Для списания дебиторской задолженности в бухгалтерском учете нужно оформить следующие документы: акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя на списание, а так же приложить первичный документ, подтверждающий факт возникновения долга – это предусмотрено Федеральным Законом «О бухгалтерском учете». После списания суммы просроченной задолженности с баланса, её нужно в течение 5 лет учитывать на забалансовом счете 007. Если нет первичных документов, то их нужно восстановить.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении списание безнадежной дебиторской задолженности.
Списание задолженности
В бухучете дебиторскую задолженность нужно списать:
- после истечения срока исковой давности;
- в других случаях, когда она становится нереальной для взыскания, например, при ликвидации организации.
Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
Списывать дебиторскую задолженность нужно отдельно по каждому обязательству.
Срок исковой давности
Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Течение срока исковой давности определяется в следующем порядке:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- по обязательствам, срок исполнения которых определен, по окончании срока исполнения обязательства;
- по обязательствам, срок исполнения которых не определен либо определен моментом востребования, – с момента возникновения права кредитора предъявить требование об исполнении обязательства.
Об этом сказано в пункте 2 статьи 200 Гражданского кодекса РФ.
Ситуация: какие действия должника свидетельствуют о признании долга и могут являться основанием для прерывания срока исковой давности
Законодательно перечень действий должника, которые свидетельствуют о признании долга и могут являться основанием для прерывания срока исковой давности, не определен (ст. 203 ГК РФ).
Однако примерный перечень таких действий содержится в постановлении Пленума Верховного суда РФ от 12 ноября 2001 г. № 15, Пленума ВАС РФ от 15 ноября 2001 г. № 18. В него, в частности, входят:
- частичная оплата задолженности;
- уплата процентов за просрочку платежа;
- обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;
- подача заявления о зачете взаимных требований;
- изменение договора, из которого следует признание дебитором наличия долга;
- подписание акта сверки задолженности.
Например, с даты, когда наступил срок исполнения обязательств, прошло три года. Но в течение этого периода стороны подписали акт сверки задолженности. Данный акт является основанием для прерывания срока исковой давности (письмо Минфина России от 19 июля 2011 г. № 03-03-06/1/426). Поэтому, если не наступят события, из-за которых дебиторская задолженность станет нереальной к взысканию, отсчитывать трехлетний срок нужно со дня, которым датируется последний акт сверки. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 6 декабря 2010 г. № ШС-37-3/16955.
Договором может быть предусмотрено исполнение обязательства по частям (в виде периодических платежей). В этом случае, если дебитор совершил действия, свидетельствующие о признании лишь какой-то части обязательства, они не являются основанием для прерывания срока исковой давности по другим частям обязательства. Об этом сказано в пункте 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 12 ноября 2001 г. № 15, Пленума ВАС РФ от 15 ноября 2001 г. № 18.
Документальное оформление
Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Размер просроченной дебиторской задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в акте, например, по форме № ИНВ-17. Инвентаризацию проводите по приказу руководителя (форма № ИНВ-22).
Письменным обоснованием списания конкретного обязательства служат акт инвентаризации и бухгалтерская справка, на основании которых руководитель издает приказ о списании дебиторской задолженности. *
Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, письме УФНС России по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630.
К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение, например:
- договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами;
- товарные накладные;
- акты выполненных работ (оказанных услуг);
- акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода. *
Такой порядок следует из писем Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и УФНС России по г. Москве от 27 июня 2008 г. № 20-12/06095.
Бухучет
Сумму задолженности спишите за счет резерва по сомнительным долгам (если он создавался) либо отнесите на финансовый результат деятельности организации. При этом необходимо учитывать, что списание долга из-за неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. В течение пяти лет с момента списания эту задолженность нужно отражать за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Такой порядок предусмотрен пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
Если в бухучете организация не создает резерв по сомнительным долгам, то списанную дебиторскую задолженность включите в состав прочих расходов в сумме, в которой она была отражена в бухучете (п. 11, 14.3 ПБУ 10/99).
Списание безнадежной дебиторской задолженности отразите проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76...)
– списана на прочие расходы безнадежная дебиторская задолженность.
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России