если Вы будете оплачивать за сотрудника стоимость аренды жилья и оплаты расходов, связанных с ее содержанием является доходом этого работника, полученным в натуральной форме, который облагается НДФЛ. Так же на сумму арендной платы за жилье для работника, являющейся частью его заработной платы, организация обязана в общеустановленном порядке начислять страховые взносы. Расходы Вашей организации на Аренду квартиры для проживания сотрудника можно признать расходами в налоговом учете при условии, что обеспечение жильем за счет работодателя отражено в трудовом или коллективном договоре. Подтверждающими документами могут быть договор на аренду квартиры, акт приема-передачи объекта и трудовой договор с сотрудником. Целесообразно также оформить приказ или распоряжение руководителя о том, что конкретному сотруднику предоставляется для проживания служебная квартира с указанием адреса и срока проживания. При этом доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не должна превышать 20% от начисленной месячной зарплаты. В то же время гл. 25 Налогового кодекса не содержит каких-либо ограничений по учету расходов на оплату труда в случаях, когда зарплата выдается в неденежной форме. Поэтому при расчете налога на прибыль организация-работодатель вправе отразить в составе названных расходов всю сумму платы за квартиру, арендованную для работника, предоставляемую по условиям трудового (коллективного) договора.
В бухгалтерском учете сумма платы за наем жилья также представляет собой оплату труда, поэтому она также является расходом по обычным видам деятельности и должна начисляться ежемесячно, аналогично с заработной платой.
Для учета расчетов с собственником жилья организация может использовать счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Сумма, перечисленная в оплату жилья, списывается с дебета счета 70 в кредит счета 76.
Если же Вы будете выплачивать компенсацию сотруднику за наем жилья, то в бухучете начисление компенсации сотруднику за квартиру отражайте по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, и какие функции он выполняет, при начислении компенсации делайте запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73 (начислена компенсация).
При этом удерживай те страховые взносы и НДФЛ.
Таким образом, расходы по найму жилья для сотрудника по его заявлению, а также при условии наличия такой формы оплаты труда в трудовом (коллективном) договоре можно учесть для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 20 процентов от суммы начисленной ему зарплаты за месяц. При этом общая сумма зарплаты, которую можно учесть при расчете налога на прибыль, не изменится (расходы будут компенсированы за счет зарплаты сотрудника).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
В случае, если организация будет выплачивать сотруднику компенсацию
Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотруднику расходов при переезде на работу в другую местность
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Бухучет
В бухучете начисление компенсации сотруднику за его переезд на работу в другую местность отражайте по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, и какие функции он выполняет, при начислении компенсации делайте запись:*
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация в связи с переводом сотрудника на работу в другую местность.
Ситуация: как учесть при начислении НДФЛ, страховых взносов компенсацию расходов по найму жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность
С компенсации расходов по найму жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность (в т. ч. и вместе с организацией), удержите НДФЛ. На сумму компенсации таких расходов начислите страховые взносы.
Налоговым кодексом РФ предусмотрено освобождение от налогообложения расходов по переезду (п. 3 ст. 217 НК РФ). Статьей 169 Трудового кодекса РФ определено, что при переезде сотрудника на работу в другую местность работодатель обязан возместить ему расходы:*
- по переезду и провозу имущества;
- по обустройству на новом месте жительства.
Возмещение организацией расходов по найму жилья (аренде квартир) для сотрудников, а также оплата организацией таких расходов за сотрудников статьей 169 Трудового кодекса РФ не предусмотрены.* Значит, подобные выплаты под действие норм пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ не подпадают, и организация как налоговый агент обязана рассчитать, удержать и перечислить налог с данных выплат в бюджет. Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 209, пункта 1 статьи 210 и пункта 2статьи 226 Налогового кодекса РФ. Аналогичную позицию высказал Минфин России в письмах от 7 сентября 2012 г. № 03-04-06/8-272, от 13 июля 2009 г. № 03-04-06-01/165, от 17 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/688, от 20 июля 2007 г. № 03-04-06-01/255 и от 30 мая 2007 г. № 03-04-06-01/165.
Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на наем жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность вместе с организацией
При расчете налога на прибыль законодательство предусматривает учет расходов, связанных с компенсацией переезда сотрудника на работу в другую местность, включая расходы на обустройство (подъемные) (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы на наем жилья Налоговым кодексом прямо не предусмотрены.*
Вместе с тем, организация может включить в расходы на оплату труда любые затраты, связанные с содержанием сотрудников, предусмотренные трудовыми (коллективными) договорами (ст. 255 НК РФ). В соответствии с трудовым (коллективным) договором по письменному заявлению сотрудника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству России. При этом доля зарплаты, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной суммы. Это установлено статьей 131 Трудового кодекса РФ.*
Таким образом, расходы по найму жилья для сотрудника по его заявлению, а также при условии наличия такой формы оплаты труда в трудовом (коллективном) договоре можно учесть для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 20 процентов от суммы начисленной ему зарплаты за месяц. При этом общая сумма зарплаты, которую можно учесть при расчете налога на прибыль, не изменится (расходы будут компенсированы за счет зарплаты сотрудника).*
Аналогичного мнения придерживается Минфин России в письмах от 13 июля 2009 г. № 03-04-06-01/165,от 8 августа 2007 г. № 03-03-06/2/149.
Подробнее об учете расходов на оплату труда, если организация выдает сотрудникам более 20 процентов от начисленной суммы зарплаты в неденежной форме, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу зарплаты в натуральной форме.
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы по найму жилья сотруднику в связи с его переездом на работу в другую местность сверх суммы расходов на оплату труда. Они заключаются в следующем.
Возмещение расходов по найму жилья сотрудников, переехавших на работу в другую местность, можно отнести к выплатам, связанным с обустройством на новом местожительстве (ч. 1 ст. 169 ТК РФ). Такие расходы формируют сумму подъемных, которая учитывается при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подробнее об учете данных сумм см. Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотруднику расходов при переезде на работу в другую местность.
Не исключено, что если организация будет придерживаться такой позиции, то это может привести к разногласиям с проверяющими. Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
В случае если организация напрямую оплачивает за аренду жилья
1.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете начисление зарплаты
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, используйте следующие бухгалтерские проводки:*
Дебет 20 (23, 29) Кредит 70
– начислена зарплата сотрудникам основного (вспомогательного, обслуживающего) производства;
Дебет 25 (26) Кредит 70
– начислена зарплата сотрудникам, занятым в процессе обслуживания основного и вспомогательного производства (управленческому персоналу);
Дебет 28 Кредит 70
– начислена зарплата сотрудникам, занятым исправлением брака;
Дебет 44 Кредит 70
– начислена зарплата сотрудникам, занятым продажей продукции (товаров, работ, услуг);
Дебет 08 Кредит 70
– начислена зарплата сотрудникам, занятым в строительстве (создании, реконструкции, модернизации и т. д.) основных средств (нематериальных активов);
Дебет 91-2 Кредит 70
– начислена зарплата сотрудникам непроизводственных подразделений (объектов социально-бытовой сферы), а также сотрудникам, занятым ликвидацией последствий чрезвычайных событий;
Дебет 96 Кредит 70
– начислена зарплата за счет созданного резерва;
Если источником выплаты является чистая прибыль, делайте проводку:
Дебет 84 Кредит 70
– начислена зарплата за счет нераспределенной прибыли.
Это следует из Инструкции к плану счетов.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Рекомендация: Как отразить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование в бухучете и при налогообложении
Бухучет
В бухучете расчеты по взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование отражайте на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (Инструкция к плану счетов). Аналитический учет ведите отдельно по каждому виду страховых взносов. Для этого к счету 69 откройте субсчета:*
- «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»;
- «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»;
- «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»;
- «Расчеты с ФФОМС».
Начисляйте страховые взносы в корреспонденции с тем счетом, на котором отражалось вознаграждение, с суммы которого рассчитаны взносы:*
Дебет 20 (08, 23, 25, 26, 29, 44, 91-2...) Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 20 (08, 23, 25, 26, 29, 44, 91-2...) Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
– начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
Дебет 20 (08, 23, 25, 26, 29, 44, 91-2...) Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– начислены взносы на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в ФСС России;
Дебет 20 (08, 23, 25, 26, 29, 44, 91-2...) Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС.
Такие проводки делайте в последний день месяца по итогам всех выплат, начисленных в этом периоде (ч. 3 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Статья: КОМПАНИЯ АРЕНДОВАЛА КВАРТИРУ
Потребность в съемном жилье может возникнуть по разным причинам. Например, компании из других регионов арендуют в Москве квартиру для своих сотрудников, которые по долгу службы часто бывают в столице. Нередко, приглашая на работу иногороднего или иностранного специалиста, организация обеспечивает его жильем по месту работы. Каковы налоговые последствия для работодателя в подобных ситуациях?*
Юридическому лицу жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование на основании договора аренды или иного договора (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Такой договор оформляется в письменной форме независимо от срока его действия (п. 1 ст. 609 ГК РФ). Кроме того, исходя из норм п. 2 ст. 609 и п. 2 ст. 651 Гражданского кодекса договор аренды квартиры на срок не менее года подлежит государственной регистрации.
Напомним, что жилое помещение предназначено исключительно для проживания граждан (п. 2 ст. 288 ГК РФ и п. 1 ст. 17 Жилищного кодекса). Юридическое лицо может использовать жилое помещение лишь для проживания в нем граждан (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Размещать в таком помещении предприятия, учреждения и организации можно только после того, как оно будет переведено в нежилое. Об этом говорится в п. 3 ст. 288 ГК РФ. Организация - арендатор квартиры, не переведенной в нежилой фонд, не вправе размещать в ней офис. Договор аренды квартиры под офис, заключенный с нарушением указанного требования, признается ничтожным на основании ст. 168 ГК РФ. Такой вывод содержится в Постановлении Пленумов ВС РФ и ВАС РФ от 01.07.1996 N 6/8. Расходы по ничтожной сделке не признаются экономически обоснованными и не учитываются в целях налогообложения прибыли.
Ситуация 3. Квартира используется для проживания сотрудника*
По условиям трудового или коллективного договора работодатель может взять на себя обязанность обеспечить иногороднего (иностранного) работника жильем. Компания берет на себя расходы по аренде квартиры и в том случае, когда направляет сотрудников на постоянную работу в иногородний филиал.
При расчете налога на прибыль организация уменьшает полученные доходы на величину произведенных расходов, в том числе расходов на оплату труда. К таким расходам относятся любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми (коллективными) договорами (ст. 255 НК РФ).
В частности, в расходы на оплату труда включается стоимость бесплатного жилья, предоставляемого работникам в порядке, установленном законодательством РФ (п. 4 ст. 255 НК РФ). Но затраты на аренду квартиры для постоянного проживания в ней наемного работника, закрепленные только в трудовом договоре и не предусмотренные действующим законодательством, не отвечают требованиям ст. 255 НК РФ.*
В то же время перечень расходов на оплату труда является открытым. Так, в п. 25 ст. 255 НК РФ сказано, что в целях налогообложения учитываются и другие виды расходов, произведенных в пользу работника и предусмотренных трудовым (коллективным) договором. Значит, расходы организации на аренду квартиры для проживания работника можно признать расходами в налоговом учете при условии, что обеспечение жильем за счет работодателя отражено в трудовом или коллективном договоре. Подтверждающими документами могут быть договор на аренду квартиры, акт приема-передачи объекта и трудовой договор с сотрудником. Целесообразно также оформить приказ или распоряжение руководителя о том, что конкретному работнику предоставляется для проживания служебная квартира с указанием адреса и срока проживания. Если договор аренды заключен на неопределенный срок и в дальнейшем подлежит пролонгации, в приказе можно прописать, что работник проживает в данной квартире до момента расторжения договора аренды или увольнения.*
В зависимости от конкретных обстоятельств указанные расходы отражаются в налоговом учете по-разному.
