Сотрудник может единовременно взять ежегодный отпуск общей продолжительности или отдыхать несколько раз в году.
Утвержденная заранее в графике отпусков дата отпуска может быть перенесена по инициативе сотрудника (если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или срок выплаты отпускных, при болезни сотрудника и в других случаях, когда работодатель обязан перенести отпуск в соответствии с трудовым законодательством или локальными нормативными актами).
Первый ежегодный отпуск можно предоставить и до того, как сотрудник отработает положенный стаж – шесть месяцев. Но это право организации, а не ее обязанность.
В рассматриваемом случае работодатель может отказать в предоставлении работнику дней в счет ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью несколько дней, а также не обязан предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы. Ответственности за это законодательством не предусмотрено.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1.Рекомендация: Как предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты
Отпуска за свой счет (без сохранения зарплаты) нужно разделить на отпуска, которые организация:
- может предоставить (ч. 1 ст. 128 ТК РФ);
- обязана предоставить (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
Когда организация вправе предоставить отпуск
Администрация организации вправе предоставить сотруднику отпуск за свой счет по любой уважительной причине. Это могут быть, например, семейные обстоятельства: свадьба члена семьи, болезнь родителей, проживающих в другом городе, и т. п. Признавать ту или иную причину уважительной или нет, решает организация. Продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон.*
Такой порядок предусмотрен частью 1 статьи 128 Трудового кодекса РФ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Внимание: по своей инициативе отправить сотрудников в отпуска без сохранения зарплаты организация не имеет права. Это нарушение трудового законодательства, за которое организацию могут оштрафовать.
Недопустимость вынужденных отпусков без сохранения зарплаты в связи с временной приостановкой деятельности организации подчеркивал Минтруд России (постановление Минтруда России от 27 июня 1996 г. № 40). В Трудовом кодексе РФ условием предоставления отпуска за свой счет также считается инициатива сотрудника (ст. 128 ТК РФ).
Ситуация, когда сотрудники по вине работодателя не могут выполнять свои трудовые обязанности, считается простоем. За время простоя сотрудникам нужно выплатить не менее 2/3 среднего заработка (ч. 1 ст. 157 ТК РФ).
Если вместо начисления сотрудникам этих выплат администрация организации отправит их в отпуска без сохранения зарплаты, ей грозит штраф:
- должностных лиц (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму от 1000 до 5000 руб.;
- организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное совершение нарушения должностным лицом (например, руководителем) влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
Об этом сказано в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Когда организация обязана предоставить отпуск
Организация обязана предоставить отпуск без сохранения зарплаты:*
- участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году (абз. 2 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году (абз. 3 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
- родителям (женам, мужьям) военнослужащих, погибших при исполнении военных обязанностей, – до 14 календарных дней в году (абз. 4 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
- работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году (абз. 5 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
- сотрудникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней (абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
- сотрудникам, совмещающим работу с обучением;
- супругам военнослужащих, если отпуск им предоставляется одновременно с мужьями (женами) и продолжительность отпусков не совпадает (п. 11 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ);
- совместителям при превышении продолжительности ежегодного отпуска по основному месту работы по сравнению с продолжительностью отпуска, предоставляемого по совмещаемой работе (ч. 2 ст. 286 ТК РФ);
- сотрудникам, право которых на отпуска без сохранения зарплаты предусмотрено трудовым (коллективным) договором организации (абз. 7 ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Рекомендация: Какова продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска
Разделение ежегодного отпуска
Сотрудник может единовременно взять ежегодный отпуск общей продолжительности или отдыхать несколько раз в году. То есть по соглашению между сотрудником и организацией отпуск может быть разделен на части. Никакие дополнительные документы при этом оформлять не нужно. Достаточно отразить дату предоставления каждой части отпуска в графике отпусков.
Хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 дней. Оставшиеся дни сотрудник может использовать как угодно. Если администрация организации не возражает, то он вправе использовать даже по несколько дней отпуска из оставшейся половины.
Такой порядок разделения ежегодного отпуска на части предусмотрен в статье 125 Трудового кодекса РФ.*
Пример разделения ежегодного основного отпуска на части
С разрешения администрации организации бухгалтер В.Н. Зайцева, отпуск которой составляет 28 календарных дней, решила разделить время отдыха на несколько частей. Она берет отпуск:
- с 16 по 18 января включительно (3 дня);
- с 12 по 17 марта включительно (6 дней);
- со 2 по 18 июля включительно (17 дней);
- с 1 по 2 августа включительно (2 дня).
Предоставление отпуска в таком порядке было отражено в графике отпусков организации.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Рекомендация: Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск
Возникновение права на первый отпуск
Право на первый ежегодный отпуск (на новом месте работы) возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Отпуск за второй и последующие годы работы сотрудник может взять в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков.
Отпуск авансом
Первый ежегодный отпуск можно предоставить и до того, как сотрудник отработает положенный стаж – шесть месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК РФ). Это право организации, а не ее обязанность.*
Некоторым сотрудникам (по их просьбе) организация обязана предоставить отпуск авансом:
- сотрудникам моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
- женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
- сотрудникам, усыновившим детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
- мужьям в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- ветеранам (ст. 14–19 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ);
- чернобыльцам (п. 5 ст. 14 Закона от 15 мая 1991 г. № 1244-1);
- женам военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ).
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3.Рекомендация: Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска
Перенос отпуска
Утвержденная заранее в графике отпусков дата отпуска может быть перенесена.* Законодательство регламентирует порядок оформления переноса отпуска в двух случаях.
1. По инициативе сотрудника (если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или срок выплаты отпускных, при болезни сотрудника и в других случаях, когда работодатель обязан перенести отпуск в соответствии с трудовым законодательством или локальными нормативными актами). В данном случае основанием для переноса может быть заявление сотрудника, составленное в произвольной форме. На заявлении должна быть разрешительная запись, а также подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.*
2. По инициативе работодателя (в связи с производственной необходимостью). Основанием для перенесения даты отпуска в данном случае может быть соответствующее распоряжение руководителя. При этом сотрудник должен быть ознакомлен с распоряжением и согласен с ним.
Такой порядок следует из совокупности положений статьи 123 и статьи 124 Трудового кодекса РФ.
При перенесении даты отпуска не нужно оформлять дополнительный приказ на утверждение графика отпусков в новой редакции. Внести корректировки в график позволяет и унифицированная форма этого документа (графы 8 и 9 формы № Т-7).
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России