В данной ситуации для ответа на вопрос необходимо определиться, в чьих интересах производится обучение сотрудника. Если обучение производится в интересах организации, то с сотрудником заключается ученический договор и сотрудник может возмещать работодателю стоимость (или ее часть) в случае, если договором предусмотрено обязательство сотрудника отработать определенный период после окончания обучения, но сотрудник увольняется. По иным причинам условие о том, что сотрудник оплачивает 50% стоимости по обучению в интересах организации, недопустимо.
Если же обучение производится в интересах сотрудника, то работодатель вправе компенсировать только 50% от стоимости обучения.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как заключить ученический договор
Порядок заключения*
Ученический договор с сотрудником является дополнительным к трудовому договору (ч. 2 ст. 198 ТК РФ).
Ученический договор заключается в письменной форме в двух экземплярах. В нем обязательно укажите конкретную квалификацию, которую ученик приобретет в процессе обучения. Далее в договоре определите обязанности сторон. Администрация организации должна обеспечить ученику возможность обучения. А ученик обязан пройти такое обучение.
Кроме того, укажите в договоре срок, в течение которого ученик обязан проработать в организации по полученной квалификации.
Такой порядок предусмотрен в статьях 199 и 200 Трудового кодекса РФ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Обязательными условиями ученического договора являются также срок обучения и размер оплаты в период ученичества. Об этом сказано в статьях 200 и 204 Трудового кодекса РФ.
Срок договора *
Ученический договор заключается на срок, необходимый для обучения данной квалификации (ч. 1 ст. 200 ТК РФ). Если ученик заболел или проходил военные сборы, то действие ученического договора продлевается (ч. 2 ст. 201 ТК РФ).
Формы обучения*
Ученичество может быть организовано в разных формах. Например, в форме индивидуального, бригадного, курсового обучения (ст. 202 ТК РФ). Также это может быть посещение семинаров, тренингов, прикрепление наставника из числа опытных сотрудников организации.
Оплата за время ученичества*
В период ученичества соискателям и сотрудникам выплачивается стипендия. Ее размер определяется ученическим договором и зависит от получаемой квалификации. Однако она не может быть меньше 1 МРОТ. Такие правила установлены в части 1 статьи 204 Трудового кодекса РФ.
В курс обучения могут входить практические занятия в организации. Эту работу нужно оплатить по установленным расценкам. Об этом сказано в части 2 статьи 204 Трудового кодекса РФ. При этом Трудовой кодекс РФ не уточняет, в каком документе должны быть установлены эти расценки. Поэтому их можно записать в ученическом договоре.
Администрация организации не всегда полностью освобождает сотрудников от работы на период обучения (ч. 2 ст. 203 ТК РФ). Обучающиеся сотрудники могут выполнять работу на условиях неполного рабочего времени. Следовательно, ученик за время, проведенное на занятиях, получит стипендию, а за отработанное время – зарплату. Ее начислите за фактически отработанные дни или часы (при повременной оплате труда) либо за объем выполненной работы (по сдельным расценкам).
Ситуация: можно ли прописать в ученическом договоре дополнительные условия, кроме предусмотренных статьей 199 Трудового кодекса РФ
Да, можно.
Однако ввести дополнительные условия или изменить какие-либо из них можно, только если это не ущемляет права сотрудника и не противоречит Трудовому кодексу РФ, коллективному договору, соглашениям (ст. 9 ТК РФ). Условие договора, ухудшающее положение сотрудника, не подлежит применению (ст. 9 ТК РФ).
Так, например, нельзя включить в ученический договор положение, предусматривающее обязанность сотрудника возместить организации расходы на обучение независимо от факта, причин и срока увольнения. Такое условие ограничивает права сотрудника, поскольку у него возникает обязанность компенсировать работодателю затраты на обучение в любом случае. В то время как Трудовой кодекс РФ требует возместить расходы работодателя лишь в случаях, если соискатель отказался заключить трудовой договор или штатный сотрудник уволился без уважительных причин, не отработав определенного срока (ст. 207 и 249 ТК РФ).*
Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 13 апреля 2012 г. № 549-6-1.
Также в ученический договор нельзя включить условие о том, что сотрудник при увольнении без уважительных причин обязан возместить расходы на обучение в полном размере, так как это условие ухудшает его положение по сравнению с нормами Трудового кодекса РФ (ст. 9, 232 ТК РФ). При досрочном увольнении сотрудник должен возместить расходы на обучение в сумме, пропорциональной времени, которое не было отработано им после окончания обучения (ст. 249 ТК РФ).
