Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
4 июля 2013 673 просмотра

Понятно, что очередной отпуск можно делить на части, при условии что одна из частей должна быть не менее 14 дней. Возник следующий вопрос: как правильно оплачивать части очередного отпуска сотруднику, длительность которых составляет меньше 14 дней? (К примеру, сотрудник разбил очередной отпуск на 4 части: 3 дня, 4 дня, 3 дня и 18 дней.) Если сотрудник просит оплатить эти дни, когда он пойдет в отпуск длительностью 18 дней, будет ли это нарушением?

 Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика отпусков или в графике не указана точная дата начала отпуска, он должен написать заявление (в произвольной форме). При уходе сотрудника в отпуск составьте приказ о предоставлении отпуска.

Каждый факт хозяйственной жизни (в т. ч. и расчет отпускных) должен быть оформлен первичным документом. Поэтому сумму отпускных отразите в записке-расчете. Записка-расчет составляется на основании приказа о предоставлении отпуска сотруднику и подписывается специалистом кадровой службы и бухгалтером, рассчитавшим отпускные.

Итоговую сумму отпускных рассчитайте по формуле приведенной в рекомендации «Как рассчитать итоговую сумму отпускных».

Организация может оплатить сотруднику дни, указанные в заявление на отпуск, приказе и отраженные в записке-расчете. Если сотрудник документально оформит отпуск на 28 календарных дней, то сотруднику нужно выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска сумму отпускных за 28 календарных дней. Если сотрудник, документально оформит отпуск на 18 календарных дней, то сумму отпускных необходимо рассчитать и выплатить за 18 календарных дней.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Рекомендация: В каком порядке рассчитать отпускные

Порядок расчета отпускных

Чтобы рассчитать сумму отпускных, нужно определить:

Обратите внимание на изменение зарплаты и на особенности включения в расчетный период премий.*

Внимание: неправильный подсчет отпускных приведет к занижению или завышению сумм, причитающихся сотрудникам. Поэтому при обнаружении ошибок отпускные нужно пересчитать.

Суммы отпускных, излишне выплаченные сотруднику вследствие счетной ошибки, удержите из его зарплаты. Такое удержание возможно только с согласия сотрудника. Этот вывод следует из статьи 137 Трудового кодекса РФ. Если сотрудник не согласен с удержанием – обратитесь в суд (ст. 391 ТК РФ, ст. 11 ГК РФ). При занижении отпускных разницу сотруднику доплатите (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Рекомендация: Как рассчитать итоговую сумму отпускных

После расчета среднего дневного заработка нужно рассчитать средний заработок сотрудника. Это и будет итоговая сумма отпускных, которую необходимо выплатить сотруднику (ст. 114 ТК РФ).*

Расчет итоговой суммы зависит от того, в каких днях предоставлен отпуск ? календарных или рабочих.

При определении итоговой суммы отпускных необходимо также учесть изменения в зарплате.

Отпуск в календарных днях

Если отпуск предоставляют в календарных днях, итоговую сумму отпускных рассчитайте по формуле:*

Итоговая сумма отпускных (средний заработок) = Средний дневной заработок ? Количество календарных дней отпуска


При этом средний дневной заработок рассчитывайте исходя из среднемесячного числа календарных дней. Подробнее об этом см. Как определить средний дневной заработок для расчета отпускных.*

Такой порядок расчета установлен пунктами 9 и 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Пример определения итоговой суммы отпускных. Отпуск предоставлен в календарных днях

С 14 января по 10 февраля 2013 года экономисту А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней.*

Расчетный период – с 1 января по 31 декабря 2012 года – отработан полностью.

Фактические начисления сотруднику за расчетный период показаны в таблице:

Месяц расчетного периода Количество рабочих дней по производственному календарю Количество фактически отработанных дней Зарплата,
руб.
2012 год
Январь 16 16 30 000
Февраль 20 20 30 000
Март 21 21 30 000
Апрель 21 21 30 000
Май 21 21 30 000
Июнь 20 20 30 000
Июль 22 22 30 000
Август 23 23 30 000
Сентябрь 20 20 30 000
Октябрь 23 23 30 000
Ноябрь 21 21 30 000
Декабрь 21 21 30 000
Всего 249 249 360 000


Средний дневной заработок сотрудника равен:
360 000 руб.: 12 мес.: 29,4 дн./мес. = 1020 руб./дн.

Итоговая сумма отпускных составила:
1020 руб./дн. ? 28 дн. = 28 560 руб.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3.Рекомендация: Как выплатить отпускные

Отпускные сотруднику нужно выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).*

Ситуация: когда нужно выплатить отпускные – не позднее трех календарных или трех рабочих дней до начала отпуска

Не позднее трех календарных дней до начала отпуска.

По общему правилу организация обязана выплатить отпускные сотруднику не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). При этом в статье 136 Трудового кодекса не уточнено, в каких днях нужно вести отсчет – в календарных или рабочих.

В рассматриваемой ситуации нужно руководствоваться статьей 14 Трудового кодекса РФ. Из положений данной статьи следует, что в случае, когда сроки выполнения обязательств по трудовому законодательству не установлены в рабочих днях, их нужно отсчитывать в календарных днях.

Аналогичные выводы следуют из пункта 3 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1.

Ситуация: можно ли по желанию сотрудника выплатить ему отпускные после его выхода из отпуска *

Нет, нельзя.

Трудовое законодательство так поступить не позволяет. Организация обязана выплатить отпускные сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).* И никаких исключений из этого положения, связанных с желанием работника, Трудовой кодекс РФ не содержит.

Ответственность за не соблюдение срока выплаты отпускных

Внимание: несоблюдение срока выплаты отпускных может быть расценено как нарушение требований трудового законодательства. За это нарушение трудовая инспекция может оштрафовать организацию или ее должностных лиц.

Сотрудник, которому не выплатили отпускные своевременно, может потребовать перенести ежегодный отпуск на другое время (ч. 2 ст. 124 ТК РФ, п. 2 определения Конституционного суда РФ от 23 июня 2005 г. № 230-О).

Если отпускные рассчитаны и выплачены, а сотрудник в связи с экстренной ситуацией на производстве не может уйти в отпуск, оформите отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

4.Рекомендация:Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска

<…>

Заявление на отпуск

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска, он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Главбух советует: просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.*

Ситуация: может ли организация не принимать у сотрудников заявления на отпуск, если дата начала отпуска выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии. Например, с 1-го по 5-е число текущего месяца сотрудники бухгалтерии рассчитывают зарплату за предыдущий месяц и на расчет отпускных времени нет *

Ответ на этот вопрос зависит от того, устанавливают ли внутренние документы организации какие-либо ограничения по срокам ухода в отпуск.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с утвержденным в организации графиком. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ. В этом документе и должны быть определены конкретные даты начала отпуска каждого сотрудника.

При утверждении графика отпусков администрация может учесть мнение бухгалтерии о необходимости указывать даты начала отпусков после 5-го числа каждого месяца. Тогда такая ситуация будет правомерна. Если же график предусматривает, что отпуск сотрудника начинается, к примеру, 5 сентября, то бухгалтерия обязана принять заявление и рассчитать отпускные (ст. 123 ТК РФ).

Перенос отпуска

Утвержденная заранее в графике отпусков дата отпуска может быть перенесена.* Законодательство регламентирует порядок оформления переноса отпуска в двух случаях.
1. По инициативе сотрудника (если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или срок выплаты отпускных, при болезни сотрудника и в других случаях, когда работодатель обязан перенести отпуск в соответствии с трудовым законодательством или локальными нормативными актами). В данном случае основанием для переноса может быть заявление сотрудника, составленное в произвольной форме. На заявлении должна быть разрешительная запись, а также подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.

2. По инициативе работодателя (в связи с производственной необходимостью). Основанием для перенесения даты отпуска в данном случае может быть соответствующее распоряжение руководителя. При этом сотрудник должен быть ознакомлен с распоряжением и согласен с ним.

Такой порядок следует из совокупности положений статьи 123 и статьи 124 Трудового кодекса РФ.

При перенесении даты отпуска не нужно оформлять дополнительный приказ на утверждение графика отпусков в новой редакции. Внести корректировки в график позволяет и унифицированная форма этого документа (графы 8 и 9 формы № Т-7).

Приказ на отпуск

При уходе сотрудника в отпуск составьте приказ о предоставлении отпуска.*

Если в организации не предусмотрены отдельные уведомления о начале отпуска, приказ оформите не позднее чем за две недели до его начала и ознакомьте с ним сотрудника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

<…>

Записка-расчет

Выплатить отпускные сотруднику нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).*

Каждый факт хозяйственной жизни (в т. ч. и расчет отпускных) должен быть оформлен первичным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому сумму отпускных отразите в записке-расчете. Записка-расчет составляется на основании приказа о предоставлении отпуска сотруднику и подписывается специалистом кадровой службы и бухгалтером, рассчитавшим отпускные.*

<…>

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка