Сотрудник может получить при рождение ребенка:
единовременное пособие при рождение ребенка
стандартный вычет по НДФЛ на ребенка
Сотрудник должен предоставить (копию свидетельство о рождение ребенка, справку с ЗАГС, справку с места работы (службы, службы социальной защиты населения) другого родителя о том, что пособие не назначалось, заявление на выплату пособий).
В бухучете начисление и выплату пособия оформите проводками:
Дебет 69 субсчет «Расчеты с ФСС» Кредит 70
– начислено единовременное пособие при рождении ребенка;
Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выдано пособие сотруднику.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1.Рекомендация: Как выплатить пособие при рождении ребенка
Размер пособия
Базовый размер единовременного пособия при рождении ребенка составляет 8000 руб.
Однако при фактической выплате эта сумма увеличивается на:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- коэффициент индексации (ежегодно устанавливается Законом о федеральном бюджете исходя из прогнозного уровня инфляции);
- районный коэффициент (устанавливается в некоторых районах и местностях).
Такой порядок предусмотрен статьями 4.2, 5, 12 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ и пунктами 26, 79 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.
Размер единовременного пособия определяйте на дату рождения ребенка (письмо ФСС России от 17 января 2006 г. № 02-18/07-337).
Сумму пособия рассчитайте с учетом коэффициентов индексации. Показатели индексов приведены в таблице.
Например, в отношении детей, родившихся 1 января 2014 года или позднее, размер единовременного пособия составляет 13 741,99 руб.
Такой вывод следует из части 2.1 статьи 11 Закона от 24 июля 2007 г. № 198-ФЗ, части 2 статьи 11 Закона от 24 ноября 2008 г. № 204-ФЗ, части 2 статьи 10 Закона от 2 декабря 2009 г. № 308-ФЗ, части 2 статьи 10 Закона от 13 декабря 2010 г. № 357-ФЗ, части 2 статьи 10 Закона от 30 ноября 2011 г. № 371-ФЗ, части 2 статьи 10 Закона от 3 декабря 2012 г. № 216-ФЗ, части 2 статьи 9 Закона от 2 декабря 2013 г. № 349-ФЗ и письма ФСС России от 19 декабря 2012 г. № 15-03-11/12-17008.
Если у сотрудника родилось более одного ребенка, то пособие выдайте на каждого из них. Например, если у сотрудника после 1 января 2014 года родилась двойня, выплатите ему 27 483,98 руб. (13 741,99 руб. ? 2). Данное правило применяется и в отношении сотрудников, заменяющих родителей (например, усыновителей). Об этом сказано в статье 11 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ и пункте 25 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.
Подробнее о применении коэффициентов индексации при расчете минимальных размеров пособий гражданам, имеющим детей, см. Как начислить пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет (расчетный период – два года).
Дополнительные пособия
В некоторых регионах установлены дополнительные пособия, выплачиваемые в связи с рождением ребенка.* К примеру, в Москве такая помощь оказывается молодым семьям (постановление правительства Москвы от 6 апреля 2004 г. № 199-ПП). Но выдается эта сумма не по месту работы, а в Управлении социальной защиты населения.
Документы на пособие
Чтобы получить пособие по месту работы (службы), сотрудник должен представить следующие документы:*
- заявление о назначении пособия;
- справку о рождении ребенка – при рождении ребенка на территории России (выдает ЗАГС);
- копию свидетельства о рождении ребенка или документ и его копию, подтверждающие факт рождения и регистрации ребенка, – при рождении ребенка на территории иностранного государства (выдает консульское учреждение России за границей, другое компетентное ведомство);
- справку с места работы (службы, службы социальной защиты населения) другого родителя о том, что пособие не назначалось (если оба родителя работают, один из них служит или учится);
- копию разрешения на временное проживание по состоянию на 31 декабря 2006 года – для иностранных граждан и лиц без гражданства, временно проживающих на территории России и не подлежащих обязательному социальному страхованию;
- выписку из решения об установлении над ребенком опеки, копию вступившего в законную силу решения суда об усыновлении, копию договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в приемную семью (если пособие получает лицо, замещающее родителей: опекун, усыновитель, приемный родитель).*
Список необходимых документов установлен пунктом 28 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.
Главбух советует: если другой родитель нигде не работает (не служит), попросите дополнительно представить копию его трудовой книжки, в которой отсутствуют записи о текущей работе. Если родитель вообще никогда не работал и трудовой книжки у него нет, то потребуйте у него заявление об этом. Заявление составляется в произвольной форме.
Если брак между родителями расторгнут, единовременное пособие при рождении ребенка назначается и выплачивается по месту работы (службы) того родителя, с которым ребенок совместно проживает (п. 27 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н).
В этом случае сотрудник, проживающий с ребенком, дополнительно к общему перечню документов должен представить в организацию:
- свидетельство о расторжении брака;
- справку, подтверждающую совместное проживание с ребенком.
При этом справка с места работы (службы, службы социальной защиты населения) другого родителя о том, что пособие не назначалось, не представляется.
Такой порядок установлен пунктом 28 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.
Приняв заявление и документы, организация обязана в пятидневный срок выдать сотруднику расписку-уведомление в произвольной форме (п. 8 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н). После этого организация издает приказ о назначении единовременного пособия при рождении ребенка.
Оформление заявления
Ситуация: как должно быть оформлено заявление, которое сотрудник представляет по месту работы (службы), чтобы получить единовременное пособие при рождении ребенка (пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет)
Чтобы получить пособие по месту работы (службы), сотрудник должен представить соответствующее заявление (п. 5, подп. «а» п. 28 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н).
Типовая форма такого заявления законодательством не предусмотрена, но указаны обязательные сведения, которые в нем должны быть приведены.
По общему правилу в заявлении должны быть указаны:
- наименование организации, в которую подается заявление;
- фамилия, имя, отчество (без сокращений) в соответствии с документом, удостоверяющим личность, а также статус лица, имеющего право на получение пособия (мать, отец, лицо, их заменяющее);
- сведения о документе, удостоверяющем личность (вид документа, серия, номер, кем выдан документ и дата его выдачи);
- сведения о месте жительства, месте пребывания (почтовый индекс, наименование региона, района, города, иного населенного пункта, улицы, номера дома, корпуса, квартиры) в соответствии с записью в паспорте (документе, подтверждающем регистрацию по месту жительства, месту пребывания);
- сведения о месте фактического проживания (почтовый индекс, наименование региона, района, города, иного населенного пункта, улицы, номера дома, корпуса, квартиры);
- вид пособия (например, единовременное пособие при рождении ребенка);
- способ получения пособия (почтовым переводом, перечислением на личный счет, открытый в банке);
- реквизиты счета для перечисления пособия (наименование организации, в которую должно быть перечислено пособие, ее ИНН, КПП, БИК, номер счета для перечисления пособия).
Указанные сведения должны быть подтверждены подписью лица, подающего заявление, с проставлением даты заполнения заявления.
Об этом сказано в пункте 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря № 1012н.
Если заявление представлено через представителя, дополнительно должны быть указаны следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество, почтовый адрес места жительства (места пребывания, фактического проживания) представителя;
- наименование, номер и серия документа, удостоверяющего личность представителя, сведения об организации, выдавшей документ, удостоверяющий личность и дату его выдачи;
-
наименование, номер и серия документа, подтверждающего полномочия представителя, сведения об организации, выдавшей документ, удостоверяющий личность и дату его выдачи.
Об этом сказано в пункте 7 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря № 1012н.
Однако в частных разъяснениях сотрудники ФСС России высказывают мнение, что данный порядок оформления заявления ориентирован в основном на случаи, когда за назначением пособия обращаются неработающие граждане в органы социальной защиты населения. Поэтому заявление, которое сотрудник предоставляет по месту работы (службы), можно составить в произвольной форме, указав лишь реквизиты, необходимые для назначения пособия:
- наименование организации, в которую подается заявление;
- фамилию, имя, отчество и подпись получателя пособия;
- вид пособия;
- дату заполнения заявления.
Документы в электронном виде
Заявление и необходимые для получения пособия документы (сведения) могут быть направлены в организацию в форме электронных документов. Они должны быть заверены электронной подписью в соответствии с требованиями Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и статьями 21.1 и 21.2 Закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ и представлены с использованием электронных носителей или телекоммуникационных сетей, включая Интернет.
Представление документов в указанном формате возможно:
- лично или через законного представителя непосредственно в организацию;
- посредством многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг;
- посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг;
- иным способом, позволяющим передать документы в электронном виде.
Представление документов, необходимых для получения пособия, в электронном виде приравнивается к согласию сотрудника с обработкой его персональных данных в целях и объеме, необходимых для назначения пособия. Поэтому если для назначения пособия нужны документы о других лицах, то дополнительно представляются заявления этих лиц о согласии на обработку их персональных данных.
Такие правила установлены пунктом 5.1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.
Срок выплаты пособия
Выплатите пособие в течение 10 дней с момента приема организацией всех необходимых документов от сотрудника (п. 30 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н).*
Галина Орлова, внештатный консультант ФСС России
2.Рекомендация:Как отразить в бухучете и при налогообложении пособие при рождении ребенка. Организация применяет общую систему налогообложения
Пособие при рождении ребенка возмещает ФСС России. Такие выплаты отразите на счете 69 (Инструкция к плану счетов).
В бухучете начисление и выплату пособия оформите проводками:
Дебет 69 субсчет «Расчеты с ФСС» Кредит 70
– начислено единовременное пособие при рождении ребенка;
Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выдано пособие сотруднику.*
Пособие при рождении ребенка является государственным пособием. Поэтому оно освобождено от уплаты:
- НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ);
- взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Так как пособие возмещает ФСС России, то оно не является расходом организации. Поэтому сумму пособия не включайте в расходы по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении пособия при рождении ребенка. Организация применяет общую систему налогообложения
Секретарь ЗАО «Альфа» Е.В. Иванова 6 мая 2014 года родила ребенка. Для получения пособия она представила:
- заявление о назначении пособия;
- справку о рождении ребенка;
- справку с места работы мужа о том, что ему не назначали пособие.
Пособие, выплаченное Ивановой, было проиндексировано.
Бухгалтер начислил пособие при рождении ребенка:
Дебет 69 субсчет «Расчеты с ФСС» Кредит 70
– 13 741,99 руб. (8000 руб. ? 1,05 ? 1,055 ? 1,06 ? 1,065 ? 1,10 ? 1,13 ? 1,0185 ? 1,085) – начислено единовременное пособие при рождении ребенка;
Дебет 70 Кредит 50
– 13 741,99 руб. – выдано из кассы пособие при рождении ребенка.
Сумму пособия бухгалтер не включил в расходы по налогу на прибыль. Он также не учел эту выплату при расчете НДФЛ, взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Галина Орлова, внештатный консультант ФСС России
3.Рекомендация: В каком размере предоставить стандартный налоговый вычет на ребенка, если его родители разведены и в повторные браки не вступали
Каждому из родителей (в т. ч. разведенным), которые участвуют в содержании ребенка, стандартный налоговый вычет предоставляйте в размере:*
- 1400 руб. в месяц – на первого ребенка;*
- 1400 руб. в месяц – на второго ребенка;
- 3000 руб. в месяц – на третьего и каждого последующего ребенка;
- 3000 руб. в месяц – на каждого ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- 3000 руб. в месяц – на каждого ребенка-инвалида I или II группы в возрасте до 24 лет, если ребенок является учащимся очной формы обучения (студентом, аспирантом, ординатором, интерном).
Вычеты предоставляйте до того месяца, в котором доход родителя, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, превысит 280 000 руб. Такой порядок предусмотрен положениями подпункта 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.
Форма и степень участия каждого из разведенных родителей в содержании ребенка для целей применения вычета по НДФЛ налоговым законодательством не определены. При этом из письма Минфина России от 30 мая 2011 г. № 03-04-06/1-125 следует, что разведенный родитель вправе получить стандартный вычет на ребенка, если представит налоговому агенту:
- письменное заявление;
- свидетельство о рождении ребенка (в котором он указан в качестве одного из родителей);
- свидетельство о расторжении брака;
- исполнительный лист (постановление суда) или нотариально удостоверенное соглашение об уплате алиментов;
- документы, подтверждающие уплату алиментов.
Двойной стандартный налоговый вычет положен единственному родителю (абз. 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Разведенные родители под это определение не подпадают (письмо Минфина России от 25 ноября 2008 г. № 03-04-05-01/443). Однако если один из родителей отказывается от вычета на ребенка, то второму родителю вычет может быть предоставлен в двойном размере. Для этого сотрудник должен подать соответствующие документы.*
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России