Аналогичные выводы следуют из определения Верховного суда РФ от 28 сентября 2012 г. № 56-КГ12-7.
Все условия, перечисленные в статье 199 Трудового кодекса РФ, являются обязательными. Поэтому исключить их из ученического договора нельзя, иначе его невозможно будет признать действующим.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на обучение сотрудника в интересах организации
Гарантии и компенсации*
Работодатели обязаны предоставить сотруднику определенные гарантии в зависимости от вида обучения. К примеру, направив сотрудника на профессиональное основное или дополнительное обучение с отрывом от работы, за ним сохраняют его должность и платят средний заработок. Если при этом сотрудник учится в другой местности, то работодатель оплачивает ему расходы как при служебной командировке (ст. 177, 187, 196 ТК РФ).
Перечень гарантий и компенсаций сотрудникам, которые совмещают работу с учебой, можно посмотреть в статьях 173–176, 187 Трудового кодекса РФ. Среди них:
- оплата дополнительного учебного отпуска;
- оплата расходов на проезд к месту учебы и обратно;
- сохранение среднего заработка на период освобождения от работы в связи с обучением.
Ситуация: можно ли удержать с уволенного сотрудника сумму, израсходованную на его обучение
Да, можно.
Для этого, перед тем как оплатить обучение сотрудника, с ним нужно заключить соответствующий договор (ст. 197 ТК РФ). В этом договоре следует оговорить условие об обязательной отработке сотрудником определенного срока после окончания обучения. Если такое условие прописано в трудовом договоре (абз. 5 ч. 4 ст. 57 ТК РФ), заключать дополнительное соглашение не требуется.*
Если сотрудник увольняется, не выполнив условий, предусмотренных соглашением или трудовым договором, он должен компенсировать расходы организации на его обучение (ст. 249 ТК РФ).*
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на обучение в интересах сотрудника
Организация сама определяет, нужно ли ей за свой счет обучать сотрудника. При этом тратить деньги на обучение она может как в собственных интересах, так и в интересах сотрудника.
Документальное оформление*
Свою просьбу об оплате учебы сотрудник должен оформить заявлением в произвольном виде.
Договор с учебным заведением (организацией, осуществляющей образовательную деятельность), может заключить:
- сам сотрудник;
- организация, в которой работает учащийся.
В первом случае организация компенсирует сотруднику стоимость обучения. Во втором случае организация сама заключит договор на оказание образовательных услуг сотруднику и оплатит их стоимость. В такой ситуации руководитель издает приказ об оплате учебы сотрудника за счет собственных средств организации*.
Все факты хозяйственной жизни организации должны быть подтверждены первичными документами, которые содержат реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Такими документами, например, могут быть:
- договор с учебным заведением;
- акт об оказании образовательных услуг.
Бухучет*
В бухучете затраты на обучение, не связанные с производственной деятельностью организации (в интересах сотрудника), отразите в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).
В случае если организация оплачивает учебу сотрудника напрямую учебному заведению, отразите это следующими записями:
Дебет 91-2 Кредит 76
– отражены расходы на обучение сотрудника;
Дебет 76 Кредит 51
– перечислена оплата обучения сотрудника.
Образовательные услуги образовательных организаций не облагаются НДС (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК РФ). Поэтому входного налога в расчетных документах, предъявленных такими организациями, нет.
Образовательные услуги коммерческих организаций, осуществляющих обучение, облагаются НДС по ставке 18 процентов (п. 3 ст. 164 НК РФ). Сумму налога, выделенную в расчетных документах, отразите проводкой:
Дебет 19 Кредит 76
– учтен НДС со стоимости услуг коммерческой организации, осуществляющей обучение.
Если расходы на обучение (или их часть) организация удержит из зарплаты сотрудника, в учете сделайте записи:
Дебет 73 Кредит 76
– отнесены за счет сотрудника расходы (часть расходов) на обучение;
Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты сотрудника часть расходов на обучение.
Удержания стоимости обучения из зарплаты сотрудника можно провести только по его письменному заявлению. Перечень случаев, когда администрация организации по собственной инициативе может удержать суммы из зарплаты сотрудника, приведен в статьях 137 и 238 Трудового кодекса РФ. Удержаний в оплату учебы там нет.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса