Если услуги оплачены подотчетным лицом, они учитываются в расходах на основании авансового отчета и прилагаемых к нему документов. В авансовом отчете сотрудника должен быть документ об оплате, который подтверждает фактический расход подотчетных денежных средств. В случаях предусмотренных законодательством, индивидуальный предприниматель может не использовать ККТ, но при этом по требованию покупателя (клиента) должен быть выдан иной документ. Им может быть квитанция или другой документ, подтверждающий прием денежных средств. В частности, могут не применять ККТ организации и индивидуальные предприниматели, переведенные на уплату ЕНВД в соответствии с подпунктом 3 пункта 2 статьи 346.26 НК РФ.
Если услуги оказаны физическим лицом, то подтверждением оплаты для организации может являться расходный кассовый ордер, по которому деньги из кассы выданы непосредственно водителю, а не подотчетному сотруднику. Учесть при налогообложении данные расходы можно на основании составленного акта.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1.Статья: Подтверждение расходов, оплаченных наличными .
Достаточно ли квитанции, доказывающей расходы на оплату различных услуг автомастерской (шиномонтаж, балансировка колес), для подтверждения сумм, указанных в авансовом отчете?
Отвечает
В.Р. Захарьин,
эксперт по бюджетному учету, к. э. н.
Кассовый чек, прилагаемый к авансовому отчету, является документом, подтверждающим фактическое расходование наличных денег.
Вместе с тем пунктом 2.1 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» установлен перечень случаев, когда ККТ может не применяться (кассовый чек не выдаваться). В этом случае по требованию покупателя (клиента) должен быть выдан иной документ. Им может быть товарный чек, квитанция или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).
В частности, могут не применять ККТ организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автотранспортных средств и переведенные на уплату ЕНВД в соответствии с подпунктом 3 пункта 2 статьи 346.26 НК РФ.
Применение требований упомянутого Закона № 54ФЗ определяет экономический субъект, выписавший квитанцию. Поэтому представляется правомерным принятие к оплате авансового отчета с приложенной квитанцией об оплате услуг при условии, что она содержит все обязательные реквизиты, установленные пунктом 2.1 статьи 2 Закона № 54ФЗ:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- наименование документа;
- порядковый номер документа, дату его выдачи;
- наименование для организации (фамилия, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя);
- ИНН продавца;
- наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
- сумму оплаты, внесенную наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;
- должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись. *
Журнал «Учет в сфере образования» № 1, Январь 2013
2.Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.
Ситуация: должен ли сотрудник оформить авансовый отчет, если вернул всю полученную подотчетную сумму
Нет, не должен.
В коммерческих организациях
Авансовый отчет служит основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
Если же сотрудник вернул всю сумму, выданную ему под отчет, никаких расходов у организации не возникает.
На полученную сумму составьте приходный кассовый ордер формы № КО-1. В строке «Основание» этого документа напишите: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм». *
Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах. *
Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)
Да, можно.
Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).
Документальное подтверждение покупок
Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. *
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
3.Рекомендация: Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными.
Перечень документов
Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.
В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:
- первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
- другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.
Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. * Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).
Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:
- авансовые отчеты;
- товарные чеки;
- квитанции к приходному кассовому ордеру.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.
Е.Ю. Попова
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
4.Рекомендация: Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения.
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:
- расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему); *
- приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.
Таковы требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) сотрудник приобрел для организации, его стоимость относите к разным статьям расходов и в разный момент времени. Например, стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учтите в уменьшение налогооблагаемой базы только после их реализации покупателю (подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ).
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
С уважением,27.02.2014г.
эксперт «Системы Главбух» Николина Ирина.
Ответ утвержден Александром Родионовым, заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».