Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
В вашей ситуации, при отсутствии акта, контрагент, как - будто, получил от вашей организации деньги, но услуги не оказал.
В подтверждении дебиторской задолженности у вас имеются платежные документы, по которым компания перечислила ему аванс.
Данную дебиторскую задолженность включите в резерв по сомнительным долгам.
Впоследствии при определенных условиях такую дебиторку можно признать безнадежной и учесть ее сумму в расходах как в бухгалтерском учете (за счет резерва), так и в налоговом учете. Такими условиями могут быть, например, истечение срока исковой давности или ликвидация контрагента.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Рекомендация: Как создать резерв по сомнительным долгам
Когда создавать резерв
При наличии сомнительных долгов в бухучете организация обязана создать одноименный резерв (п. 70 положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). И не имеет значения, создавался аналогичный резерв в налоговом учете или нет (письмо Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-03-06/1/295) *.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если организация относится к субъектам малого предпринимательства, то создавать резерв по сомнительным долгам ей также необходимо. Никаких особых указаний по освобождению малых предприятий от создания резерва пункт 70 положения по ведению бухучета и отчетности не содержит.
Резерв не создавайте, когда в отношении просроченной дебиторской задолженности у организации на отчетную дату имеется уверенность в ее погашении (письмо Минфина России от 27 января 2012 г. № 07-02-18/01).
Определение суммы резерва
Порядок формирования резерва организация должна разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике для целей бухучета.
Резерв по сомнительным долгам формируйте следующим образом:
- определите задолженность контрагентов, которая не была погашена в сроки, определенные договорами, и не обеспечена необходимыми гарантиями (сомнительные долги);
- отдельно по каждому сомнительному долгу определите сумму, на которую необходимо создать резерв, в зависимости от финансового состояния должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично*.
Такой порядок предусмотрен пунктом 70 положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
Бухучет
Резерв по сомнительным долгам в бухучете является оценочным значением. Его создание, увеличение или уменьшение в обязательном порядке должны отражаться в бухучете в составе расходов или доходов. Об этом сказано в пункте 4ПБУ 21/2008.
Отчисления в резерв по сомнительным долгам учитываются в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Операции, связанные с созданием и использованием резерва по сомнительным долгам, учитываются на счете 63 «Резервы по сомнительным долгам».
Создание, а также периодические отчисления в резерв в бухучете отражайте проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 63
– создан (увеличен) резерв по сомнительным долгам.
Контрагент может погасить задолженность, по которой организация создавала резерв, полностью или частично. В этом случае восстановите часть резерва, которая относится к этой задолженности. В бухучете сделайте проводки:
Дебет 51 (50) Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76...)
– погашена задолженность контрагента;
Дебет 63 Кредит 91-1
– восстановлен резерв в части погашенной дебиторской задолженности.
Аналитический учет дебиторской задолженности по счету 62 (58-3, 71, 73, 76...) организуйте таким образом, чтобы была возможность получить всю необходимую информацию о задолженности, которая не оплачена в срок. Такие требования установлены Инструкцией к плану счетов.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Оформите документы по безнадежной дебиторке так, чтобы ее можно было без опаски отнести на расходы
Чем поможет эта статья: Вы запросто составите бухгалтерскую справку, в которой убедительно обоснуете, почему учли долг контрагента в расходах. А также проверите, все ли документы по задолженности у вас есть.
От чего убережет: Если контролеры сочтут, что вы списали долги без достаточных оснований, они потребуют доплатить налог на прибыль, пени и штраф.
Если ваша компания на упрощенке
Компании на упрощенке не могут списать безнадежные долги, так как такого вида расходов нет в закрытом перечне.
Вы видите, что у вашей компании накопилось много зависших долгов контрагентов. При определенных условиях такую дебиторку можно признать безнадежной и учесть ее сумму в расходах при расчете налога на прибыль. Перечень оснований для этого прописан в пункте 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ. Основные из них мы привели в таблице ниже. И там же назвали документы, с помощью которых можно обосновать такой расход в той или иной ситуации.
Какие документы могут быть основанием для списания безнадежной дебиторки в расходы
Причина, по которой можно считать долг безнадежным |
Особые документы, которые понадобятся для списания долга |
Основной набор бумаг, который должен быть |
По задолженности прошел срок исковой давности (три года) |
Акты сверки или другие документы, которые подтверждают, что контрагент признал долг, когда срок давности прерывался (см. ниже) |
1. Договор. |
У контрагента отсутствует имущество. Или невозможно установить местонахождение этого должника |
Постановление судебного пристава об окончании исполнительного производства (п. 2 ст. 266 Налогового кодекса РФ) |
|
Партнер признан банкротом |
Выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации должника (письма Минфина Россииот 19октября 2012 г. № 03-03-06/1/559, от 19сентября 2012 г. № 03-03-06/1/487) |
|
Контрагент ликвидирован |
Бумагам советуем уделить особое внимание. Проверьте, все ли документы у вас есть на руках, и оформите недостающие. Так вы будете готовы в случае проверки предоставить налоговикам полный пакет подтверждающих бумаг. А как именно составить тот или иной документ, мы подскажем вам в этой статье.
Мы рассмотрим наиболее распространенную ситуацию, когда проходит срок исковой давности по долгу. То есть три года с того момента, как контрагент должен был исполнить свое обязательство по оплате.
Проверьте, есть ли у вас документы, которые подтверждают задолженность
Итак, вам нужно иметь бумаги, которые подтверждают, что контрагент действительно должен вашей компании. В первую очередь это, конечно, договор. Но не только. Чтобы учесть дебиторку в расходах, понадобится также первичка по той сделке, в результате которой образовался долг. Скажем, если клиент задолжал вашей компании за товары, работы или услуги, у вас должны быть накладные или акты сдачи-приемки.
Возможно, контрагент, наоборот, получил от вашей организации деньги, но товары не поставил. Тогда понадобятся платежные документы, по которым компания перечислила ему аванс*.
По старой задолженности у вас есть только акты сверки, а первичку вы не сохранили? Что ж, в этом случае учесть зависшую сумму в расходах вряд ли получится. По крайней мере представители ФНС России против этого, о чем сообщили в своем письме от6 декабря 2010 г. № ШС-37-3/16955.
Но если цена вопроса высока и вы готовы к судебным разбирательствам, то можете попробовать отстоять затраты в суде. Вот пример положительного решения —постановление ФАС Центрального округа от26 августа 2011 г. поделу № А64-3070/2010.
Осторожно!
Включить безнадежный долг в расходы не получится, если у вас нет договора, товарных накладных либо актов приемки-сдачи работ или услуг, платежных документов.
Как видите, документы, связанные с просроченной дебиторской задолженностью, надо хранить так долго, насколько это возможно. Тем более что срок исковой давности может прерываться (об этом мы расскажем дальше).
То есть полный набор подтверждающих бумаг у вас должен быть на тот момент, когда вы спишете долг на расходы в налоговом учете. И еще в течение четырех лет с учетом возможных налоговых проверок.
Заполните акт инвентаризации
Инвентаризацию расчетов желательно проводить ежеквартально или ежемесячно. В зависимости от того, как часто ваша компания отчитывается по налогу на прибыль. Это подтверждает письмо Минфина России от28 января 2013 г. № 03-03-06/1/38.
Первичным документом тут будет акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами. Если вы продолжаете использовать типовые бланки, то это форма № ИНВ-17. Если нет — та, что вы утвердили в учетной политике.
Докупить электронный «Главбух» и получить 2 месяца бесплатно!
(495) 785-01-13
Регулярно проверяя список долгов, вы сможете своевременно относить на расходы те из них, по которым в текущем периоде истек срок исковой давности. Ведь многие инспекторы на местах настаивают на том, что произвольно выбирать период для учета безнадежных долгов нельзя. Мол, это надо сделать в том периоде, когда истек срок исковой давности. Не раньше и не позже. Пример — письмо УФНС России пог. Москве от13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1@. Свою позицию ревизоры подкрепляютпостановлением Президиума ВАС РФот 15июня 2010 г. № 1574/10.
Справедливости ради заметим, что чиновники из Минфина России не против того, чтобы компании списывали безнадежную дебиторку в том периоде, в котором ее выявили. Так поступать позволяет пункт 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ. Об этом — письмо ведомства от7 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/127.
Еще по этой теме
Разобраться с трехлетним сроком, в течение которого можно исправить ошибку в налоговом учете и при необходимости вернуть переплату, вам поможет статья «Алгоритм, с помощью которого вы составите и сдадите уточненку по всем правилам» (опубликована в журнале «Главбух» № 4, 2013).
В идеале советуем следить за сроками по долгам и учитывать их в расходах вовремя. Но если уж по какой-то причине вы этот срок пропустили, можно признать старую дебиторку в расходах в текущем периоде, сославшись на разъяснение Минфина России.
В любом случае не забывайте, что вернуть переплату налога можно только в течение трех лет. Это означает, что в большинстве случаев признать старый долг в текущем периоде удастся, если со дня уплаты налога за тот период, в котором вы должны были списать дебиторку на расходы, прошло не более трех лет.
Составьте бухгалтерскую справку, рассчитав в ней срок исковой давности
Чтобы обосновать списание задолженности, составьте бухгалтерскую справку. Ее образец мы разместили ниже. Прежде всего назовите в этом документе реквизиты должника, сумму задолженности, ссылки на договор и первичные документы.
Скачать бланк в формате Word >>
Затем в справке важно привести расчет срока исковой давности. Так вы покажете, что правомерно отнесли задолженность на расходы. Три года отсчитывайте с даты, обозначенной в договоре с должником. То есть с того дня, когда контрагент обязан был исполнить свое обязательство. А не с того момента, как вы, к примеру, отгрузили ему товары или оказали услуги.
Пример 1: Как определить срок исковой давности
ООО «Продавец» отгрузило товары ООО «Клиент» 24 декабря 2009 года. Согласно условиям договора ООО «Клиент» должно было оплатить товары до 25 января 2010 года включительно. Срок давности нужно считать со следующего дня — то есть с 26 января 2010 года. Истекает данный срок 26 января 2013 года. Это следует из пункта 1 статьи 192 кодекса.
Таким образом, бухгалтер ООО «Продавец» может списать эту дебиторскую задолженность в налоговом учете в I квартале 2013 года.
Наряду с этим проверьте, не подтверждал ли контрагент в течение этих трех лет тот факт, что должен вам. Он мог это сделать разными способами. Наиболее распространенные приведены ниже. Если хоть одно из них имело место, срок давности прерывается и его придется считать заново (ст. 203 Гражданского кодекса РФ). Это означает, что списать долг на расходы вы сможете только через три года после того, как партнер подтвердил, что у него есть задолженность.
В этих случаях трехлетний срок давности надо отсчитывать заново
1. Стороны подписали акт сверки.
2. Контрагент оплатил часть своей задолженности.
3. Должник перечислил проценты за просрочку долга.
4. Компании составили дополнительное соглашение к договору. В нем срок, в который контрагент должен исполнить свое обязательство, продлили.
5. Партнер прислал письмо с просьбой отсрочить платеж.
6. От контрагента поступило гарантийное письмо, в котором он привел предполагаемый график погашения задолженности.
7. Контрагент прислал ответ, в котором признал претензию компании. Пусть даже согласился уплатить только часть задолженности.
Добавим, что во всех этих ситуациях должно быть понятно, о какой именно задолженности идет речь. То есть, например, в акте сверки или в письмах от контрагента приведены ссылки на договор, накладные или акты, на основании которых возник долг. И указан размер задолженности.
Но заметьте: если партнер, скажем, пришлет письмо с предполагаемым графиком платежей уже после того, как срок давности прошел, это не повлияет на ваше право списать долг.
Пример 2: Как считать срок давности с учетом перерыва
ООО «Клиент» 14 апреля 2010 года прислало ООО «Продавец» гарантийное письмо, в котором сообщило, что планирует расплатиться поэтапно в срок до 7 июля 2010 года. В этом случае срок исковой давности нужно считать с 15 апреля 2010 года. Истекает он 15 апреля 2013 года. Бухгалтер ООО «Продавец» сможет учесть задолженность ООО «Покупатель» в расходах в декларации за полугодие 2013 года.
Обратим внимание на то, что срок давности прерывает акт сверки. Что из этого следует? Если вы хотите побыстрее списать долг партнера, акты сверки с ним подписывать не нужно. С другой стороны, вполне возможно, что ваш интерес не учесть долг в расходах, а взыскать с контрагента деньги через суд. Тогда вам выгодно в отношении старой задолженности получить акт сверки. Это продлит срок, в который компания может обратиться в суд.
Подготовьте приказ руководителя о списании долга
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», №7, АПРЕЛЬ 2013
С уважением,26.03.2014 г.
Александр Воробьев, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
Ведущим экспертом БСС «Система Главбух».