Нет, не прав.
Законодательство не содержит прямого запрета на то, чтобы сотрудник сначала оплатил расходы за организацию, а затем возместил затраченные деньги. При этом тот факт, что сотрудник оплатил расходы (приобрел товары) именно в интересах организации должно следовать из документов – то есть документы должны быть выписаны на компанию.
Если же документы выписаны на физическое лицо (сотрудника, приобретавшего товар), то в этом случае ИФНС квалифицирует сделку как приобретение товаров у сотрудника. Но в этом случае организация не будет являться налоговым агентом. Соответственно, организация не обязана отражать данные доходы в справке 2-НДФЛ, и не может предоставлять вычеты по НДФЛ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух VIP-версия».
1. Статья: Директор заплатил за компанию из своих наличных
Что понадобится сделать: Действовать надо в зависимости от того, какие документы выдал контрагент директору. Можно оформить авансовый отчет или же купить товар у директора.
Директор потратил свои личные деньги на нужды компании. Скажем, купил мебель или канцтовары. Как отразить затраты в учете? Все зависит от того, какие документы он принес в бухгалтерию.
Все бумаги оформлены на компанию. В этом случае директор составит авансовый отчет и сам же утвердит его. После этого есть основание отразить затраты в бухучете. Встает вопрос: можно ли в данной ситуации использовать счет 71? Вообще он предназначен для того, чтобы учитывать суммы, которые были заранее выданы работникам под отчет. Однако прямого запрета на то, чтобы сотрудник сначала оплатил расходы, а затем возместил затраченные деньги, в законодательстве нет. Поэтому в данном случае ничто не мешает отразить задолженность на счете 71.
Инспекторы могут выдвинуть такую претензию: раз деньги не выдавались, значит, фактически компания расходов не понесла. Особенно это актуально для компаний, которые считают налог на прибыль по оплате. А также для компаний на «упрощенке» с объектом налогообложения «доходы минус расходы». Поэтому безопаснее возместить затраты директору сразу после того, как он утвердит отчет. Но что делать, если денег нет? В этом случае возможен такой вариант. Директор внесет в кассу деньги по договору беспроцентного займа, а затем компания выдаст ему их же в качестве перерасхода по авансовому отчету. С тем, что расходы, оплаченные за счет заемных средств, учитываются при «упрощенке», в Минфине России согласны (письмо от 13 января 2005 г. № 03-03-02-04/1/2). После того как у компании появятся деньги, она возвратит директору заем.
Если директор уплатил наличные другой компании или индивидуальному предпринимателю, то при этом важно, чтобы соблюдался лимит расчетов по одной сделке – 100 000 руб. Иначе компанию и директора могут оштрафовать.
Документы выписаны на директора лично. Если куплен товар, то можно заключить договор, по которому руководитель продаст его своей компании. Правда, по окончании года директору придется представить декларацию по налогу на доходы физических лиц. А как быть, если директор оплачивал работы или услуги? Понятно, что перепродать их не получится. В этом случае лучше попросить контрагента переделать документы на имя организации.
В документах не указано ни название компании, ни фамилия директора. Если лимит расчетов наличными нарушен не будет, то лучше возместить затраты директору по авансовому отчету. Если же лимит не нарушен, то безопаснее оформить куплю-продажу.
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 6, МАРТ 2011
2. Рекомендация: Кто должен платить НДФЛ
Как правило, НДФЛ из дохода удерживает и перечисляет в бюджет налоговый агент (ст. 226 НК РФ). Но в некоторых случаях человек должен сделать это сам.
Чтобы узнать, нужно ли заплатить НДФЛ в бюджет самостоятельно (или проверить, правомерно ли удержал его налоговый агент), необходимо определить:
свой статус (резидент или нерезидент);
наличие льготы по уплате НДФЛ;
кто обязан перечислить налог в бюджет налоговый агент или сам человек.
Когда человек должен платить НДФЛ самостоятельно
В зависимости от ситуации и (или) вида полученного человеком дохода, рассчитать и перечислить НДФЛ в бюджет должен:
человек, который получил доход;
налоговый агент.
Самостоятельно нужно заплатить НДФЛ с доходов, полученных:
от предпринимательской деятельности и занятий частной практикой предпринимателями, частными нотариусами, адвокатами, учредившими адвокатские кабинеты, и т. д.;
от людей и организаций, которые не являются налоговыми агентами, по договорам трудового, гражданско-правового характера, найма и аренды;
от продажи своего имущества, в том числе ценных бумаг и валюты на валютном рынке, которые реализованы без посредников (исключение необлагаемые доходы от продажи легкового автомобиля), и имущественных прав (например, авторских или наследственных);
от источников за пределами России (для всех резидентов, кроме военных, служащих за границей, и госслужащих, командированных на работу за рубеж);
от налогового агента (если он не удержал налог);
в виде выигрышей и призов, выплачиваемых организаторами лотерей, тотализаторов и других основанных на риске игр (казино, игровые автоматы и т. д.);
в виде вознаграждения, выплаченного наследнику (правопреемнику) авторских (смежных) прав;
в виде подарков от людей, которые не являются членами семьи, близкими родственниками, если подарены недвижимость, транспортные средства, акции, доли, паи.
Такой вывод следует из подпункта 2 пункта 1 статьи 227, пункта 1 статьи 228 Налогового кодекса РФ и письма Минфина России от 1 августа 2012 г. № 03-04-06/4-210.
В остальных случаях удержать НДФЛ с получателя дохода обязан налоговый агент (п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ).
В.М. Акимова
государственный советник налоговой службы РФ III ранга
Ольга Краснова
главный редактор БСС «Система Главбух»
3. Статья: Работник оплатил счет своими средствами
Учреждению образования не удалось снять денежные средства на оплату счета, выставленного за услуги связи (из-за неверно оформленной чековой книжки). Бухгалтер по кассовым операциям оплатил его за счет собственных средств. В учете суммы не отражены. Как быть?
Если услуги связи оплачены работником с разрешения (ведома) работодателя и имеется надлежащим образом оформленный документ, отразить хозяйственную операцию в учете можно на основании Авансового отчета, составленного работником.
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ», № 8, АВГУСТ 2010
Отвечает Г. М. Федина,
заведующий отделом методологии управления
бухгалтерского учета и отчетности Минфина Московской области
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени