Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация: Как оформить трудовые отношения с дистанционным сотрудником
Существует два способа работы сотрудника вне офиса:
– надомная работа;
– дистанционная работа.*
Отличия надомной работы от дистанционной приведены в таблице.
На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ).
Вместе с тем, трудовые отношения с такими сотрудниками имеют и свои особенности, которые регулирует:
- глава 49.1 Трудового кодекса РФ;
- Закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, который описывает порядок получения электронной подписи и обмена электронными документами между сотрудником и работодателем.
Ситуация: нужно ли дистанционных сотрудников включать в штат организации
Да, нужно.
Штатное расписание отражает структуру, штатный состав и штатную численность сотрудников организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Каких-либо исключений по включению должностей (профессий) дистанционных сотрудников в штатное расписание трудовое законодательство не устанавливает. Таким образом, дистанционных сотрудников необходимо включать в штат организации.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Прием на работу
Дистанционный сотрудник должен представить для трудоустройства тот же пакет документов, что и обычный сотрудник. Отличие в том, что эти документы дистанционный сотрудник может представить не только лично, но и в электронной форме (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Если сотрудник представляет документы в электронном виде, организация может дополнительно потребовать прислать нотариально заверенные копии по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.) организации. Сделать это можно путем обмена электронными документами сэлектронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником. Это следует из положений части 5 статьи 312.1, части 5статьи 312.2 Трудового кодекса РФ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Далее отношения оформите по общим правилам, установленным трудовым законодательством, с соблюдением требований статьи 68Трудового кодекса РФ. А именно:
- оформите трудовой договор;
- издайте приказ о приеме на работу;
- заведите личную карточку;
- внесите запись в трудовую книжку.
Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует трудовой договор (ст. 56, 57 ТК РФ). При его оформлении руководствуйтесь:
– общими правилами заключения договора;
– специальными нормами, которые касаются трудовых отношений с удаленными сотрудниками (ст. 312.2 ТК РФ).
В частности, в трудовом договоре с дистанционным сотрудником дополнительно можно указать:
- порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе;
- сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель. В этом случае в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора. Кроме того, условиями договора может быть предусмотрено использование сотрудником собственных или взятых в аренду средств. В этом случае в договоре уместно прописать порядок и сроки выплаты компенсации за такое использование;
- порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (например, расходов на Интернет, телефонную связь);
- особый режим работы;
- дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.
В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите место нахождения работодателя.
Трудовой договор о дистанционной работе (а впоследствии – и дополнительные соглашения к нему) можно заключить путем обмена электронных документов с электронными подписями работодателя и сотрудника.
Не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.
Такие правила предусмотрены в статьях 312.2–312.5 Трудового кодекса РФ, статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите вобщем порядке. Ознакомить сотрудника с ним можно в электронной форме (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Заводить трудовую книжку на дистанционного сотрудника необязательно, даже если сотрудник впервые устраивается на работу. Соглашение об отказе оформления и заполнения книжки пропишите в условиях трудового договора.
При отсутствии информации о дистанционной работе в трудовой книжке основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж дистанционного сотрудника, будет его экземпляр трудового договора.
Такие правила установлены частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.
Если сотрудник все же пожелает, чтобы запись о дистанционной работе была внесена в его трудовую книжку, ему следует:
– либо принести трудовую книжку лично;
– либо направить книжку работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.
Такие правила установлены частью 7 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.
Указывать на дистанционный характер в записи о приеме на работу в трудовой книжке действующее законодательство не требует. Поэтому запись вносите в общем порядке (п. 3.1 Инструкции, утвержденнойпостановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
По общему правилу если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан оформить ему страховое пенсионное свидетельство (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Однако при приеме на работу дистанционного сотрудника, трудовой договор с которым заключается путем обмена электронными документами, действует особый порядок. Такой сотрудник обращается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ и получает свидетельство самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).
Полученное свидетельство сотрудник передает работодателю в электронном виде, как и остальные документы, которые он предъявил при устройстве на работу (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Режим труда и отдыха
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению. Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Например, в договоре можно сделать запись: «Сотруднику устанавливается режим работы с 8.00 до 17.00. Продолжительность обеденного перерыва – 1 час. Конкретное время обеденного перерыва устанавливается на усмотрение сотрудника». Такой вывод следует из совокупности положений статей 72, 312.4 Трудового кодекса РФ.
Ежегодный и иные виды отпусков дистанционным сотрудникам предоставляйте пообщим правилам. При этом порядок предоставления отпусков (виды, продолжительность) закрепите в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ). Например, запись в договоре может выглядеть так: «Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней согласно графику отпусков».
Электронный обмен документами
Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме (например, по электронной почте), заверив свое обращение электронной подписью.
Для электронного обмена документами и у сотрудника, и у работодателя должна бытьусиленная квалифицированная электронная подпись. Такие подписи оформляют вспециализированных удостоверяющих центрах.
Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой. Если в заявлении сотрудника прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде, работодателю следует направить их по почте заказным письмом с уведомлением. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.
Такой порядок предусмотрен частью 8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.
Страховые выплаты
Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: больничное пособие, пособие по беременности и родам и т. п. Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов (листки нетрудоспособности, справки) по почте заказным письмом с уведомлением.
Такие правила установлены частями 6–8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.
Охрана труда
В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных сотрудников работодатель обязан:
- расследовать несчастные случаи и профзаболевания, происходящие с дистанционными сотрудниками;
- выполнять предписания Государственной инспекции труда;
- платить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний за дистанционных сотрудников;
- знакомить с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами.
Соблюдать другие обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в отношении дистанционных сотрудников (например, обеспечивать спецодеждой, обучать безопасным методам и приемам выполнения работ и т. д.) работодатель не обязан, если только иное не предусмотрено трудовым договором.
Такой порядок следует из положений статей 212 и 312.3 Трудового кодекса РФ.
Увольнение дистанционного сотрудника
Дистанционного сотрудника можно уволить по общим основаниям, как и любого другого сотрудника организации (ст. 77 ТК РФ). Кроме этого, в трудовом договоре с таким сотрудником могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения по инициативе работодателя, как и в случае с надомными сотрудниками (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).
Если документооборот между сотрудником и организацией ведется вэлектронном виде, то приказ об увольнении направьте сотруднику для ознакомления в электронной форме и получите от него документ обратно, заверенный электронной подписью. В день увольнения вышлите в адрес сотрудника копию указанного приказа на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. Кроме того, проведите с сотрудником окончательный расчет и внесите необходимые сведения в личную карточку.
Такой порядок следует из совокупности положений части 2 статьи 312.5 и статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.
Если на дистанционного сотрудника оформляли трудовую книжку, то ее также нужно направить в адрес человека в день увольнения по почте заказным письмом с уведомлением. Перед этим получите согласие сотрудника на отправку документов по почте.
Если человек лично присутствует в день увольнения в офисе, трудовую книжку выдайте сотруднику на руки. Такой порядок следует из статьи 84.1,части 6 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
23.01.2015г.
С уважением,
Чекалова Наталья, эксперт БСС «Системы Главбух».
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным, ведущим экспертом БСС «Система Главбух»
_____________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14