Затраты по аренде и содержанию квартиры
осуществляет организация
Допустим, компания, согласно трудовому или коллективному договору, обязана обеспечить сотрудника жильем. По сути, подобные затраты - часть заработной платы, выплачиваемой данному работнику в неденежной форме. Такая форма оплаты труда допускается Трудовым кодексом. В частности, в ст. 131 ТК РФ предусмотрено, что по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих российскому законодательству и международным договорам РФ. При этом доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не должна превышать 20% от начисленной месячной зарплаты.*
В то же время гл. 25 Налогового кодекса не содержит каких-либо ограничений по учету расходов на оплату труда в случаях, когда зарплата выдается в неденежной форме. Поэтому при расчете налога на прибыль организация-работодатель вправе отразить в составе названных расходов всю сумму платы за квартиру, арендованную для работника, предоставляемую по условиям трудового (коллективного) договора.*
Отметим, что Минфин России рекомендует в подобной ситуации учитывать положения ст. 131 ТК РФ и признавать в целях налогообложения расходы на аренду квартиры для сотрудника в размере, не превышающем 20% от суммы его заработной платы за месяц (Письма от 08.08.2007 N 03-03-06/2/149 и от 28.05.2008 N 03-04-06-01/142).*
Кроме того, Минфин России указал следующее. При квалификации начисляемых в пользу работника сумм в качестве заработной платы нужно исходить из того, что размер оплаты труда считается установленным, если из условий трудового договора можно достоверно определить, какая сумма зарплаты причитается работнику за фактически выполненный объем работы. То есть работник, который не получил причитающуюся по трудовому договору оплату труда в денежном или натуральном выражении, может на основании этого договора потребовать от работодателя выплатить за выполненную работу конкретную денежную сумму. Иными словами, Минфин России предлагает определять общий размер дохода работника за месяц путем суммирования заработной платы, выплачиваемой ему в денежной форме, и стоимости аренды жилья. Точную сумму оплаты труда работника можно установить лишь в том случае, когда в трудовом (коллективном) договоре указана не только обязанность работодателя обеспечить сотрудника жильем, но и конкретная стоимость аренды жилья. Но сделать это удается не всегда. Ведь обычно арендная плата рассчитывается с учетом коммунальных платежей, размер которых ежемесячно меняется.
Из сказанного следует: если стоимость аренды квартиры для сотрудника является величиной непостоянной и ее конкретный размер не зафиксирован в трудовом (коллективном) договоре, организация вправе не учитывать 20-процентное ограничение в отношении зарплаты в неденежной форме. То есть при расчете налога на прибыль она включает в расходы на оплату труда всю сумму оплаты за квартиру, арендованную для сотрудника. В любом случае, будет ли организация в налоговом учете признавать арендную плату в полном объеме или в размере не более 20% зарплаты работника, ей необходимо доказать, что понесенные расходы соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ.*
Предположим, плата за квартиру, арендованную для работника, составляет менее 20% его заработной платы за месяц. Тогда полная стоимость аренды учитывается в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда. С этим утверждением согласен и Минфин России (Письмо от 22.02.2007 N 03-03-06/1/115).*
Доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). К доходам в натуральной форме, в частности, относится полная или частичная оплата за работника организациями или индивидуальными предпринимателями товаров, работ, услуг или имущественных прав (в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика). Это следует из пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. Вся сумма платы за аренду и содержание жилого помещения для проживания работника является его доходом, полученным в натуральной форме, и облагается НДФЛ в общем порядке. Аналогичные разъяснения приведены в Письмах Минфина России от 28.05.2008 N 03-04-06-01/142 и от 11.06.2008 N 03-04-06-02/57.*
В налоговую базу по ЕСН включаются любые выплаты и вознаграждения, начисляемые по трудовым (коллективному) договорам, независимо от формы, в которой они осуществлены. Так, при исчислении ЕСН учитывается полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, имущественных или иных прав, предназначенных для работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах и др. (п. 1 ст. 237 НК РФ). Из налоговой базы по ЕСН исключаются различные компенсационные и иные выплаты, перечисленные в ст. 238 НК РФ. Оплата аренды квартиры для сотрудника не является компенсацией, так как она не предусмотрена в ст. 165 ТК РФ. Итак, расходы организации-работодателя по найму жилого помещения для работника облагаются ЕСН. При этом нужно учитывать положения п. 3 ст. 236 НК РФ. В нем сказано, что не облагаются ЕСН выплаты, которые согласно гл. 25 Налогового кодекса не относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль организации в текущем отчетном (налоговом) периоде. Если арендная плата за квартиру за конкретный месяц превышает 20% от суммы зарплаты, начисленной сотруднику за этот месяц, ЕСН уплачивается лишь с части арендной платы в пределах 20%. Остальная часть ЕСН не облагается.
Е.В.Вайтман
Эксперт журнала
"Российский налоговый курьер"
Подписано в печать
21.10.2008
"Российский налоговый курьер", 2008, N 21