Указанные в вопросе расходы можно списать в целях учета налога на прибыль на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ и пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. При этом от перевозчика (ИП) необходимо запрашивать заверенные копии путевых листов, которые должен составлять он.
Обратите внимание, подобные условия договора перевозки небезопасны, поскольку при налоговой проверке могут возникнуть разногласия с инспекторами по учету дополнительных возмещаемых затрат ГСМ в части их полноценного документального подтверждения. Поэтому рекомендуем перезаключить договор на условиях «Цена договора включает в себя все расходы исполнителя, в т.ч. ГСМ». При этом в целях контроля транспортных расходов можно договориться с перевозчиком о предоставлении путевых листов в целях управленческого учета и контроля.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Рекомендация: Какие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль
При расчете налога на прибыль сумму полученных доходов можно уменьшить на сумму понесенных расходов (ст. 247 НК РФ). Расходы учтите в денежной форме (п. 3 ст. 274 НК РФ).
Условия признания расходов
Все расходы организации, признаваемые в налоговой базе, должны одновременно быть:
экономически обоснованны;
документально подтверждены;
связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.
Если хотя бы одно из условий не выполняется, расход для целей налогообложения не признавайте.
Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.*
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Статья: Стали известны новые аргументы в защиту расходов на бензин
Что не понравилось инспекции Решение судей Комментарий «УНП»
Выиграли налогоплательщики
Выиграли инспекторы
По условиям договора компания за свой счет заправляла машины при доставке ей груза. И списала затраты на ГСМ по путевым листам, оформленным от имени перевозчика. Инспекция сняла расходы: из путевых листов не видно, за чей счет заправляли машину Путевые листы не подтверждают условия перевозки, а значит, по ним нельзя учесть расходы. Суд установил, что первичные документы на топливо не позволяли сделать вывод о том, сколько ГСМ потребовалось на заправку машин контрагента и кто платил (постановление от 30.06.11 № А05-9838/2010*) Безопаснее включить стоимость топлива в цену перевозки и списать все общей суммой. А если это невозможно, то стоит оформить акт или другой документ, где будет четко оговорена сумма возмещения за бензин. Тогда ее можно учесть по тому же основанию, что и стоимость перевозки (письмо Минфина России от 17.12.09 № 03-03-06/1/815)*
ЖУРНАЛ «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО» № 41, НОЯБРЬ 2011
3. Статья: Вопросы про путевой лист, которые при проверке приводят к налоговым спорам
Когда заказчику выгодно иметь копии путевых листов исполнителей?
Копии путевых листов исполнителей работ или услуг могут понадобиться заказчикам в качестве дополнительного доказательства, что исполнитель действительно оказал ему те или иные услуги.
Аренда транспортного средства с экипажем или перевозки. По мнению налоговиков, наличие путевых листов в данной ситуации позволит определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время в пути (к примеру, письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.08 № 20-12/041966.1). Причем иногда проверяющие требуют представить путевые листы, оформленные именно арендатором. Хотя этот документ в данном случае оформляет арендодатель, который эксплуатирует транспортное средство.
Аналогичная ситуация складывается с подтверждением расходов на оплату услуг сторонних перевозчиков. Налоговики могут потребовать копии путевых листов перевозчика. Исключение — аренда автомобиля с экипажем у физлица, не являющегося ИП. Ведь такие лица не должны оформлять путевые листы (п. 2 приказа № 152 и п. 2 постановления № 78).
Однако суды считают, что отсутствие путевых листов у заказчика услуг не свидетельствует об отсутствии документального подтверждения таких затрат. Путевые листы предусмотрены для эксплуатирующих организаций, которыми в рассматриваемых случаях являются арендодатель и перевозчик (постановления ФАС Московского округа от 19.03.12 № А40-64845/11-107-280, от 25.08.11 № КА-А40/9306-11, Поволжского от 21.10.10 № А49-442/2010, Московского от 03.09.08 № КА-А40/8214-08 и Северо-Западного от 18.01.08 № А56-15033/2007 округов).*
В то же время копии путевых листов понадобятся заказчику, если договором с перевозчиком или арендодателем предусмотрена компенсация его расходов на ГСМ. Ведь при этом затраты несет заказчик или арендатор.*
ЖУРНАЛ «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР» № 9, МАЙ 2012
4. Статья: Как отстоять выгодный учет налогов по договорам с условием о компенсации расходов
На практике нередко встречаются договоры, в которых цена разделена на две части: собственно плату поставщику, подрядчику, исполнителю, агенту (для краткости назовем их исполнителями) и компенсацию его затрат на выполнение договора. Такие действия преследуют несколько целей. Во-первых, заказчик или покупатель получает возможность контролировать порядок образования цены. Во-вторых, исполнителю гарантирован доход сверх его затрат. В-третьих, это выгодно с налоговой точки зрения. Именно поэтому инспекторы на местах предъявляют повышенный интерес к подобным соглашениям.
В чем налоговая выгода договора с возмещением затрат
Возмещение затрат осуществляется заказчиком или покупателем на основании документов, представленных второй стороной. Подобное условие может касаться компенсации расходов на доставку товара, затрат посредника на исполнение поручения, затрат арендодателя на оплату коммунальных платежей, командировочных расходов исполнителя и т. д.
Сумма компенсации не включается в состав выручки исполнителя. Ведь в подпункте 9 пункта 1 статьи 251 НК РФ указано, что при расчете налогооблагаемой прибыли не учитываются «доходы в виде возмещения затрат, произведенных иным поверенным за счет иного доверителя, если такие затраты не подлежат включению в состав расходов поверенного». Соответственно, и суммы возмещаемых расходов отражаются в учете того, кто их компенсировал.*
Что касается НДС, то сумма возмещения не облагается этим налогом (хотя иногда налоговики пытаются это оспорить). В облагаемую базу исполнителя попадает лишь основная цена сделки. Соответственно, в сравнении с единой ценой, общая сумма НДС к уплате (и вычету) по договору уменьшается.
Таким образом, договоры с компенсацией затрат выгодны прежде всего для исполнителя. Другая сторона, напротив, может потерять на налогах, если исполнитель не перевыставит входной НДС по компенсируемым затратам.
Налоговики могут признать компенсации необоснованным расходом у заказчика или покупателя
Заказчику или покупателю налоговики тоже могут предъявить претензии, заявив, что суммы возмещения не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Так, компенсации командировочных расходов сотрудников компании-исполнителя налоговики рассматривают как расходы на оплату труда. Они ссылаются на положения статей 166-168 Трудового кодекса, 255 и 264 Налогового кодекса. Из них следует, что организация вправе возмещать затраты по командировкам только для штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договоры или коллективные соглашения. На этом основании чиновники делают вывод, что действующим законодательством не предусмотрена компенсация расходов по командировкам специалистов, числящихся в штате другой организации (письма Минфина России от 16.10.07 № 03-03-06/1/723, от 19.12.06 № 03-03-04/1/844, УФНС России по г. Москве от 29.12.08 № 19-12/121858).
Но суды указывают на возможность учета таких трат по другим основаниям. Например, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 01.10.07 № А05-5368/2006-26). С возможностью учесть затраты на компенсацию издержек исполнителя согласились также в своих постановлениях федеральные арбитражные суды Уральского от 30.04.09 № Ф09-2594/09-С3, Московского от 21.09.09 № КА-А40/9252-09, Поволжского от 15.11.07 № А55-632/2007 округов.
Кроме того, по мнению инспекторов, с компенсаций командировочных расходов сотрудников исполнителя необходимо удерживать НДФЛ (письмо Минфина России от 31.12.08 № 03-04-06-01/396).
Однако суды не соглашаются с такими выводами, отмечая, что эти расходы заказчик осуществлял не в интересах работников (постановления федеральных арбитражных судов Уральского от 01.09.09 № Ф09-6417/09-С3 и Северо-Кавказского от 07.08.08 № Ф08-4549/2008 округов).
ЖУРНАЛ «ПРАКТИЧЕСКОЕ НАЛОГОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ» № 7, ИЮЛЬ 2010
5. Статья: Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ
А вот в случае, когда для перевозки груза была нанята сторонняя компания, заполнять путевой лист должны не вы, а эта компания. Причем в единственном экземпляре, который останется у нее. Несмотря на это, вы сможете учесть в расходах перечисленные перевозчику стоимость транспортных услуг и сумму затрат на бензин (если это предусмотрено). Из документов у вас должны быть договор, на основании которого перевозился груз, акт оказанных услуг и платежка либо кассовый чек. Налоговики в такой ситуации не вправе требовать еще и путевой лист, и это подтверждает арбитражная практика (постановления ФАС Поволжского округа от 21.10.2010 №А49-442/2010 и ФАС Московского округа от 30.09.2010 №КА-А40/11123-10).
ЖУРНАЛ «УПРОЩЕНКА» № 7, ИЮЛЬ 2012
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени