Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Вас поздравляют чиновники, от которых зависит ваша работа

Подписка
Срочно заберите все!
№24
16 мая 2013 1266 просмотров

Уважаемые эксперты! Как правильно вести учет на предприятии больничных листов,как ценных бланков? Какие формы регистров учета движения больничных листов применять в бухгалтерии?

Организация должна хранить листки нетрудоспособности в течении пяти лет – порядок учета поступления и хранения законодательством не установлен, в связи с чем организации следует хранить листки нетрудоспособности по аналогии с бухгалтерскими документами.

Особый порядок учета больничных листов – как бланков строгой отчетности – предусмотрен только для медицинских организаций.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как хранить бухгалтерские документы

Какие документы хранить обязательно

Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности* (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В законах об акционерных обществах и об ООО приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации: первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в статье 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

ООО обязаны включать положения о порядке хранения документов в свои уставы* (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Акционерные общества хранят документы в течение времени, установленного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве*.

Срок хранения

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (приняты к учету)* (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Исключение составляют:

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов организация должна оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы* (п. 6.2Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Однако соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 и 6 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером*.

Такой порядок следует из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 и пунктов3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Счета-фактуры по мере их выставления и получения регистрируются в журнале учета в хронологическом порядке (п. 3 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Журналы учета хранятся в течение не менее четырех лет с даты последней записи в них (п.13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

<…>


Внимание:* отсутствие (нарушение порядка и сроков хранения) бухгалтерских документов является правонарушением (ст. 106 НК РФст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. За него предусмотрена налоговая ответственность.

Кроме того, за несоблюдение порядка и сроков хранения учетных документов по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 2000 до 3000 руб. (ч. 1 ст. 23.1ст. 15.11 КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья: Интервью: вопросы по заполнению больничного

<…>

От редакции

О сроках хранения листков нетрудоспособности

Листок нетрудоспособности является первичным документом бухгалтерского учета, не только подтверждением уважительной причины отсутствия сотрудника на рабочем месте, но и основанием для назначения и выплаты ему больничного пособия*.

Согласно статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет. Аналогичное требование установлено и пунктом 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

В настоящее время при определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

В соответствии с пунктом 896 раздела 11 «Социально-бытовые вопросы» Перечня срок хранения листков нетрудоспособности – пять лет. Такой же срок установлен и для документов по выплате пособий, в том числе и по листкам нетрудоспособности (п. 415 раздела 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» и п. 904 раздела 11.1 «Социальное страхование» Перечня).*

<…>

Журнал «Зарплата», №4, апрель 2011

3. Рекомендация: Как вести учет листков нетрудоспособности (данный материал размещен в версии для бюджетных учреждений)

Медицинские организации обязаны вести строгий количественный учет бланков листков нетрудоспособности* (п. 7 Инструкции, утвержденной приказом ФСС России № 18, Минздрава России от 29 января 2004 г. № 29).

Операции, подлежащие учету

При этом учету подлежат следующие операции*:

  • получение бланков;
  • выдача (распределение) бланков;
  • порча, утеря и хищение бланков.

Для учета этих операций руководитель медицинской организации должен назначить лицо, ответственное за получение, хранение и выдачу бланков. Это назначение оформитеприказом* (п. 10 Инструкции, утвержденной приказом ФСС России № 18, Минздрава России от 29 января 2004 г. № 29).

Учетные книги

Учитывайте бланки листков нетрудоспособности в следующих унифицированных учетных книгах:*

Формы этих учетных книг утверждены приказом ФСС России № 18, Минздрава России от 29 января 2004 г. № 29.

Каждая учетная книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице каждой книги укажите название организации и количество страниц. Эту запись заверьте подписью руководителя и печатью организации.

Об этом сказано в пункте 9 Инструкции, утвержденной приказом ФСС России № 18, Минздрава России от 29 января 2004 г. № 29.

Кроме того, бланки листков нетрудоспособности подлежат бухучету (п. 6 Инструкции, утвержденной приказом ФСС России № 18, Минздрава России от 29 января 2004 г. № 29).

Получение бланков больничных

За получением бланков листков нетрудоспособности обратитесь в региональное отделение ФСС России. Для этого ответственное лицо медицинской организации представляет туда следующие документы:

Такой порядок следует из пунктов 10 и 14 Инструкции, утвержденной приказом ФСС России № 18, Минздрава России от 29 января 2004 г. № 29.

Накладная на выдачу бланков

Специалист регионального отделения ФСС России при выдаче бланков листков нетрудоспособности выписывает накладную в двух экземплярах. Первый экземпляр накладной он должен отдать ответственному лицу медицинской организации, а второй оставляет у себя.

Об этом сказано в пункте 5 Инструкции, утвержденной приказом ФСС России № 18, Минздрава России от 29 января 2004 г. № 29.

Оприходование бланков

Полученные от фонда бланки приходуйте в книге получения бланков листков нетрудоспособности.*

Хранение бланков

Храните бланки больничных листков в специальных помещениях, сейфах или специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны*.

Такие требования указаны в пункте 6 Инструкции, утвержденной приказом ФСС России № 18, Минздрава России от 29 января 2004 г. № 29.

Выдача бланков

Выдавайте бланки листков нетрудоспособности только под отчет*. При этом каждую пачку бланков перед выдачей прошейте за левый верхний угол. Бланки можно выдавать лечащим врачам (в отдельных случаях – фельдшерам, зубным врачам), а также сотрудникам, которые приказом руководителя уполномочены централизованно оформлять больничные листки.

Сотрудник при получении новой пачки бланков листков нетрудоспособности должен сдать корешки от ранее полученных бланков. Эти корешки медицинская организация должна хранить в течение трех лет. Корешки бланков с истекшим сроком хранения уничтожьте, составив акт по форме из приложения 4 к инструкции, утвержденной приказом ФСС России № 18, Минздрава России от 29 января 2004 г. № 29*.

Сотрудник, получивший от ответственного лица бланки больничных листков, несет личную ответственность за их сохранность.

Об этом сказано в пунктах 1112 и 16 Инструкции, утвержденной приказом ФСС России № 18, Минздрава России от 29 января 2004 г. № 29.

Выданные бланки зарегистрируйте в книге распределения бланков листков нетрудоспособности. Здесь же отметьте количество возвращенных сотрудником корешков* (п. 8.2 Инструкции, утвержденной приказом от 29 января 2004 г. ФСС России № 18, Минздрава России № 29).

При выдаче листков нетрудоспособности непосредственно гражданам (пациентам) медицинская организация должна руководствоваться Порядком, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011г. № 624н.

Внимание:* территориальное подразделение ФСС России вправе проверить медицинскую организацию на предмет выдачи, продления и оформления листков нетрудоспособности.

Проверка проводится в соответствии с Порядком, утвержденным приказом Минздрава России от 21 декабря 2012 г. № 1345н. Цель проверки – определение обоснованности расходования средств фонда.

Территориальное подразделение ФСС России может проверить медицинскую организацию:
– в режиме плановой проверки – не чаще чем один раз в год, но не реже чем один раз в три года в отношении одного медицинского сотрудника, выдающего листки нетрудоспособности;
– внепланово – на основании жалоб граждан (организаций, предпринимателей) о нарушении порядка выдачи, продления или оформления листков нетрудоспособности.

Проверка проходит непосредственно по месту оказания медицинской помощи. В ходе проверки сотрудники фонда проверяют, в частности, следующие документы: медицинские карты, корешки бланков больничных листков, учетные книги. Полный перечень проверяемых документов перечислен в пункте 11Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 21 декабря 2012 г. № 1345н.

Результаты проверки оформляются актом.

Такие правила установлены Порядком, утвержденным приказом Минздрава России от 21 декабря 2012 г. № 1345н.

Хранение испорченных бланков

Испорченные, утерянные и похищенные бланки больничных регистрируйте в книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности. В конце годаинформацию о таких бланках передайте в региональное отделение ФСС России.

Испорченные бланки храните в течение трех лет. Для хранения заведите отдельную папку с описью. В описи в отношении каждого испорченного бланка укажите*:

  • фамилию, имя и отчество сотрудника, сдавшего бланк;
  • дату сдачи;
  • серию и номер.

Испорченные бланки с истекшим сроком хранения нужно уничтожить. Для этого приказомруководителя организации создайте комиссию. Уничтоженные бланки комиссия фиксирует в акте по форме из приложения 6 к Инструкции, утвержденной приказом ФСС России № 18, Минздрава России от 29 января 2004 г. № 29.

Такой порядок предусмотрен пунктом 13 Инструкции, утвержденной приказом ФСС России № 18, Минздрава России от 29 января 2004 г. № 29.

Бухучет

Бланки листков нетрудоспособности являются бланками строгой отчетности. Их учет организуйте на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Для удобства учета к этому счету откройте субсчета, например*:
– субсчет «Бланки листков нетрудоспособности»;
– субсчет «Корешки бланков листков нетрудоспособности»;
– субсчет «Испорченные бланки листков нетрудоспособности».

Учитывайте бланки в условной оценке (1 руб. за один бланк) либо по стоимости приобретения (если это закреплено в учетной политике для целей бухучета).

Учет бланков ведите на основании данных учетных книг и актов.

Такой порядок установлен Инструкцией, утвержденной приказом от 29 января 2004 г. ФСС России № 18, Минздрава России № 29, и пунктами 337–338Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Тамара Грекова

начальник Управления бухгалтерского учета и отчетности

департамента здравоохранения г. Москвы

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка