) при отсутствии подтверждающих документов не может быть включена в состав расходов на оплату труда. Более того, в этом случае суммы таких компенсаций нужно включить в налогооблагаемый доход работников.
Также финансисты пояснили, что для целей налогообложения прибыли расходы работодателя по оплате стоимости проезда работника к месту командировки и обратно следует учитывать в суммах, подтвержденных проездным документом.* При этом если в электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то вся стоимость билета включается в состав прочих расходов.
Если же организация неправильно учтет сумму, это может быть выявлено, например, в ходе выездной проверки. Когда она может быть приостановлена, рассказано в статье «Выездная проверка может быть приостановлена».
Журнал «Учет в торговле» № 2, февраль 2013
25.03.2014 г.
С уважением,
эксперт «Системы Главбух» Шарабанова Евгения.
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».